Inicio ►
Guía del usuario de PC-ACE, sección 2
Last Modified: 6/19/2024
Location: FL, PR, USVI
Business: Part A, Part B
Nota: Las instrucciones de reclamación de Medicare como pagador secundario están en la siguiente sección de esta guía del usuario.
Una vez se haya completado la configuración, se pueden ingresar las reclamaciones a PC-ACE.
• Haga clic en el ícono Procesamiento de reclamaciones institucionales (Parte A) o Profesionales (Parte B).
• Si aún no ha iniciado sesión en PC-ACE, se le pedirá que lo haga en este momento. Escriba "SYSADMIN" como ID de usuario y contraseña.
• Haga clic en el ícono Ingresar reclamaciones (Enter Claims).
Accesos directos de ingreso de reclamación • Navegar entre secciones: use las teclas "Page Up" y "Page Down para navegar entre las secciones principales del Formulario de reclamación profesional (es decir, Información del paciente y General, Información del asegurado, Elementos de línea de facturación, etc.)
• Navegar en las pestañas de segundo nivel: use la tecla "Shift" mientras mantiene presionada la tecla "Page Up" o "Page Down" para navegar en las pestañas de segundo nivel (es decir, Detalles de elementos de línea, Detalles extendidos (línea 1), etc.)
• Navegar de un campo a otro: al ingresar los datos de la reclamación, haga clic en cualquier campo o use la tecla "TAB" para moverse de izquierda a derecha o de arriba a abajo (es decir, la pantalla Elemento de línea de facturación: para moverse de un campo a otro). Use las teclas "Up Arrow" y "Down Arrow" para moverse hacia arriba y hacia abajo a través de los campos.
Ingrese una reclamación de Medicare como primario Las instrucciones a continuación son para ingresar una reclamación con Medicare como el pagador primario.
• Complete los campos requeridos en el formulario de reclamación Institucional o Profesional. La función de ayuda de búsqueda F2 está disponible en muchos campos y proporciona información específica para ese campo. Otra función de ayuda está disponible al hacer clic derecho en el campo. Consulte la Sección 1, Configuración de PC-ACE para obtener detalles sobre estas funciones de ayuda.
Campos obligatorios para el Formulario de Reclamación Profesional
• Información del paciente y General: LOB, proveedor de facturación, número de control del paciente, empleo,
• Accidente, Laboratorio externo.
• Información del asegurado: ID del pagador, Nombre del pagador, ID del asegurado, P. Rel, Apellido del asegurado/Nombre de la organización, Fecha de nacimiento, Sexo, Firma, AOB, Dirección del asegurado 1, Ciudad del asegurado, Estado, Código postal.
Nota: La Información extraída de la base de datos del paciente cuando el paciente se seleccionó en la pestaña Información del paciente y General, si el paciente se ingresó previamente en la base de datos Mantenimiento de archivo de referencia/paciente.
• Elementos de línea de facturación: códigos de diagnóstico (al menos uno), fechas de servicio desde/hasta, cargos, PS, Proc, puntero de diagnóstico, cargos, unidades, médico que realiza el servicio. (a menos que se facture como proveedor individual), cargo total.
Campos obligatorios para el Formulario de Reclamación Institucional
• Información del paciente y general - LOB (MCA se completará automáticamente), número de control del paciente (haga clic derecho para seleccionar de la base de datos del paciente, tipo de factura, período de cobertura del estado de cuenta).
• Elementos de línea de facturación: Rev. Cd., HCPC, fecha desde, unidades/días, cargos totales.
• Información del pagador: ID del pagador, Nombre del pagador, Número de proveedor, ROI, AOB P. Rel, Apellido del asegurado/Nombre de la organización, Nombre del asegurado, ID del asegurado. Nota: La Información extraída de la base de datos del paciente cuando el paciente se seleccionó en la pestaña Información del paciente y General, si el paciente se ingresó previamente en la base de datos Mantenimiento de archivo de referencia/paciente. Si existe más de un proveedor para la LOB, el usuario deberá seleccionar el proveedor.
• Diagnóstico/Procedimiento - Diagnóstico principal, médico tratante
Campos requeridos para el formulario de reclamación dental
• Información general y del paciente: LOB, proveedor de facturación, número de control del paciente, empleo, campo dental
• Accidente, fuera del laboratorio.
