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Sección 1 - Introducción
Last Modified: 11/5/2024
Location: FL, PR, USVI
Business: Part A, Part B
Secure Provider Online Tool (SPOT) de First Coast
First Coast desarrolló su aplicación de portal de internet para proveedores, SPOT, para ofrecer acceso seguro en línea a los datos de Medicare, incluyendo el estado de reclamaciones, información de pago, beneficios/elegibilidad e informes de datos para los miembros de su comunidad de proveedores en Florida, Puerto Rico y las Islas Vírgenes de EE.UU.
SPOT también es un canal alternativo para la presentación electrónica de diversos formularios a través de Documentación Segura.
SPOT es una aplicación basada en la web (
https://thespot.fcso.com) auspiciada por el Sistema de manejo de identidad de CMS (IDM).
Aviso: El uso del portal de Internet del proveedor de First Coast no es obligatorio y queda a discreción del usuario de conformidad con las
directrices (en inglés) establecidas por CMS.
• Los usuarios registrados podrán acceder a los datos de Medicare a través del portal de forma gratuita.
• Los centros de tratamiento militar (MTF) de la Parte A solo tendrán acceso a elegibilidad, búsqueda de MBI, estado de reclamación y remesas de pago.
• Para proteger los datos de propiedad y de los beneficiarios, los usuarios recibirán un mensaje de advertencia de tiempo de espera de sesión después de 20 minutos de inactividad. Si no hay respuestas a la advertencia de tiempo de espera de la sesión, la sesión de los usuarios se cerrará automáticamente después de que expire el límite de la sesión a los 30 minutos. No hay limitaciones para los períodos de uso activo.
Información de accesibilidad SPOT ha sido diseñado cuidadosamente con varias opciones de accesibilidad para permitirle el uso a todos los individuos. Estas opciones incluyen la habilidad de:
• Cambiar el tamaño de fuente sin sacrificar la usabilidad
• Navegar por la aplicación usando solo un teclado (con el uso de software de asistencia como JAWS)
• Escuchar la mayor parte del sitio web y la guía del usuario utilizando un lector de pantalla (con el uso de software de asistencia como JAWS)
La Guía del usuario de SPOT provee información de procedimiento e impresiones de pantalla representativas que son comunes para la mayoría de los usuarios. La ayuda en pantalla y los mensajes de error contextuales ayudarán a guiar a los usuarios al completar procedimientos que no se ilustran en este manual.
La Guía del usuario de SPOT provee información de procedimiento e impresiones de pantalla representativas, según corresponda, para describir cómo los usuarios pueden acceder y utilizar las funciones de SPOT.
Las siguientes convenciones serán utilizadas en este manual:
• Las etiquetas de navegación se presentarán en negrillas (por ejemplo, Reclamaciones, Elegibilidad, Apelaciones).
• Las etiquetas de los campos de entrada, botones o menús (p. ej., botón de Enviar, ID de Medicare) que requieren la interacción del usuario (p. ej., hacer clic, ingresar, seleccionar) se presentarán en negrillas en la declaración de acción; los enlaces sobre los que se debe actuar se indican como enlaces en texto azul en la declaración de acción.
• Las etiquetas de enlaces se presentarán como texto azul en la declaración de acción.
Aviso: El término "usuario" se utiliza en este documento para referirse a una persona que requiere y/o ha adquirido acceso a SPOT.
SPOT tiene las siguientes limitaciones de sistema:
• Como aplicación basada en web, los usuarios de SPOT deben tener acceso a Internet.
• El acceso a SPOT depende de la disponibilidad de IDM.
• El acceso a los datos de Medicare a través de SPOT depende de la disponibilidad de los sistemas de CMS (es decir, IDM, FISS, MCS, PECOS, HETS, HIGLAS, MAS y SAS).
• El acceso a consultas anteriores enviadas a través del SPOT está limitado a cada sesión individual.
• SPOT solo puede mostrar información sobre el estado de reclamaciones y la información de pago relacionada con reclamaciones que han sido procesados por First Coast.
• La disponibilidad del SPOT puede verse afectada negativamente por eventos relacionados con el clima que podrían interrumpir el trabajo y el acceso a los servidores necesarios.
• La disponibilidad del SPOT puede verse afectada negativamente por altos volúmenes de transacciones o acceso simultáneo de múltiples usuarios que excedan las limitaciones de carga del sistema.
• La disponibilidad del SPOT puede verse afectada negativamente por intrusiones en el sistema o acceso no autorizado (por ejemplo, piratas informáticos) a los recursos del sistema.
• La disponibilidad del SPOT puede verse comprometida por la inserción de código malicioso, software o modificaciones, lo que podría resultar en la indisponibilidad del portal.
