Inicio ►
Guía del usuario de PC-ACE, sección 1
Last Modified: 6/19/2024
Location: FL, PR, USVI
Business: Part A, Part B
Una vez que se haya instalado PC-ACE, la información del pagador, la información del remitente y la información del proveedor dentro del archivo de referencia deben configurarse antes de usar el programa de software PC-ACE.
Una vez que haya descargado su software, deberá completar las pantallas de configuración necesarias antes de enviar cualquier reclamación.
Esta guía solamente revisará los campos que son obligatorios a completar.
Iniciar sesión en el programa Para acceder a las pantallas de configuración, debe primero iniciar sesión al software completando los siguientes pasos:
• Inicie PC-ACE. Haga doble clic en el icono ubicado en su escritorio.
• Haga clic en el icono Mantenimiento del archivo de referencia (imagen de la carpeta amarilla).
• En este punto, se le pedirá al usuario que inicie sesión. Escriba "SYSADMIN" tanto para el ID de usuario como para la contraseña.
• La tecla de función F2 accederá a la lista de búsqueda de un campo, coloque el cursor en el campo y presione F2 (o haga clic con el botón derecho del mouse). Cuando se selecciona un elemento de la lista, su valor se ingresa automáticamente en el campo.
• Para identificar qué campos contienen una lista de búsqueda, mantenga presionada la tecla Alt y presione F2.
• Al hacer clic en Guardar en cualquier pantalla, se mostrarán todos los campos obligatorios.
• Presione la tecla Esc para deshabilitar la notificación intermitente.
Configuración del remitente Esto es para la información del remitente de facturación electrónica que fue provisto en su carta de aprobación de PC-ACE de EDI.
Solo se puede configurar una ID de remitente por contrato en el programa de software PC-ACE. Si tiene más de una ID de remitente por contrato, instale PC-ACE en computadoras separadas o inscríbase para obtener una ID de remitente y vincule todos sus proveedores a esa ID de remitente.
• Haga clic en la pestaña Codes/Misc en Mantenimiento del archivo de referencia y luego haga clic en "SUBMITTER".
• Elija el tipo de reclamación apropiada. "Institucional" es para reclamaciones de la Parte A y "Profesional" es para reclamaciones de la Parte B.
• Para la Parte B, haga clic en Ver/Actualizar (View/Update)
• Para la Parte A, haga clic en Copiar (Copy)
• Complete los campos de la pestaña General, incluido el campo Correo electrónico. Escriba su ID de remitente en el campo "ID". La ID del remitente se le proporcionó en la carta de aprobación de PC-ACE. Complete la información restante. Deje en blanco los campos del Número de Identificación del Empleador (EIN) y del país.
Configuración del proveedor Esto es para la información del proveedor de facturación y/o que presta el servicio.
El ID / No. del Grupo o ID / No. del Proveedor debe completarse con el Número de Acceso para Transacciones del Proveedor (PTAN).
• Haga clic en la pestaña de Proveedor (Inst) o (Prof) en Mantenimiento del Archivo de Referencia y luego haga clic en Nuevo (New).
Los proveedores institucionales deben completar la pestaña General con la información específica de su centro y luego hacer clic en Guardar.
Los proveedores profesionales deben elegir las opciones adecuadas a continuación antes de completar la configuración.
Los proveedores dentales deben configurar utilizando opciones profesionales.
• Haga clic en Práctica Grupal (Group Practice) en el Tipo de Proveedor.
• Complete las pestañas de Información General con los siguientes campos específicos al grupo.
• Nombre del grupo
• Dirección, ciudad, estado y código postal del grupo (código postal de 9 dígitos)
• ID del grupo (que puede ser el PTAN de Medicare)
• LOB (MCA para la Parte A o MCB para la Parte B)
• ID del pagador (clic derecho para opciones)
• Dejar en blanco Tag
• Etiqueta de grupo (que puede ser el PTAN de Medicare)
• NPI e ID Tributaria del Grupo
• ID Tributaria/Tipo (haga clic con el botón derecho en Tipo para ver las opciones)
• Aceptar Asignación
• A=Asignado
• B= Asignado aceptado solo en servicios de laboratorio clínico
• C=No asignado
• Participando Y o N (Sí o No)
• Firma Ind
• Sí
• No
Para una Práctica Grupal, también debe ingresar al menos un Proveedor Individual (que presta el servicio) en las pantallas de Configuración del Proveedor (Provider Set up).