• Información del asegurado: ID del pagador, nombre del pagador, ID del asegurado P. rel., apellido/nombre de la organización del asegurado, fecha de nacimiento, sexo, firma, AOB, dirección 1 del asegurado, ciudad, estado, código postal del asegurado
Si el paciente se ingresó previamente en la base de datos de pacientes/mantenimiento del archivo de referencia, esta información se extraerá de la base de datos del paciente cuando se seleccione al paciente en la pestaña general e información del paciente.
• Partidas de facturación: códigos de diagnóstico (al menos uno), fechas de servicio desde/hasta, cargos, PS, códigos dentales (HCPCS), puntero de diagnóstico, cargos, unidades, representación física. (a menos que facture como proveedor individual), cargo total. Dependiendo del servicio, complete el número de diente y es posible que se requiera servicio dental en el accesorio dental.
Accesos directos de Elementos de Línea de Facturación
• Eliminar contenido: use la tecla "ESC" para cancelar el contenido de un campo en la mayoría de los campos del formulario de reclamación.
• Repetir/copiar todos los valores: use la tecla "F5" para copiar el valor de todos los campos en la línea anterior, excepto la fecha de servicio, en la línea actual.
• Repetir/copiar valores específicos: use "F4" para copiar un campo específico de una línea anterior a una línea actual.
• Mover de línea a línea: utilice las teclas de flecha arriba/abajo para pasar de una línea a otra o presione "Page Up" o "Page Down" mientras mantiene presionada la tecla "ALT" para desplazarse una página a la vez.
• Eliminar línea: use "F7" para eliminar una línea completa.
• Cuando haya completado toda la información, haga clic en Guardar (Save). Si existen errores en la reclamación, aparecerá la ventana Editar lista de errores de validación (Edit Validation Errors List). Haga doble clic en el error para saltar al error en el formulario de reclamación.
• Realice las correcciones y haga clic en Guardar (Save) o Lista de Errores (Error List) para ver los errores adicionales. La opción Guardar con Errores solo está disponible para reclamaciones que no tienen errores fatales. Los errores fatales se indican en la Lista de Errores con una X roja. La opción Guardar con fatales está disponible cuando hay errores fatales.
• Al guardar su reclamación, volverá a la pantalla de Ingreso de Reclamaciones Institucionales/Profesionales. Aquí puede ingresar reclamaciones adicionales o hacer clic en Cancelar (Cancel) y Sí para volver a la pantalla de Menú de Reclamaciones.
• Repita los primeros cuatro pasos para ingresar reclamaciones adicionales según sea necesario. Haga clic en Cerrar (Close) cuando haya terminado.
Nota: Los campos de modificador adicionales están disponibles en la pestaña Detalles ampliados (Línea X) de Elementos de línea de facturación. "X" es igual a la línea de servicio que está resaltada en la pestaña Detalle de elementos de línea. Los campos de diagnóstico adicionales están disponibles en la pestaña Ext. Pat/Gen (2).
Ingrese reclamaciones de especialidad La legislación de la Parte B de Medicare y HIPAA requiere que ciertos tipos de reclamaciones contengan información además de la información básica de la reclamación. Algunos de estos tipos de reclamaciones se abordan a continuación.
Reclamaciones de Ambulancia – Requisitos especiales:
• Presione la tecla "Y" en el campo Información del Centro (Facility Info?) en la parte inferior de la pestaña Información del paciente y General del Formulario de reclamación profesional.
• Utilice los campos Nombre del centro/Dirección/Ciudad/Estado/Código postal para ingresar la dirección donde se recogió al paciente (el origen del transporte). Los campos del Centro se encuentran en la pestaña Extended Patient/General.
Nota: El software requerirá el nombre del centro. Puede utilizar "Domicilio del paciente" u "Origen del transporte", etc., en este campo.
• Los campos de Adjunto de Ambulancia deben completarse en la pantalla Elementos de línea de facturación. Solo ingrese el indicador de adjunto en la primera línea de servicio. No lo introduzca en cada detalle.
Nota: La pestaña Ambulancia está programada para aparecer automáticamente cuando se ingresan los códigos de procedimiento del servicio de ambulancia. Si la pestaña no se activa, vaya al campo AT en el primer elemento de línea y escriba "1".
Complete los siguientes campos obligatorios en la pestaña Ambulancia. Presione <F2> o haga clic derecho mientras el cursor está posicionado en el campo para obtener una lista de valores válidos:
• Campo de Tipo de Transporte
• Campo de Transporte a/para
• Al menos uno de los campos Sí/No relacionados a la situación es obligatorio.
