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Instrucciones para completar el formulario de inscripción de SPOT de EDI para organizaciones proveedoras
Last Modified: 10/1/2022
Location: FL, PR, USVI
Business: Part A, Part B
Es importante que utilice la versión más reciente de cualquier formulario de EDI cuando se inscriba en los servicios de EDI o actualice su estado de EDI existente. Revise detenidamente las siguientes instrucciones bloque por bloque para asegurarse de completarlas con éxito. Nota: Las siguientes capturas de pantalla son solo para fines instructivos y no se pueden completar ni enviar para la inscripción.
El formulario de inscripción de SPOT para organizaciones de proveedores puede completarse en línea y enviarse por correo electrónico, o imprimirse, antes de enviarlo.
El formulario debe completarse y aprobarse antes de intentar registrarse para obtener una identificación de usuario de IDM.
Instrucciones
• Seleccione uno de cada menú desplegable dependiendo de su ubicación y de la línea de negocio a la cual usted presente reclamaciones.
Instrucciones
• Escriba el (grupo) nombre del proveedor.
• Escriba el nombre de la persona de contacto que tiene conocimiento y autoridad para contestar preguntas acerca de su inscripción.
• Escriba el número de teléfono de la persona de contacto (incluyendo código de área) y extensión (si aplica).
• Escriba el número de fax (incluyendo código de área) para el proveedor. Este número de fax será utilizado para enviar su respuesta de procesamiento de inscripción.
• Escriba la dirección postal de la práctica, incluyendo los números de suite/edificio/niveles.
• Escriba el (grupo) Número de acceso de transacción del proveedor (PTAN) del proveedor.
• Si usted está facturando bajo un PTAN grupal, solo se debe completar un formulario de inscripción utilizando el PTAN grupal. El PTAN, NPI y TIN/EIN son obligatorios y deben coincidir con el número registrado en Medicare.
• Escriba el NPI (de grupo) del proveedor. El número reportado DEBE coincidir con el número registrado en Medicare para el proveedor y DEBE estar vinculado al proveedor de PTAN en el formulario. Este NO debe ser el NPI para un miembro individual del grupo.
• Escriba el número de identificación fiscal (TIN) federal completo o el número de identificación del patrono (EIN) del proveedor. Se requiere el TIN/EIN completo para todas las inscripciones de SPOT.
Información
Se requiere la información del aprobador para todas las nuevas solicitudes de ID de remitente. Se recomienda la información del aprobador de respaldo pero no es requisito.
Instrucciones
• Designe a los miembros de su personal que serán el aprobador de la oficina y el aprobador de respaldo. Revise cuidadosamente las descripciones de roles a continuación para asegurarse de que los roles estén designados para los miembros del personal más apropiados.
• Escriba el nombre, el apellido y la dirección de correo electrónico de su aprobador y su aprobador de respaldo.
Aprobador de oficina
• No tiene que ser el proveedor/propietario, pero debe ser un miembro del personal que esté bien informado y tenga antigüedad en la organización
• Debe ser un miembro del personal que estará utilizando a SPOT regularmente, debido a los requisitos de inicio de sesión por inactividad
• No puede ser un representante de un servicio de facturación o casa de facturación
• Es responsable por crear la organización en Enterprise Identity Management (IDM)
• Es responsable por revisar todas las solicitudes de acceso de usuario final
• Es responsable por certificar anualmente el acceso a usuarios finales
Aprobador de respaldo de oficina
• No tiene que ser el proveedor/propietario, pero debe ser un miembro del personal que esté bien informado y tenga antigüedad en la organización
• Debe ser un miembro del personal que estará utilizando a SPOT regularmente, debido a los requisitos de inicio de sesión por inactividad
• No puede ser un representante de un servicio de facturación o casa de facturación
• Es responsable por revisar todas las solicitudes de acceso de usuario final
• Es responsable por certificar anualmente el acceso a usuarios finales
• No se requiere un aprobador de respaldo si no desea designar uno.
Usuario final de SPOT
• Todos los demás miembros del personal son usuarios finales de SPOT.
Información
La razón para presentación no es requerida
Las opciones disponibles en el menú desplegable son “nueva inscripción” o “cambiar inscripción.”
Instrucciones
• Seleccione la opción más adecuada del encasillado del menú desplegable.
Información
Este bloque es requisito.
Si no selecciona algo, un nuevo presentador de ID de SPOT será asignado.
Complete solo una sección: Nuevas solicitudes de ID de presentador o solicitudes de ID de presentador existentes.
Un ID de presentador es una ID específica de EDI que impulsa el acceso a SPOT. Se requiere una identificación de presentador, incluso si no está presentando reclamaciones o recuperando archivos de reclamaciones electrónicas a través de SPOT.
Todos los clientes deben obtener un nuevo ID de presentador de SPOT o un enlace a uno existente para acceder a SPOT, aunque usted no la estará utilizando para enviar sus reclamaciones.
No se harán cambios a su configuración, que no sea de EDI de SPOT, con este formulario.
Instrucciones para nuevas solicitudes de ID de presentador
• Marque el encasillado para asignar a este proveedor un nuevo ID de presentador del portal SPOT.
• Descarte el campo del proveedor del software de facturación. Esto no es necesario.
• Opcional: Marque el encasillado para inscribirse a respuestas de estado de reclamación 276/277
• SPOT incluye una función de estado de reclamación adicional que permite a todos los usuarios ver el estado de reclamación basado en reclamación por reclamación. Este encasillado es para solicitar la capacidad de enviar y recibir los archivos de transacciones ANSI X12N 276/277 a través de la función de presentación de reclamaciones/ERA en SPOT.