Esto también se conoce como el medico que presta el servicio.
• Haga clic en Nuevo (New) nuevamente y haga clic en Heredar información de nombre/dirección del proveedor seleccionado.
• Haga clic en Persona en Grupo (Individual in Group) en Tipo de Proveedor.
• La información del grupo se completará automáticamente. Complete la pantalla con información adicional específica al proveedor que presta el servicio de la siguiente manera:
• Nombre de la Persona
• LOB (MCA para la Parte A o MCB para la Parte B)
• ID del pagador (clic derecho para opciones)
• Deja ren blanco Tag
• Etiqueta de grupo (que puede ser el PTAN de Medicare)
• NPI (Recuerde cambiar el Identificador Nacional del Proveedor [NPI] al NPI del proveedor que presta el servicio)
• Repita si añade más de un proveedor que presta el servicio.
• Haga clic en Cerrar (Close) cuando termine.
• Haga clic en Nuevo (New).
• Haga clic en Práctica Única (Solo Practice) en el Tipo de Proveedor (solamente profesional)
• Complete la Información General con los siguientes campos:
• Nombre de la organización o persona (Apellido, Nombre, Inicial del segundo nombre)
• Dirección, ciudad, estado y código postal (código postal de 9 dígitos)
• ID del proveedor (que puede ser el PTAN de Medicare)
• LOB (clic derecho para opciones)
• ID del pagador (clic derecho para opciones)
• Dejar en blanco Tag
• NPI y ID Tributaria o SSN del proveedor/organización
• Aceptar Asiginación
• A=Asignado
• B= Asignado aceptado solo en servicios de laboratorio clínico
• C=No asignado
• Firma Ind
• Sí
• No
• Haga clic en Guardar (Save).
• Repita si agrega más de un proveedor.
• Haga clic en Cerrar (Close) cuando termine.
Una organización que no tenga proveedores que prestan servicios se agregaría como una práctica única. (Es decir, centro de cirugía ambulatoria, ambulancia, farmacias)
Configuración del pagador Clave de Estado / ID de pagador / LOB
Parte A de JN
Estado |
ID de pagador |
LOB |
FL |
09101 |
MCA |
PR |
09201 |
MCA |
VI |
09201 |
MCA |
Parte B de JN
Estado |
ID de pagador |
LOB |
FL |
09102 |
MCB |
PR |
09202 |
MCB |
VI |
09302 |
MCB |
Todos los pagadores a los que se hace referencia en las reclamaciones deben existir en el archivo de referencia de Pagadores. En PC-ACE, todos los pagadores bajo nuestra jurisdicción (enumerados anteriormente) ya están definidos de manera única por su ID de pagador y LOB. No es necesario ingresar información adicional del pagador, excepto para los seguros primarios cuando Medicare es el pagador secundario. Tenga en cuenta que no se debe ingresar nada en los campos ID del receptor y Anulación de ISA08.
Para ingresar un seguro que es primario a Medicare, complete los siguientes pasos:
• Haga clic en el icono Mantenimiento de archivos de referencia (Reference File Maintenance).
• Haga clic en el botón Nuevo (New).
• Complete los campos con la información específica de cada pagador. La ID del Pagador en esta pantalla será el número de identificación de la compañía de seguros principal. Haga clic en Guardar (Save).
• Repita según sea necesario.
First Coast transfiere automáticamente las reclamaciones a pagadores secundarios en función de la relación entre First Coast y los otros pagadores. Las compañías de transferencia automática NO necesitan ser ingresadas.
• En la pestaña Pagador (Payer), haga clic en Nuevo (New). Complete los campos con la información específica a cada pagador.
• ID de pagador.
• Descripción complete. Nombre de la compañía de seguros.
• Dirección postal que incluya la ciudad, el estado, y el código postal de nueve dígitos
• Fuente (haga clic derecho para opciones)
• Haga clic en Guardar (Save). Repita según sea necesario.
Configuración del paciente La información del paciente ingresada en este archivo estará disponible para cargar automáticamente la información del paciente correspondiente en el formulario de reclamación apropiado al ingresar reclamaciones a través de la función Buscar (F2).
• Ingrese el nombre exacto del paciente como se muestra en su tarjeta de Medicare.
