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Last Modified: 10/13/2021 Location: FL, PR, USVI Business: Part A

Cómo completar reportes de saldo de crédito CMS-838

First Coast es responsable de asegurar el cumplimiento del proceso de reporte de saldo de crédito. La información que se brinda a continuación ofrece una breve explicación de cómo deben aparecer los reportes de saldo de crédito CMS-838 antes de enviarlos por fax a First Coast o de presentarlos por medio de la característica de documentación segura de SPOT.
Es de suma importancia que utilice la versión correcta del Reporte de Saldo de Crédito CMS-838 PDF externo (en inglés). Se recomienda encarecidamente escribir directamente en esta versión del formulario para asegurarse de que su reporte sea legible. Una vez completado en su totalidad, se debe firmar el reporte.

El reporte de saldo de crédito CMS-838

El Reporte de Saldo de Crédito CMS-838 se compone de la página de certificación y la página de detalles que se completa cuando hay saldos de crédito que reportar. La página de certificación se requiere con cada envío; sin importar cuál de los siguientes encasillados esté marcado en la página de certificación:
Calificar como un proveedor de utilización baja
La página de detalle de reporte de saldo de crédito está adjunta
No hay saldos de crédito de Medicare que reportar para este trimestre (no se adjuntan páginas de detalles).
Cualquier certificación de saldo de crédito 838 que no sea precisa y completa se considerará inválida. La devolución inmediata de páginas de certificación CMS-838 no válidas o incompletas se producirá por las siguientes razones y tenga en cuenta que las páginas de certificación no válidas invalidarán todo su envío:
Se recibió la versión incorrecta de la página de certificación / página de detalles CMS-838. Utilice la versión correcta del Reporte de Saldo de Crédito CMS-838 PDF externo (en inglés). Puede escribir directamente en esta versión, lo que se recomienda encarecidamente para asegurarse de que su reporte sea legible. Una vez completado en su totalidad, el reporte debe imprimirse para las firmas.
Falta el PTAN de 6 dígitos adecuado, no es válido o aparece un NPI. Se debe indicar el nombre del centro.
Aparecen varios PTANs. Solamente se acepta un PTAN por página de certificación.
Fecha de finalización de trimester incomplete o incorrecta. Los trimestres se deben reportar como 03/31/XXXX, 06/30/XXXX, 09/30/XXXX o 12/31/XXXX.
Hace falta la firma y fecha del administrador
El encasillado "Marque uno" correcto está en blanco o no coincide con el contenido
Aunque First Coast no devolverá reportes como no válidos si falta la persona de contacto/número de teléfono, sin embargo, es necesario completar esta sección si es necesario contactar al proveedor sobre el reporte.
Cuando devuelva un reporte no válido o incompleto por los motivos enumerados anteriormente, recibirá una portada que detalla el motivo de la devolución. Su reporte debe corregirse y enviarse por correo o fax dentro del plazo aceptable para evitar recibir una Carta de Advertencia de Morosidad o que se le retenga el 100% de sus pagos de Medicare.
Tenga en cuenta que las páginas de detalles de CMS-838 no son necesarias cuando no hay saldos de crédito de Medicare para reportar para el trimestre (el tercer encasillado de verificación en la página de certificación 838). Además, los documentos como reportes de proveedores que verifican que no hay créditos, informes del sistema compartido u otros documentos de validación no son necesarios cuando no hay saldos de crédito de Medicare para reportar.

Cuando se identifican saldos de crédito de Medicare

Al reportar los saldos de crédito de Medicare, se requiere una página de detalles completa CMS-838 con la presentación. Aunque una página de certificación 838 puede pasar el proceso de validación inicial, la página de detalles 838 puede contener información inexacta o incompleta al reportar los saldos de crédito de Medicare. Actualmente, el contacto telefónico se produce cuando las páginas de detalles de CMS-838 están incompletas o son inexactas y los reportes no se aceptan como válidos hasta que lo solicitado se corrija y se reciba a tiempo. Las páginas de detalles CMS-838 incompletas y/o inexactas serán rechazadas inmediatamente.
Las páginas de detalle CMS 838 correctas y completes deben incluir lo siguiente:
Columna 1- Apellido y primer nombre del beneficiario
Columna 2- HICN (Número de Reclamación de Seguro Médico) del beneficiario
Columna 3- ICN (Número de Control Interno): Tenga en cuenta que este no es siempre el ICN de la reclamación original. Este debe ser el ICN de la reclamación que identifica el sobrepago.
Columna 4- TOB (Tipo de factura): Este es un campo obligatorio y es de 3 dígitos
Columna 5- Fecha de admisión: Fecha desde o fecha de inicio en la cual comenzó el servicio
Columna 6- Fecha de alta: Fecha hasta o fecha en la que finalizó el servicio
Columna 7- Fecha del pago: Fecha en la que se pagó la reclamación
Columna 8- Reporte de Costo: se ingresa “O” para un período de reporte de costos que está abierto o "C" si está cerrado
Columna 9- Monto del saldo de crédito de Medicare: saldo de crédito total adeudado a Medicare. Esta no es la cantidad facturada.
Columna 10- Monto del saldo de crédito reembolsado: este es el monto reembolsado con la presentación de este reporte
Columna 11- Método de pago: Las opciones son "C" cuando se envía un cheque para pagar el monto adeudado a Medicare (el cheque y los UB-04 deben acompañar al reporte), "X" cuando ya se ha enviado un ajuste a través del sistema compartido, o "A" cuando se espera que First Coast ajuste la reclamación (se requiere un UB-04)
Columna 12- Monto del saldo pendiente de crédito de Medicare: Columna 10 menos Columna 9
Columna 13- Motivo del saldo de crédito de Medicare: las opciones son "1" cuando se identifica un duplicado, "2" cuando se identifica al pagador secundario de Medicare (MSP) y "3" para otros.
Columna 14- Se requiere un código de valor cuando se reporta “2-MSP” en la Columna 13. Los códigos de valor aceptables son: 12-Edad laboral, 13-ESRD (Enfermedad Renal en Etapa Terminal), 14-Auto/Sin Falla, 15-Compensación al Trabajador, 16- Otro Programa Gubernamental, 41-Pulmón Negro, 42-Departamento de VA (Asuntos de Veteranos), 43-Discapacidad, 44-Pago condicional y 47-Responsabilidad
Columna 15- Nombre y dirección de facturación completa y se requiere cuando se informa “2-MSP” en la Columna 13. Esta columna también se usa para explicar “3-Otro” que se reporta en la Columna 13.
El siguiente es un ejemplo de una página de detalles CMS-838 aceptable cuando "duplicado" es el motivo del saldo de crédito de Medicare (Encasillado 13):
Acceptable CMS-838 Detail Page when “Duplicate” is the Reason for Medicare Credit Balance (Block 13)
El siguiente es un ejemplo de una página de detalles CMS-838 aceptable cuando "MPS" es el motivo del saldo de crédito de Medicare (Encasillado 13):
Acceptable CMS-838 Detail Page when “MSP” is the Reason for Medicare Credit Balance (Block 13)
El siguiente es un ejemplo de una página de detalles CMS-838 aceptable cuando "otro" es el motivo del saldo de crédito de Medicare (Encasillado 13):
Acceptable CMS-838 Detail Page when “Other” is the Reason for Medicare Credit Balance (Block 13)
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