• Verifique que su vendedor de software apoye los archivos 276/277 antes de solicitar esta función.
Instrucciones para solicitudes de ID de presentador existente
• Para vincular o añadir 837 a una identificación de presentador de SPOT existente, marque el primer encasillado para añadir este proveedor a una identificación de presentador de SPOT existente y escriba el número de identificación del presentador de SPOT existente y el nombre de la organización.
• Esta opción debe usarse si su organización ya tiene asignada un ID de presentador de SPOT, o si se vincula a un servicio de facturación o al ID de presentador de SPOT de una casa de facturación. Su ID de presentador de SPOT y el nombre de presentador de SPOT se pueden encontrar en su carta de confirmación de inscripción de SPOT inicial o en Manejar mis roles (Manage My Roles) en IDM.
• El ID y el nombre del presentador proporcionados deben ser válidos y estar en la misma jurisdicción/contrato que el proveedor.
Información
Este bloque es requisito. ERA es un requisito de inscripción en SPOT.
Si no selecciona algo, se mantendrá la configuración de ERA existente para cualquier proveedor ya configurado para ERA. Si actualmente no recibe ERA, se configurará para ir al ID de presentador de SPOT que se solicita.
Este bloque pertenece al archivo de transacciones electrónicas ANSI X12N 835 ERA. Este archivo solo se puede enviar a un ID de presentador.
SPOT incluye una función de remesa adicional que permite a todos los usuarios ver una versión legible de la información de la remesa como una remesa estándar en papel (SPR).
Instrucciones
• Haga clic en el encasillado para asignar ERA al nuevo ID de presentador que se solicita si desea recibir el archivo ANSI X12N 835 a través de la función de presentación de reclamaciones/ERA en SPOT.
• Haga clic en el segundo encasillado para asignar ERA a un ID de presentador/receptor existente y escriba el ID de presentador de SPOT existente donde desea que se envíen sus archivos 835.
• Haga clic en el tercer encasillado para mantener la configuración de ERA existente para poder mantener su configuración de ERA actual. Si un servicio de facturación o casa de facturación que no es SPOT actualmente descarga su ERA y desea mantener esa configuración, elija esta opción.
Información
Este bloque es requisito para clientes existentes.
Este bloque puede ser obviado para cualquier solicitud de SPOT nueva.
Si usted es un nuevo cliente de SPOT, o no desea mantener ningún ID de presentador/receptor existente de SPOT, este bloque no es requisito y puede dejarse en blanco.
Instrucciones
• Escriba el nombre del presentador/receptor o los números de ID de cualquier ID de presentador/receptor de SPOT actualmente configurado que deba permanecer configurado.
• Todos los IDs de presentadores del portal que no sean de SPOT se mantendrán automáticamente.
• Todos los demás ID de presentador/receptor de SPOT se eliminarán de inmediato si no se proveen en este bloque.
Información
PC-ACE es un software gratuito que puede ser utilizado para crear archivos de presentación electrónica para presentación, y para interpretar reportes de reclamación electrónica.
Si un servicio de terceros o una casa de facturación está presentando las reclamaciones, no es necesario para usted seleccionar la opción PC-ACE a menos que usted también esté presentando reclamaciones o necesite el software para interpretar reportes.
Instrucciones
• Lea los términos del software cuidadosamente.
• Seleccione “Sí” del menú desplegable para solicitar o mantener el software de PC-ACE.
Información
Esta sección es opcional y le permite añadir cualquier combinación adicional de NPI/PTAN que desee asociar con el TIN que figura en la página uno del formulario. Un ejemplo sería incluir el NPI/PTAN de un médico practicante para el NPI provisto en la página uno del formulario, el cual SPOT puede usar para devolver un reporte de facturación comparativa (CBR) específico para ese médico y su especialidad.
Instrucciones
• Escriba el departamento o nombre del proveedor
• Escriba el PTAN y el NPI
Información
Este bloque no es requisito.
Su selección en este bloque es para propósitos de información solamente y no se utiliza para su configuración de SPOT/EDI.
Las opciones disponibles en el menú desplegable de Información adicional incluyen TIN o NPI.
Instrucciones
• Obvie o seleccione la opción más adecuada del menú desplegable.
Información
Este bloque es requisito. El formulario será devuelto si alguno de estos campos no está completado adecuadamente.
El funcionario autorizado o delegado del proveedor que figuraba en el CMS-855 debe completar esta sección con su nombre y título impresos, luego firmar y fechar el formulario. Si no está seguro de quiénes son sus funcionarios autorizados o delegados registrados, esta información se puede verificar en
PECOS. 
Esta información se encuentra en la sección “Manejo de Control” (“Managing Control”). Puede encontrar más información sobre PECOS en la
página de información de PECOS de CMS.
(enlaces en inglés)
Instrucciones
• Lea el acuerdo completo, la atestación y el requisito de firma oficial autorizada.
• Revise todo el formulario para verificar que la información provista sea precisa y completa.
• Escriba la fecha en que se firmó el formulario. La fecha debe ser un mes, un día y un año completos.
• Escriba el nombre impreso de la persona que firma el formulario.
• Escriba el título profesional de la persona que firma el formulario.
• Imprima el formulario.
• Firme en el bloque de firma escrita con un bolígrafo de tinta negra o azul.
• Permita 10 días laborables para procesar.
First Coast Service Options (First Coast) se esfuerza por garantizar que la información disponible en nuestro sitio Web del proveedor sea precisa, detallada y actualizada. Sin embargo, este sitio es dinámico y su contenido cambia diariamente. Lo mejor es acceder al sitio Web para asegurarse de contar con la información más actualizada, en lugar de imprimir artículos o formularios que pueden quedar obsoletos sin previo aviso.