• La disponibilidad del SPOT o el acceso a los recursos requeridos pueden verse afectados negativamente por el mantenimiento rutinario o no programado.
• La disponibilidad del SPOT o el acceso a los sistemas de datos requeridos pueden estar limitados debido al horario comercial y días festivos.
• Las actualizaciones de datos de la aplicación SPOT se realizan entre las 6 y las 7:30 a. m., hora del Este, todos los días de la semana. Los usuarios pueden experimentar tiempos de respuesta más lentos a consultas de datos de reclamaciones y pagos o una interrupción en el acceso durante estos períodos de tiempo.
SPOT está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, además del mantenimiento semanal de rutina (miércoles de 8 a 10 p.m.) y las interrupciones programadas para mantener el rendimiento y permitir actualizaciones de funcionalidad. Durante el mantenimiento semanal y los cortes programados, es posible que el acceso a SPOT no esté disponible. Acceda la página del
Estado del sistema y mantenimiento programado de SPOT para obtener el estado más actualizado del sistema.
La página web de SPOT está optimizada para los siguientes sistemas operativos y navegadores:
• Sistema operativo:
• Windows Vista (o más reciente)
• MAC OSx v10.8 (o más reciente)
• Resolución de pantalla: 1024 x 768 o mayor
• Navegadores de internet:
• Microsoft Edge
• Firefox v31 (o más reciente)
• Chrome v35 (o más reciente)
• Safari v6.1 (o más reciente)
Aviso: SPOT determinará automáticamente si su navegador cumple con los requisitos mínimos
• Complementos: Verifique que tenga las últimas versiones de JAVA y ActiveX
• Bloqueadores de ventanas emergentes: deshabilite los bloqueadores de ventanas emergentes antes del acceso
Requisitos para cargar archivos Todos los archivos cargados a través de SPOT deben cumplir con los siguientes requisitos:
• El nombre del archivo no puede exceder los 80 caracteres.
• El nombre del archivo solo puede contener números, letras, guiones bajos (_), guiones (-) y/o espacios.
• El tamaño del archivo individual no puede exceder los 50 MB.
• El tamaño total del envío no puede exceder los 200 MB.
• No se permiten archivos protegidos con contraseña.
Integración con el Sistema de IDM de CMS Para mitigar el riesgo para todas las partes interesadas, el acceso a SPOT requiere la existencia de una cuenta IDM y un proceso de registro para solicitar acceso a la aplicación del portal. Aunque los usuarios no necesitan una cuenta IDM separada para cada aplicación, deben solicitar acceso a cada aplicación por separado.
Aceptación de los términos y condiciones de IDM • Los usuarios de los sistemas informáticos del gobierno de EE.UU. deben conocer las advertencias sobre el acceso no autorizado a esos sistemas, el uso y monitoreo de la computadora y los requisitos del sistema local.
• Requerido antes de la inscripción
• Requerido antes de iniciar sesión
Cumplimiento con reglamentaciones federales La sensibilidad de los datos de Medicare, combinada con una mayor accesibilidad a la información sobre reclamaciones, elegibilidad y beneficios, plantea riesgos potenciales de seguridad para CMS, los contratistas administrativos de Medicare (MAC) y los beneficiarios.
Por lo tanto, el portal de Internet para proveedores de First Coast está diseñado para garantizar el cumplimiento de toda la legislación federal, incluyendo la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico (HIPAA), los estándares federales publicados por el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST) y las políticas de CMS establecidas para controlar el riesgo.
SPOT es una de varias aplicaciones basadas en web alojadas a través del sistema IDM de CMS.
