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Last Modified: 9/25/2019 Location: FL, PR, USVI Business: Part A

Reporte de fecha de servicio de paciente ambulatorio y facturación dividida de la Parte A

Este es un recordatorio de la fecha correcta de servicio a presentar en su reclamación.

Reporte de la fecha de servicio de paciente ambulatorio

Todas las reclamaciones de pacientes internos de la Parte B y de pacientes ambulatorios requieren una sola línea de ítem de fecha de servicio para cada línea de código de ingresos reportando un Healthcare Common Procedure Coding System (HCPCS) reportado en formulario localizador (FL) 45 del formulario de reclamación de factura uniforme (UB)-04 o su equivalente electrónico.
Si no se reporta una línea del ítem de fecha de servicio en cada línea de código de ingresos, o si la línea del ítem de fechas de servicio reportadas está fuera de la declaración del período de cobertura, su reclamación será devuelta.

Observación

Si un período de observación (G0378) abarca más de un día calendario, todas las horas para todo el período de observación deben incluirse en una sola línea y la fecha de servicio para esa línea es la fecha en que comenzó el cuidado de observación.
Ejemplo: La observación se inició de acuerdo con la orden el 01/15/2017 a las 10:00 p.m. y finalizó a las 12:00 p.m. el 16/01/2017. La fecha del servicio reportada en la línea del código de ingresos de la sala de observación es el 01/15/2017, la fecha en que comenzaron los servicios de observación.
Su reclamación de servicios de observación también debe incluir uno de los servicios listados abajo con una línea del ítem de fecha de servicio el mismo día o el día antes en que iniciaron los servicios de observación.
Una visita al departamento de Clasificación de Pago Ambulatorio [(APC) 0609, 0613, 0614, 0615, 0616] o
Una visita clínica (APC 0604, 0605, 0606, 0607, 0608); o
Cuidado crítico (APC 0617); o
Referencia directa para el cuidado de observación reportada con el código G0379 (APC 0604) del HCPCS; debe ser reportada en la misma fecha de servicio que la fecha reportada para los servicios de observación.
Ningún procedimiento con un indicador de estado ‘T’ puede ser reportado el mismo día o el día antes en que el cuidado de observación es proporcionado.

Sala de Emergencia

La línea del ítem de fecha de servicio para el servicio de sala de emergencia (ER) es la fecha en que el paciente ingresó a la sala de emergencia, incluso si abarca varias fechas de servicio.
Para todos los demás servicios relacionados con el encuentro de la ER (es decir, laboratorio, radiología, etc.), la línea del ítem de fecha de servicio reportada es la fecha en que se prestó realmente el servicio.
Los servicios de ER que se brindan a un beneficiario en una estadía cubierta de centro de enfermería especializada (SNF) de la Parte A están excluidos de la facturación consolidada de SNF. Sin embargo, cuando los servicios relacionados con el encuentro de ER para un beneficiario en una estadía en SNF de la Parte A abarcan más de una fecha de servicio, los servicios realizados en las fechas de servicio subsiguientes son rechazados por los Archivos Comunes de Trabajo (CWF) porque la línea del ítem de fecha de servicio (LIDOS, por sus siglas en inglés) no coincide con la LIDOS reportada con el código de ingresos 045x. Por lo tanto, para eludir los servicios relacionados con ER proporcionados en una fecha posterior, agregue el modificador ET (sala de emergencia) a esos servicios. El reportar el modificador ET alertará al CWF de que estos servicios son servicios relacionados con ER que se realizan en fechas posteriores.

Servicios de Laboratorio Clínico – Recolección de Espécimen

La política de la fecha de servicio para prueba/servicio de laboratorio clínico debe ser la fecha en que fue recolectado el espécimen.
Si la recolección abarca dos o más fechas del calendario, la fecha del servicio es la fecha en que finalizó la recolección.

