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Last Modified: 7/5/2019 Location: FL, PR, USVI Business: Part A, Part B

Pautas del proveedor para elegir a un vendedor

Determinación de metas/requisitos

Antes de seleccionar un vendedor, el proveedor debe examinar sus necesidades comerciales para identificar el EDI, la administración práctica u otros servicios que el proveedor esté interesado en obtener de un vendedor. El proveedor debe tener en cuenta qué servicios podrían realizarse fácilmente por su personal interno y cuál podría ser más rentable para obtener a través de un vendedor. El proveedor debe crear una descripción por escrito de los componentes de su práctica que necesitan asistencia del vendedor y una descripción de la asistencia necesaria para que los posibles vendedores diseñen sus propuestas a fin de satisfacer las necesidades del proveedor. Entre los requisitos que deben tenerse en cuenta se encuentran los siguientes:
Crecimiento futuro de la práctica;
Volumen de trabajo;
Análisis del pagador;
Rastreo del referido;
Listado de cargos;
Programación de citas;
Expedientes médicos;
Enlaces con médicos/hospitales y otras redes;
Necesidades de procesamiento de textos;
Facturación electrónica (formatos y versiones admitidos);
Prácticas/ubicaciones múltiples;
Facturación de grandes/pequeños volúmenes;
Tipos específicos de facturas;
Informe de administración;
Requisitos/compatibilidad del hardware/software con el equipo existente; y
Necesidades de almacenamiento de datos

Selección del vendedor

Una vez que un proveedor haya determinado sus propias metas y requisitos, debe comenzar el proceso de selección del vendedor. La selección de un vendedor debe ser lo más objetiva y cuantitativa posible. Las áreas que deben evaluarse incluirán la funcionalidad técnica, la flexibilidad y el servicio al cliente. Los siguientes pasos pueden usarse como pautas para que los proveedores comiencen el proceso de selección de vendedores:
1. Desarrollar una lista de posibles vendedores:
Hablar con la aseguradora de Medicare, DMERC o el FI;
Preguntar a otros proveedores de envergadura/especialidad similares qué vendedores usan, para qué servicios y cuán satisfechos están;
Preguntar a un consultor;
Asistir a conferencias estándares, seguir las revistas de la industria e investigar páginas web
2. Llamar o escribir a los vendedores seleccionados/recomendados para analizar las necesidades de la organización y solicitar una propuesta.
3. Informar a los vendedores cómo deben estructurarse las propuestas para que las diversas propuestas puedan compararse con más facilidad.
4. Asistir a demostraciones de, como mínimo, dos a tres vendedores y prestar mucha atención a lo siguiente:
El modo en que se cumplirá con los requisitos individuales;
Facilidad de comprensión;
Facilidad de las funciones: ingreso de datos, funciones de búsqueda, funciones de control de cumplimiento/edición, funciones de ayuda, funciones de corrección de errores;
Seguridad: planes de recuperación de desastres, controles y auditorías;
Procedimientos diarios;
Funciones de informe/rastreo
5. Verificar las referencias del vendedor y hacer preguntas específicas como:
¿Cuánto tiempo ha estado el negocio en funcionamiento?
¿Cuánto tiempo ha estado el sistema en funcionamiento?
¿Cuál es la calidad de la capacitación y de la asistencia continua?
¿Se ha implementado un grupo de usuarios?
¿Qué formatos se admiten?
6. Consultar a los proveedores que reciben servicios del vendedor y hacer preguntas específicas como:
¿Ha experimentado algún problema con el sistema?
¿Ha experimentado algún problema con el vendedor?
¿Cuánto tiempo llevó ponerse en funcionamiento?
¿Está conforme con el sistema/vendedor y los recomendaría hoy?
¿Hay algo más que debería saber o preguntar antes de tomar mi decisión?
7. Realizar visitas al vendedor y también a otros clientes de envergadura y diversidad de facturas similares que hayan estado utilizando el sistema durante un tiempo.

Evaluación de propuestas

Las propuestas de los vendedores deben evaluarse en distintos niveles, incluida la reputación/los antecedentes de la compañía, la funcionalidad del sistema, la flexibilidad, los costos generales y la asistencia proporcionada. Los proveedores deben crear una lista de control que compare las propuestas de los vendedores con sus requisitos originales asignando un peso relativo a cada requisito y, luego, clasificando la capacidad del vendedor para cumplir cada requisito en función de sus propuestas por escrito. Aunque algunos aspectos de cada lista de control serán muy individuales, algunos de los elementos que deberían tenerse en cuenta son los siguientes:
1. Costos generales:
Costos de software;
Costos de hardware (tipos y calidad);
Cargos por licencia;
Costos de capacitación;
Costos de instalación;
Cableado;
Líneas de teléfono (línea alquilada/cargo por llamada);
Remodelación/muebles;
Formularios;
Costos de conversión;
Costos de electricidad;
Costos de suministros (discos, cintas, papel, listones);
Mantenimiento anual del hardware;
Mantenimiento anual del software;
Costo de cambios a medida en el programa; y
Costo de asistencia de software continua
2. Evaluar las diferencias en el hardware;
3. Evaluar la calidad de la capacitación y la asistencia;
4. Evaluar la documentación del sistema;
5. Tener en cuenta la cantidad de personal del vendedor;
6. Determinar qué tan bien cada vendedor respondió a los requisitos y las preguntas en las propuestas;
7. Determinar la flexibilidad (si el paquete es de propiedad exclusiva, si el software puede modificarse fácilmente, si el vendedor puede adaptar los requisitos cambiantes del pagador y, en ese caso, a qué costo puede hacerlo);
8. Determinar la practicidad general del sistema, incluidas las horas de servicio al cliente, la asistencia técnica y los horarios de conexión;
9. Evaluar los riesgos futuros y la forma de atenuar dichos riesgos por parte del vendedor a través de períodos de prueba del sistema y códigos fuente que están bajo la custodia de un tercero

Negociación con los vendedores

Una vez que se haya elegido un vendedor, el proveedor debe negociar los costos finales, los servicios y las fechas de implementación que debe proporcionar el vendedor. Todos los acuerdos celebrados entre las dos partes deben obtenerse por escrito. Los proveedores deben agregar una cláusula en sus acuerdos que les permitirá obtener un reembolso en caso que el software del vendedor comience a no funcionar correctamente a partir de una fecha objetivo específica después de la instalación. Los proveedores también deben agregar una cláusula en sus acuerdos que les permita demorar el pago final hasta que el software nuevo funcione correctamente durante un período específico después de la instalación correcta.
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