Last Modified: 1/13/2025
Location: FL, PR, USVI
Business: Part A
P1. ¿Es necesario completar la certificación del informe de balance de crédito de Medicare si no tenemos balances de crédito que informar?
R1. No. Desde el 1 de diciembre de 2024, los proveedores no están obligados a presentar informes de saldo de crédito (CMS-838) trimestralmente.
P2. Ajusté mi balance de crédito pendiente, pero el ajuste no se ha procesado al final del trimestre. ¿Incluyo esto en mi informe de balance crediticio?
R2. Sí. Si usted no puede finalizar sus ajustes a tiempo, debe enviar un Informe de saldo de crédito CMS-838 para el trimestre correspondiente.
P3. ¿Existen instrucciones para completar el informe de balance de crédito?
P4. Si optamos por reembolsar el balance de crédito mediante cheque, ¿a quién debe hacerse pagadero y a dónde debe enviarse por correo?
R4. Usted debe utilizar esta dirección cuando reembolse su balance de crédito mediante cheque. Asegúrese de incluir la página de certificación del informe de balance de crédito de Medicare, su 838 completado y cualquier documentación adicional junto con su cheque.
Envíe por correo a:
First Coast Service Options
Attn: Cashier
P.O. Box 3162
Mechanicsburg, PA 17055-1837
P5. ¿A dónde enviamos informes utilizando otros tipos de pago?
R5. Usted puede enviar por fax utilizando otros tipos de pago al 904-361-0359 o enviarlos a través de la característica de documentación segura de SPOT.
P6. ¿Cómo puedo verificar que nuestros reportes fueron recibidos?
R6. Puede verificar fácilmente la recepción de su informe utilizando la
herramienta de estado de balance de crédito disponible en nuestro sitio web. Con solo ingresar el número de acceso a la transacción de su proveedor y el trimestre correspondiente en formato mm/dd/aaaa, los resultados mostrarán el estado de su informe. Espere un tiempo para que recibamos e ingresemos manualmente sus informes en nuestra base de datos antes de enviar consultas de saldo de crédito por correo electrónico a
JNCreditbalanceinquiries@fcso.com o volver a enviar sus informes por fax.
P7. ¿Qué sucede si la herramienta de estado de balance de crédito indica que nuestro informe no se recibió a tiempo?
R7. Los créditos pueden tardar hasta 10 días en aparecer en la herramienta de estado de balance de crédito, ya que se ingresan manualmente en nuestra base de datos. Si ha esperado el tiempo indicado y su informe aún no se encuentra en la herramienta, es posible que su informe haya sido rechazado.
La herramienta de estado de balance de crédito le proporcionará la fecha en que se recibió su informe, los dólares asociados con la Parte A y la Parte B si se informaron créditos y si el informe está abierto o cerrado. Si el estado es "abierto", su informe está en la cola para ser procesado. Si el estado es "cerrado", su informe ya ha sido procesado.
P8. ¿Por qué mi informe podría ser rechazado?
R8. Existen numerosas razones por las que se rechazan los informes. Una razón para los rechazos es cuando una página de certificación 838 está incompleta o no es válida. Asegúrese de utilizar lo siguiente al completar su certificación:
• La versión correcta de la página de certificación/página de detalles CMS-838. Utilice la versión correcta del Informe de balance de crédito CMS-838. Puede escribir directamente en esta versión, lo que se recomienda encarecidamente para asegurarse de que su informe sea legible. Una vez completado en su totalidad, el informe debe imprimirse para las firmas.
• Número de proveedor de 6 dígitos (no use NPI ni el guión)
• La fecha de finalización del trimestre correspondiente (debe estar en formato mm/dd/ccyy y debe ser 03/31/20xx, 06/30/ 20xx, 09/30/20xx o 12/31/20xx)
• Se requiere la firma
• El encasillado debe estar marcado (marque solo un encasillado)
• Si no hay créditos para informar, marque el primer o tercer encasillado. Marque el segundo encasillado solo cuando se informan los créditos.