Excepciones

Pruebas/Servicios Realizados en Especímenes Almacenados
Si un espécimen fue almacenado por menos que o igual a 30 días calendario a partir de la fecha en que fue recolectado, la fecha de servicio de la prueba/servicio debe de ser la fecha en que la prueba/servicio fue realizada solo si:
1. La prueba/servicio es ordenada por el médico del paciente por lo menos 14 días seguidos a la fecha de dada de alta del paciente del hospital;
2. El espécimen fue recolectado mientras el paciente estaba siendo sometido a un procedimiento quirúrgico hospitalario;
3. Sería médicamente inapropiado el haber tomado la muestra de otra forma que no sea durante el procedimiento hospitalario por el cual el paciente fue admitido;
4. Los resultados de la prueba/servicio no guían el tratamiento brindado durante la estadía en el hospital; y,
5. La prueba/servicio fue razonable y médicamente necesaria para el tratamiento de una enfermedad.
Si el espécimen se almacenó durante más de 30 días calendario antes de la prueba, se considera que el espécimen ha sido archivado y la fecha de servicio debe ser la fecha en que el espécimen se obtuvo del almacenamiento.
Pruebas/Servicios de Sensibilidad a la Quimioterapia Realizadas en Tejido Vivo
La fecha del servicio de una prueba/servicio de sensibilidad a la quimioterapia realizada en tejido vivo debe ser la fecha en que se realizó la prueba/servicio solo si:
6. La decisión relacionada a los agentes quimioterapéuticos específicos a evaluar es tomada por lo menos 14 días después de la alta;
7. El espécimen recolectado mientras el paciente estaba siendo sometido a un procedimiento quirúrgico hospitalario;
8. Sería médicamente inapropiado el haber tomado la muestra de otra forma que no sea durante el procedimiento hospitalario por el cual el paciente fue admitido;
9. Los resultados de la prueba/servicio no guían el tratamiento brindado durante la estadía en el hospital; y,
10. La prueba/servicio fue razonable y médicamente necesaria para el tratamiento de una enfermedad.
Para los propósitos de aplicar esta excepción, una "prueba de sensibilidad a la quimioterapia" se define como una prueba que requiere una muestra de tejido nuevo para evaluar la sensibilidad de las células tumorales a diversos agentes quimioterapéuticos.
Pruebas de Laboratorio de Diagnóstico Avanzado y Pruebas de Patología Molecular
La fecha de servicio para pruebas de laboratorio de diagnóstico avanzado y pruebas de patología molecular debe ser la fecha en que fue realizada la prueba solo si:
11. La prueba fue realizada seguida de una alta de un paciente ambulatorio de hospital del departamento de pacientes ambulatorios de hospital;
12. El espécimen fue recolectado de un paciente ambulatorio de hospital durante un encuentro;
13. Fue médicamente apropiado el haber tomado la muestra del paciente ambulatorio de hospital durante el encuentro del paciente ambulatorio de hospital;
14. Los resultados de una prueba no guían el procedimiento proporcionado durante el encuentro ambulatorio del hospital; y
15. La prueba fue razonable y médicamente necesaria para el tratamiento de una enfermedad.

Facturación Dividida de Pacientes Ambulatorios

Hay momentos en que una reclamación de pacientes ambulatorios se puede cruzar con el fin del año fiscal del proveedor, el final del año fiscal federal o el final del año calendario.
El año fiscal del proveedor es cualesquiera 12 meses consecutivos elegidos para ser el período contable oficial de una empresa u organización. Un fin de año fiscal puede ser el final de cualquier trimestre: 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre o 31 de diciembre.
El año fiscal federal es el período de 12 meses que finaliza el 30 de septiembre de ese año, habiendo comenzado el 1 de octubre del año calendario anterior.
Un año calendario es el período de un año que inicia el 1 de enero y finaliza el 31 de diciembre.
La facturación dividida de pacientes ambulatorios solo se requiere para servicios que abarcan el final del año calendario. La facturación dividida de pacientes ambulatorios no es necesaria para los servicios que abarcan el proveedor o el año fiscal federal final.

Ejemplo de Facturación Dividida de Pacientes Ambulatorios

El paciente fue visto en la ER el 12/31/2017, fue puesto en observación el 12/31/2017 por 32 horas y dado de alta a su hogar el 1/1/2018. Presente las reclamaciones de la siguiente forma:
1era. reclamación (presentada primero)
Tipo de factura = 132 (primera en una serie de reclamaciones)
Fecha desde y fecha hasta = 12/31/2017 hasta 12/31/2017
Estado del paciente = 30 (continúa como paciente)
Nota: Todas las horas de observación están incluidas en esta reclamación.
2da. reclamación (espera hasta que finalice la primera reclamación)
Tipo de factura = 134 (facturación de alta)
Fecha desde y fecha hasta = 1/1/2018 hasta 1/1/2018
Estado del paciente = 01 (dado de alta a su hogar)
Nota: Todos los cargos adicionales que ocurrieron el 1/1/2018 están incluidos en esta reclamación.

Referencias (en inglés)

Sección 20 - Reporting Outpatient Services Using HCPCS
Sección 180.6 - Emergency Room (ER) Services That Span Multiple Service Dates
Sección 290 - Observation Services
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