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Last Modified: 9/17/2019 Location: FL, PR, USVI Business: Part A, Part B

Requisitos de firma -- pautas de autenticación de los servicios de Medicare

Los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) exigen que cualquier servicio provisto u ordenado debe ser autenticado por el autor -- aquel que provee u ordena dicho servicio. Este artículo describe las formas aceptables de autenticación. Éste requisito puede cumplirse por una firma hecha en forma manual o electrónica; sin embargo, no se aceptan firmas estampadas, con una excepción (discapacidad física).
Además, toda la documentación presentada para respaldar la necesidad médica de un servicio cobrado a Medicare, debe identificar claramente el paciente, la fecha y el proveedor del servicio. El propósito del requisito de autenticación (firma) es el de asegurar que los servicios prestados han sido documentados apropiadamente con exactitud, revisados y autenticados.

Resumen de las pautas de firma -- formas aceptables de autenticación

Los siguientes métodos de autenticación han sido considerados aceptables por CMS:
Firma escrita a mano -- una marca o signo colocado en un documento médico para significar conocimiento, aprobación, aceptación u obligación por la persona que proveyó u ordenó los servicios especificados en el registro médico. Los requisitos para este formulario de autenticación dependen de si la firma es considerada legible o ilegible
Firma legible -- formas aceptables de presentación:
Firma legible completa
Primera inicial legible y el apellido
Iniciales colocadas arriba de un nombre impreso o escrito a máquina
Iniciales acompañadas por el registro de firma -- lista el nombre impreso o escrito a máquina del autor asociado con las iniciales o una firma ilegible. Los registros de firma pueden estar incluidos en la página donde las iniciales o la firma ilegible es emitida, o pueden ser presentadas como un documento separado
Iniciales acompañadas por una declaración de certificación -- deben ser firmadas y fechadas por el autor del registro médico, deben estar asociadas con un registro médico específico, y deben contener suficiente información para identificar al beneficiario
Nota: Una nota escrita a mano que no esté firmada, puede considerarse auténtica siempre y cuando otras entradas en la misma página tengan la misma caligrafía y hayan sido firmadas.
Firma ilegible -- formas aceptables de presentación:
Firma ilegible colocada arriba del nombre impreso o escrito a máquina
Firma ilegible donde el membrete u otra información en la página que indique la identidad de la persona que firmó la entrada. Por ejemplo, el nombre del proveedor puede estar dentro de un círculo para indicar la identidad de la persona que firmó la entrada
Firma ilegible acompañada por un registro de firma -- lista el nombre impreso o escrito a máquina del autor asociado con las iniciales o una firma ilegible. Los registros de firma pueden estar incluidos en la página donde las iniciales o firma ilegible es usada, o puede ser presentada como un documento separado
Firma ilegible acompañada por una certificación -- debe estar firmada y fechada por el autor de la entrada del registro médico, debe estar asociada con una entrada médica específica, y debe contener información suficiente para identificar al beneficiario
Firmas electrónicas -- un sonido, símbolo o proceso adjunto o lógicamente asociado con un registro médico electrónico para significar conocimiento, aprobación, aceptación u obligación por la persona que prestó u ordenó los servicios especificados en la entrada médica
Las firmas electrónicas deben estar autenticadas, protegidas contra el mal uso y modificación, y deben ser identificadas fácilmente como firmas electrónicas, en lugar de escritas a máquina
Puesto que la persona representada por la firma electrónica conlleva responsabilidad por la autenticidad de la información, los médicos son altamente aconsejados que se asesoren con sus abogados y aseguradoras de negligencia médica acerca del uso de métodos de firma alternos

Resumen de las pautas de firma -- formularios de autenticación inaceptables

Los siguientes métodos de autenticación han sido considerados como no aceptables por CMS y pueden resultar en un error Comprehensive Error Rate Testing (CERT):
Nota escrita a máquina sin firmar con el nombre del proveedor escrito a máquina
Nota escrita a máquina sin firmar sin el nombre del proveedor escrito a máquina
Nota escrita a mano sin firmar (la única entrada en la página)
Firma ilegible que no es colocada arriba de un nombre impreso o escrito a máquina
Firma ilegible que no está identificada en un membrete
Firma ilegible que no está acompañada por un registro de firma o certificación
Firma estampada
“Firma archivada”

Resumen de pautas de firma -- plazo de 20 días para solicitudes de documentación

Si un revisor de reclamaciones solicita una certificación o un registro de firma para autenticar un registro médico, la organización que facturó la reclamación debe presentar la documentación al peticionario dentro de 20 días calendarios.
El marco de tiempo de 20 días comienza cuando:
El revisor hace contacto telefónico con el proveedor o
La carta de solicitud del revisor es recibida por el servicio postal de EE.UU.
Para más información respecto al plazo de 20 días haga clic aquí.

Requisitos de firma -- excepciones

Certificación de enfermedad terminal para cuidados paliativos -- un facsímil de una firma electrónica original o escrita a mano es una forma aceptable de autenticación para certificación de enfermedad terminal para cuidados paliativos
Órdenes de pruebas diagnósticas clínicas -- una orden sin firmar de una prueba diagnóstica clínica que es acompañada por la documentación médica firmada que demuestra la intención del médico que provee los servicios en la prueba a ser realizada, es una forma aceptable de autenticación
Otras regulaciones e instrucciones de CMS -- en relación a requerimientos de firma, tales como estándares para beneficios particulares, tienen prioridad sobre las pautas listadas arriba. En casos donde el reglamento pertinente, determinación de cobertura, o el manual de CMS describe requisitos de firma específicos (por ejemplo, firmas en planes de cuidado deben ser firmadas antes de que esos servicios sean provistos), esos requerimientos de firma tienen prioridad
Discapacidad física -- CMS permite el uso de un sello de goma para la firma de acuerdo al Rehabilitation Act de 1973 en el caso de un autor con una discapacidad física que pueda proveer prueba de su inhabilidad para firmar debido a su discapacidad. Al estampar el sello de goma, el proveedor está certificando que ellos han revisado el documento

Requisitos de firma para recetas electrónicas (eRx)

Prescripción electrónica es la transmisión de la receta médica o de información relacionada con ella, a través de medios electrónicos. Los profesionales del cuidado de la salud pueden transmitir electrónicamente nuevas recetas como también respuestas a solicitudes de renovación directamente a una farmacia a través de un sistema eRx calificado, lo cual elimina la necesidad de escribir o enviar por fax recetas médicas de medicinas no controladas.
Nota: CMS define un “sistema eRx calificado” como uno que cumple con los requisitos de Medicare Parte D descritos en Standards for Electronic Prescribing (42 CFR 423.160 PDF externo (en inglés).
Recetas electrónicas para medicamentos de Parte B: sustancias no controladas -- si un proveedor envía una orden para una sustancia no controlada a través de un sistema eRx calificado, no se le exige presentar copia impresa firmada como evidencia para respaldar la orden del medicamento
Recetas electrónicas para medicamentos de Parte B: sustancias controladas -- el Drug Enforcement Agency (DEA) no permite la receta de sustancias controladas a través de los sistemas de recetas electrónicas; por lo tanto, solamente una copia impresa firmada (a bolígrafo) de la receta será aceptada como respaldo de una orden de medicamento de sustancias controladas
Nota: CMS describe los requisitos de firma de documentación médica así como también las excepciones de las pautas en Medicare Program Integrity Manual, capítulo 3, sección 3.3.2.4 PDF externo (en inglés).
Fuente: CR 6698
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