No es necesario ingresar la información del paciente si está importando reclamaciones a través de la función de importación de reclamaciones. La información del paciente se importará con el archivo de reclamación. Continúe con la “Sección 4: Proceso de importación de reclamaciones”. De lo contrario, proceda con las siguientes instrucciones.
• Haga clic en la pestaña Paciente (Patient) en Mantenimiento del archivo de referencia (Reference File Maintenance).
• Haga clic en Nuevo (New) para mostrar el formulario Información del paciente.
• Ingrese la información del paciente en todas las pestañas correspondientes: Información general, Información extendida, Asegurado principal (seleccione la pestaña Institucional o Profesional) y Asegurado secundario de la siguiente manera:
Pestaña de Información General
• Nombre del paciente (ingrese el nombre exactamente como se muestra en su tarjeta de Medicare)
• Número de control del paciente (número de cuenta del paciente-número de seguimiento del consultorio asignado por el consultorio del proveedor)
• Dirección del paciente
• Dejar en blanco el país
• Género
• Fecha de nacimiento
• Firma en el archivo (el primer recuadro es para reclamaciones institucionales y el segundo recuadro es para reclamaciones profesionales)
• Liberación de Información
• Fecha de ROI
Asegurado primario
• ID del pagador (clic derecho para seleccionar)
• Rel (siempre elija usted mismo (self) para Medicare Primario)
• ID del asegurado (para la clave de Medicare en el Identificador de Beneficiario de Medicare)
Si Medicare no es el primario, complete el campo de ID del asegurado con el número de identificación del paciente apropiado para el otro seguro primario y la relación (campo Rel) debe ser quién es el propietario del seguro (es decir, usted mismo, cónyuge, padre, etc.). Tendrá que completar la pantalla de identificación del pagador para el pagador primario antes de completar la pestaña de asegurado primario.
• Dirección del paciente o suscriptor
• Fecha de nacimiento
• Firma en Archivo
• Liberación de Información
• Fecha de ROI
Asegurado secundario
Haga clic en el botón de opción y elija Inst y Prof por separado antes de completar las siguientes pestañas.
• ID del pagador (clic derecho para seleccionar)
• Rel (la relación del titular del seguro secundario)
• ID del asegurado (ID del seguro secundario)
• Dirección del paciente o suscriptor
• Fecha de nacimiento
• Firma en Archivo
• Liberación de Información
• Fecha de ROI
• Haga clic en Guardar (Save). Si se le solicita, corrija los valores de campo faltantes o no válidos y vuelva a guardar los datos. El nuevo registro del paciente ahora debería estar visible en la lista de pacientes.
• Repita para cada paciente. Haga clic en Cerrar (Close) cuando termine.
Esto es para la información del médico que refiere, ordena, a cargo o supervisor. Ingrese el proveedor de facturación y / o que presta el servicio en la pantalla de Información del Proveedor.
• Haga clic en la pestaña Codes / Misc en Mantenimiento de archivos de referencia (Reference File Maintenance) y luego haga clic en Médico (Physician).
• Haga clic en Nuevo (New).
• Complete los campos con información específica del médico. Solo se requiere el nombre del médico y el NPI. La información de identificación y dirección del médico puede dejarse en blanco. Ingrese el número de NPI del médico en el campo NPI. Haga clic en Guardar (Save).
• Repita estos pasos para cada médico. Haga clic en Cerrar (Close) cuando termine.
Esta pantalla es para ingresar el centro, aparte del consultorio/oficina, donde se realizó el servicio.
• Haga clic en la pestaña Codes/Misc en Mantenimiento de archivos de referencia y luego haga clic en Centro (Facility).
• Haga clic en Nuevo (New).
• Complete los campos con el nombre y la dirección del Centro. Se requiere un código postal de nueve dígitos. Elija el tipo de centro apropiado.
• Haga clic en Guardar (Save).
First Coast Service Options (First Coast) se esfuerza por garantizar que la información disponible en nuestro sitio Web del proveedor sea precisa, detallada y actualizada. Sin embargo, este sitio es dinámico y su contenido cambia diariamente. Lo mejor es acceder al sitio Web para asegurarse de contar con la información más actualizada, en lugar de imprimir artículos o formularios que pueden quedar obsoletos sin previo aviso.