• Campo de millas: escriba el número de millas que se transportó al paciente. Si está facturando un cargo por millaje por separado, esto debe coincidir con la cantidad de unidades en el elemento de línea de ese cargo. Si no se realizó ningún transporte, digite "0" (cero).
• Ingrese cualquier información adicional en el campo de Narrativa en la pestaña de Detalles Extendidos 3 (Línea 1). Esto no es obligatorio.
Números de Autorización Previa
• Acceda a la pestaña Ext. Payer/Insured
• Haga clic en la pestaña Pagador principal/Asegurado (Primary Payer/Insured)
• Haga clic derecho y elija G1 en el cuadro pequeño debajo de Payer/Insured Reference IDS o simplemente ingrese "G1" en ese cuadro.
• Ingrese el número de autorización previa en el cuadro grande a la izquierda debajo de Payer/Insured Reference IDS.
Reclamaciones de quiropráctica – Requisitos especiales:
• Los campos de Adjunto Quiropráctico deben completarse en la pantalla de Elementos de Línea de Facturación.
Nota: La pestaña de quiropráctica está programada para aparecer automáticamente cuando se ingresa un código de procedimiento de manipulación espinal. Si la pestaña no se activa, vaya al campo AT en el primer elemento de línea y escriba "4".
Complete los siguientes campos obligatorios en la pestaña de Quiropráctica:
• Campo de Fecha de tratamiento inicial: (siempre obligatorio)
Ingrese la fecha del tratamiento para este 'episodio'.
• Campos de Fecha de los últimos rayos X – (Opcional)
Ingrese la fecha de la última radiografía del paciente.
• Rayos X en archive en el Campo de Sitio (Y/N) – (Opcional)
Escriba "Y" si tiene las radiografías archivadas en su oficina. "N" indica que las radiografías no están en el archivo.
• Campo Naturaleza de la Condición – (Opcional)
Presione <F2> o haga clic derecho mientras el cursor está posicionado en el campo para obtener una lista de valores de código válidos.
• Campo de fecha de manifestación aguda: (siempre situacional)
Ingrese la fecha de manifestación aguda, si corresponde.
• Ingrese el nombre del médico que refiere (solicitante) y el NPI en los campos Nombre del médico que refiere e ID del médico que refiere en la pantalla Información del paciente y General SI la reclamación contiene cargos por rayos X.
Nota: Por favor, recuerde ingresar cualquier información de Proyecto de Demostración que pueda aplicar a su situación.
Terapia Física - Requisitos especiales:
• Incluya la información del Proveedor Supervisor en la pestaña de Detalles Extendidos (Línea 1).
• Los campos de pestaña Terapia Física deben ser completados en la pantalla de Elementos de Línea de Facturación.
Nota: La pestaña Terapia física está programada para aparecer automáticamente cuando la taxonomía del proveedor indica Terapeuta físico/ocupacional y se usa un código de procedimiento PT/OT. Si la pestaña no aparece, vaya al campo AT en la primera línea y escriba "7".
• Complete los siguientes campos Obligatorios en la pestaña Terapia Física:
• Campo de ID del Médico a Cargo/Supervisor: (obligatorio)
Presione <F2> o haga clic derecho mientras el cursor se encuentra en este campo para obtener una lista de registros de proveedores en su archivo de referencia médica. Seleccione el registro apropiado y haga clic en Seleccionar.
• Campo de Fecha de última vez visto: (obligatorio)
Ingrese la fecha en que el paciente fue visto por última vez por el médico a cargo/supervisor.
• Campo de Plan de Tratamiento en Archivo: (opcional)
Presione <F2> o haga clic derecho mientras el cursor está posicionado en el campo para obtener una lista de valores de código válidos.
Reclamaciones de Podología – Requisitos especiales:
• Incluya la información del Proveedor Supervisor en la pestaña Detalles Extendidos (línea 1).
• Los campos de la pestaña Podología deben completarse en la pantalla Elementos de línea de facturación.
Nota: La pestaña Podología está programada para aparecer automáticamente cuando la taxonomía del proveedor indica Podólogo y se usa un código de procedimiento de cuidado de los pies de rutina. Si la pestaña no aparece, vaya al campo AT en la primera línea y escriba "3". Solo ingrese el indicador de adjunto en la primera línea de servicio. No lo ingrese en cada detalle.