Acrónimo |
Definición |
ADR |
Respuesta de desarrollo adicional |
APC |
Clasificación de pago ambulatorio |
API |
Interfaz del programa de aplicación |
ARS |
Salvaguardias de riesgos aceptables |
CAS |
Sistema automatizado del cliente |
CMS |
Centros de servicios de Medicare y Medicaid |
CWF |
Archivo común de trabajo |
DOEBA |
Fecha de la primera actividad de facturación |
E&M |
Evaluación y manejo |
EDI |
Intercambio electrónico de datos |
ESRD |
Enfermedad renal en estado terminal |
FCSO |
First Coast Service Options Inc. |
FFS |
Tarifa por servicio |
FISS |
Sistema Estándar (o Compartido) de Intermediario Fiscal |
FR |
Requerimiento funcional |
HETS |
Sistema de transacciones de elegibilidad HIPAA |
HHA |
Agencia de salud en el hogar |
HHEH |
Historial de episodios de salud en el hogar (HHEH) |
HHS |
Departamento de Salud y Servicios Humanos |
JSM/TDL |
Memorando de firma conjunta/Carta de diseño técnico |
MA |
Medicare Advantage |
MAC |
Contratista administrativo de Medicare (MAC) |
MCARE |
Asistencia al cliente de Medicare con respecto a la elegibilidad |
MCS |
Sistema multiportador |
NPI |
Identificador Nacional de Proveedor |
NR |
Requisito no funcional |
PECOS |
Provider Enrollment Chain and Ownership System |
PHI |
Información de salud protegida (PHI) |
PII |
Información de identificación personal (PII) |
PMP |
Plan de manejo de proyectos |
POS |
Lugar de servicio |
PPA |
Acuerdo de proceso del proyecto |
PTAN |
Número de acceso a transacciones del proveedor |
RUG |
Grupo de utilización de recursos |
SAS |
Software de análisis estadístico |
SDMP |
Plan de manejo del desarrollo del sistema |
SNF |
Centro de enfermeria especializada |
SOW |
Declaración de trabajo |
SSN |
Número de seguro social |
SPOT |
Secure Provider Online Tool |
TIN |
Número de identificación de impuestos |
Las siguientes definiciones se proporcionan para los términos utilizados en este manual, así como referencias cruzadas relevantes a términos adicionales asociados con esas definiciones:
Término |
Definición |
Beneficiario |
Una persona que tiene seguro de cuidado médico a través de los programas de Medicare o Medicaid. |
CMS |
Los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) son la agencia federal responsable de administrar el programa de Medicare, así como partes de Medicaid. |
Cobertura del Plan |
Información sobre la inscripción del beneficiario bajo contratos MA y Parte D y/o Planes de cuidado administrado MA (contratos Parte C) que brindan beneficios de las Partes A y B para beneficiarios inscritos bajo un contrato. |
Días de reserva de por vida |
Los días adicionales que cubre Medicare cuando un beneficiario está en un hospital por más de 90 días. Los beneficiarios cuentan con un total de 60 días de reserva que pueden utilizar durante su vida. |
DOEBA |
Fecha de la primera actividad de facturación registrada |
DOLBA |
Fecha de la última actividad de facturación registrada |
FCSO |
First Coast Service Options Inc. (First Coast) es el MAC responsable de procesar las reclamaciones de Medicare de la Parte A y la Parte B para proveedores y suplidores en Florida, Puerto Rico y las Islas Vírgenes de los EE.UU. |
Fecha de servicio |
Fecha en que se proporcionó el servicio al beneficiario |
Grupo de pares |
Un grupo de proveedores que utilizan el mismo tipo de factura (por ejemplo, 76x) o pertenecen a la misma especialidad. |
HETS-UI |
La interfaz de usuario del sistema de transacciones de elegibilidad de HIPAA (HETS-UI) es una aplicación web compatible con HIPAA que proporciona datos de elegibilidad/beneficios de los beneficiarios (obtenidos de las bases de datos de elegibilidad de los beneficiarios de CMS) para los proveedores. |
HHS |
El Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) es la agencia federal responsable de supervisar la administración de Medicare, Medicaid y los programas de seguro médico para niños. |
ID de Medicare |
Los números de identificación de Medicare se utilizan para identificar personas específicas dentro del sistema de Medicare para garantizar que toda la información y las reclamaciones de esa persona se registren y facturen a la cuenta correcta. |
MAC |
El contratista administrativo de Medicare (MAC) es una empresa de propiedad privada que contrata a Medicare para manejar el procesamiento de reclamaciones de Medicare en su jurisdicción asignada. |
MM/DD/YYYY |
Formato de Mes, Día, Año (por ej., 01-02-2012) |
PDS |
El Resumen de datos del proveedor (PDS) es un informe que permite a los proveedores identificar problemas de facturación recurrentes mediante un análisis detallado de los patrones de facturación personales en comparación con los de tipos de proveedores similares (durante un período de tiempo específico). |
PHI |
La información médica protegida (PHI) se refiere a información sobre el estado de salud, la prestación de cuidado médico o el pago del cuidado médico que puede estar vinculada a un individuo específico. |
PII |
La información de identificación personal (PII) se refiere a la información que puede usarse para distinguir o rastrear la identidad de un individuo (por ejemplo, nombre, número de Seguro Social) cuando se usa sola o en combinación con otra información personal (por ejemplo, fecha de nacimiento). |
SPOT |
Secure Provider Online Tool (SPOT) es el portal de internet/aplicación web para proveedores de First Coast, que ofrece acceso a información esencial de Medicare, incluyendo el estado de reclamaciones, la elegibilidad de los beneficiarios y la información de beneficios, historial de pagos e informes de datos. |
Usuario |
En el contexto de este manual, un usuario es un individuo que requiere y/o ha adquirido acceso al Secure Provider Online Tool (SPOT) de First Coast. |
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