• Si su página de certificación cumple con todos los requisitos, su informe aún puede rechazarse si informó créditos.
• Las páginas de detalles deben completarse en su totalidad.
• Se debe completar toda la información del encabezado, incluido el número de proveedor, el final del trimestre, la Parte A o B, y la información de contacto de la persona a la que podemos comunicarnos si surgen preguntas.
• Los encasillados del 1 al 15 deben completarse en su totalidad, incluido el nombre del beneficiario, el número de identificación del beneficiario de Medicare (MBI) y el ICN.
Estas son algunas de las razones por las que se rechazan los informes que contienen páginas de detalles:
• Tipo de factura no válido (encasillado 4)
• Falta administrador / alta / fechas de pago (encasillados 5-7)
• Monto del balance de crédito (encasillado 9)
• Método de pago (encasillado 11)
• "X" se utiliza si usted ha iniciado el ajuste, pero no se finalizó antes del final del trimestre.
• "A" se utiliza si el ajuste no se inició y se requiere enviar un UB-04 corregido con su informe.
• "C" se utiliza si usted envía un cheque con su envío. Los informes con cheques deben enviarse por correo a la dirección física y el cheque debe acompañar a su informe. ¡No se deben enviar copias del informe por fax!
Motivo del balance de crédito (encasillado 13) (solo numérico).
• "1" indica un duplicado.
• "2" indica MSP, por lo tanto, además de indicar un 2 en el encasillado 13, los encasillados 14 y 15 deben ser completados.
• "3" indica 'otro' (no va nada en el encasillado 14; el encasillado 15 puede completarse con comentarios, pero los comentarios no son necesarios).
• Código de valor (encasillado 14). Complete SOLO cuando se reporta MSP en el encasillado 13.
• Pagador primario (encasillado 15). Complete ÚNICAMENTE cuando se informe MSP. Sin embargo, se pueden añadir comentarios al explicar "3" como el motivo del balance de crédito.
P9. ¿Cómo se nos notifica si nuestro informe fue rechazado?
R9. Solo en los casos en que haya enviado informes que contengan créditos, recibirá una llamada sobre un informe rechazado.
P10. ¿Dónde envío mi informe corregido?
R10. Puede enviar por fax su informe corregido, en su totalidad, al 904-361-0359 (no lo envíe por correo) o a través de la función de documentación segura de SPOT.
P11. ¿Dónde puedo encontrar información valiosa sobre informes de balances de crédito?
R11. Todo lo que necesita para presentar su informe de balance de crédito se puede encontrar en la página de informes de saldo de crédito de nuestro sitio web. Esta página incluye enlaces a actualizaciones trimestrales, la versión oficial del Informe de balance de crédito CMS-838 e instrucciones sobre cómo completar el informe, y una versión en Excel de la página de detalles. Además, encontrará el número de fax y la dirección postal para enviar cheques, así como un enlace a nuestro documento de preguntas frecuentes.
P12. ¿A quién contacto si tengo preguntas sobre mis informes?
P13. ¿Cuánto tiempo debemos enviar informes de balances de crédito después de que un centro afiliado ya no sea un centro de Medicare (es decir, un SNF cerrado y oficialmente vinculado al programa de Medicare)?
R13. Una vez que un centro cierra sus puertas y notifica a su contratista administrativo de Medicare que ya no está en funcionamiento, luego de un proceso oficial de "vinculación", el centro ya no está obligado a presentar informes de balances de crédito.
First Coast Service Options (First Coast) se esfuerza por garantizar que la información disponible en nuestro sitio Web del proveedor sea precisa, detallada y actualizada. Sin embargo, este sitio es dinámico y su contenido cambia diariamente. Lo mejor es acceder al sitio Web para asegurarse de contar con la información más actualizada, en lugar de imprimir artículos o formularios que pueden quedar obsoletos sin previo aviso.
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