• Complete los siguientes campos obligatorios en la pestaña Podología:
• Campo de Fecha de última vez visto: (obligatorio)
Ingrese la fecha en que el paciente fue visto por última vez por el médico supervisor.
• ID de Proveedor Supervisor: (obligatorio)
Presione <F2> o haga clic derecho mientras el cursor está posicionado en el campo para obtener una lista de registros del proveedor en su archivo de Referencia del Médico. Seleccione el registro apropiado y haga clic en Seleccionar.
Ingrese un archivo de referencia maestro de cargos Cuando se facturan solo reclamaciones profesionales, hay una función disponible llamada Archivo de referencia maestro de cargos (Charge Master Reference File). Esto le permite al usuario establecer una base de datos con los códigos de procedimiento y sus cargos correspondientes. Siga los pasos a continuación para usar el archivo de referencia maestro de cargos.
• En la barra de herramientas de PC-ACE, haga clic en Archivo y luego en Preferencias.
• Introduzca una marca de verificación delante de Usar archivo de referencia maestro de cargos para búsquedas de códigos de procedimientos profesionales y haga clic en Aceptar (Ok).
• Abra la carpeta Mantenimiento del archivo de referencia, haga clic en la pestaña Codes/Misc y luego haga clic en el botón Archivo maestro de cargos (Charges Master). Haga clic en Nuevo para ingresar los códigos de procedimiento y los cargos correspondientes.
• Cuando se ingresa una reclamación, haga clic derecho en el campo 24d/Proc en la pestaña Elementos de línea de facturación. Esto accederá a la ventana Configuración de archivo maestro de cargos para que se pueda seleccionar el código apropiado. Nota: solo aparecerán códigos de procedimiento si Charges Master está activado.
Ingrese un código de procedimiento El distribuidor de software mantiene y actualiza trimestralmente los códigos de procedimiento globales. Las siguientes instrucciones solo son necesarias si un código de procedimiento no está presente en la lista de códigos de procedimiento proporcionada.
• Haga clic derecho en la pestaña Codes/Misc en Mantenimiento del Archivo de Referencia y luego haga clic en HCPCS.
• Haga clic en Nuevo (New).
• Complete los campos con información específica del código de procedimiento que se está agregando. El campo de fecha ‘hasta’ (thru date) se puede dejar en blanco. Haga clic en Aceptar (Ok).
• Repita para cada código a agregar. Haga clic en Cerrar (Close) cuando termine.
El distribuidor de software mantiene y actualiza trimestralmente los modificadores. Las siguientes instrucciones solo son necesarias si un modificador no está presente en la lista de modificadores proporcionada.
• Haga clic derecho en la pestaña Codes/Misc en Mantenimiento del Archivo de Referencia y luego haga clic en Modificadores.
• Haga clic en Nuevo (New).
• Complete los campos con información específica del modificador. El campo de fecha ‘hasta’ (thru date) se puede dejar en blanco. Haga clic en Aceptar (Ok).
• Haga clic en la pestaña Asignaciones (Assignments). Haga clic en Nuevo (New).
• Elija la Línea de negocio (LOB) correcta del menú desplegable.
• Elija el modificador ingresado en el Paso 3 del menú desplegable.
• Haga clic en Aceptar (Ok).
• Repita para cada modificador. Haga clic en Cerrar (Close) cuando termine.
Ingreso de un código de la ICD-10 (diagnóstico) El distribuidor de software mantiene y actualiza trimestralmente los códigos de diagnóstico globales. Las siguientes instrucciones solo son necesarias si un código de diagnóstico no está presente en la lista de códigos de diagnóstico proporcionada.
• Haga clic derecho en la pestaña Codes/Misc en Mantenimiento del Archivo de Referencia y luego haga clic en ICD.
• Haga clic en Nuevo (New).
• Complete los campos con información específica del código de la ICD-10 (diagnóstico) que se está agregando. El campo de fecha ‘hasta’ (thru date) se puede dejar en blanco. Haga clic en Guardar (Save).
• Repita para cada código de la ICD-10 (diagnóstico). Haga clic en Cerrar (Close) cuando termine.
First Coast Service Options (First Coast) se esfuerza por garantizar que la información disponible en nuestro sitio Web del proveedor sea precisa, detallada y actualizada. Sin embargo, este sitio es dinámico y su contenido cambia diariamente. Lo mejor es acceder al sitio Web para asegurarse de contar con la información más actualizada, en lugar de imprimir artículos o formularios que pueden quedar obsoletos sin previo aviso.
