Ir al contenido
Gracias por visitar el sitio Web de First Coast Service Options. Este sitio Web es exclusivamente para que los proveedores de Medicare y profesionales del cuidado de la salud encuentren noticias recientes de Medicare y la información que afecta a la comunidad del proveedor.
Para poder presentarle un contenido personalizado enfocado en su área de interés, por favor seleccione sus preferencias a continuación:
Seleccione lo que mejor lo describe:
Seleccione su localización:
Seleccione su línea de negocio:
El propósito de este sitio Web es proporcionar información y noticias sobre el programa de Medicare solamente para los profesionales de la salud. Todas las comunicaciones y los temas relacionados con sus beneficios de Medicare son manejados directamente por Medicare y no a través de este sitio Web. Para una experiencia más completa, le recomendamos que visite Medicare.gov o llame al 1-800-MEDICARE. En caso que su proveedor no presente su reclamación de Medicare consulte estos recursos para recibir asistencia con la misma.
Únase eNews       In English
Tamaño de texto:
YouTube LinkedIn Email Imprima
Enviar un enlace a esta página
[Múltiples direcciones de email deben estar separadas por punto y coma.]
Last Modified: 10/4/2021 Location: FL, PR, USVI Business: Part A, Part B

Preguntas frecuentes acerca de requisitos de firma

P: ¿Cuáles son los requisitos de firma para documentación médica? ¿Existen algunas excepciones? ¿Qué sucederá si presento un registro médico sin la autenticación requerida?
R: CMS requiere que cualquier servicio de Medicare provisto u ordenado debe ser autenticado por el autor -- el que proveyó u ordenó el servicio. La autenticación se puede realizar a través de una firma escrita a mano u electrónica; sin embargo, firmas estampadas no son aceptables.
Además, cualquier documento presentado para substanciar la necesidad médica de un servicio facturado a Medicare debe identificar claramente el paciente, fecha de servicio, y el proveedor del servicio. El propósito del requisito de autenticación (firma) es el de asegurar que los servicios prestados han sido documentados apropiadamente con exactitud, revisados, y autenticados.

Resumen de las pautas de firma -- formas aceptables de autenticación

Los siguientes métodos de autenticación han sido considerados aceptables por CMS:
Firma escrita a mano -- una marca o signo colocado en un documento médico para significar conocimiento, aprobación, aceptación, u obligación por la persona que proveyó u ordenó los servicio especificados en el registro médico. Los requisitos para este formulario de autenticación dependen de si la firma es considerada legible o ilegible
Firma legible -- formas aceptables de presentación:
Firma legible completa
La primera inicial legible y el apellido
Las iniciales colocadas arriba de un nombre impreso o escrito a máquina
Las iniciales acompañadas por el registro de firma -- lista el nombre impreso o escrito a máquina del autor asociado con las iniciales o una firma ilegible. Los registros de firma pueden estar incluidos en la página donde las iniciales o firma ilegible es emitida, o pueden ser presentadas como un documento separado
Las iniciales acompañadas por una declaración de certificación -- deben ser firmadas y fechadas por el autor del registro médico, deben estar asociadas con un registro médico específico, y deben contener suficiente información para identificar al beneficiario
Nota: Una nota escrita a mano que no esté firmada puede ser aceptada como autenticación siempre y cuando otras entradas en la misma página tengan la misma caligrafía y hayan sido firmadas.
Firma ilegible -- formas aceptables de presentación:
Firma ilegible colocada arriba del nombre impreso o escrito a máquina
Firma ilegible donde el membrete, adresógrafo, u otra información en la página que indique la identidad de la persona que firmó la entrada. Por ejemplo, el nombre del proveedor puede estar circulado para indicar la identidad de la persona que firmó la entrada
Firma ilegible acompañada por un registro de firma -- lista el nombre impreso o escrito a máquina del autor asociado con las iniciales o una firma ilegible. Los registros de firma pueden estar incluidos en la página donde las iniciales o firma ilegible es utilizada, o puede ser presentada como un documento separado
Firma ilegible acompañada por una declaración de certificación -- debe estar firmada y fechada por el autor de la entrada del registro médico, debe estar asociada con una entrada médica específica, y debe contener información suficiente para identificar al beneficiario
Firmas electrónicas -- un sonido, símbolo, o proceso adjunto o lógicamente asociado con un registro médico electrónico para significar conocimiento, aprobación, aceptación, u obligación por la persona que proveyó u ordenó los servicios especificados en la entrada médica.
Las firmas electrónicas deben estar autenticadas, protegidas contra el mal uso y modificación, y deben ser identificadas fácilmente como firmas electrónicas, en vez de escritas a máquina
Puesto que la persona representada por la firma electrónica conlleva responsabilidad por la autenticidad de la información, los médicos son altamente aconsejados que se asesoren con sus abogados y aseguradoras de negligencia médica acerca del uso de métodos de firma alternos

Resumen de las pautas de firma -- formas no aceptadas de autenticación

Los siguientes métodos de autenticación han sido considerados como no aceptables por CMS y pueden resultar en un error CERT:
Nota escrita a máquina sin firmar con el nombre del proveedor escrito a máquina
Nota escrita a máquina sin firmar sin el nombre del proveedor escrito a máquina
Nota escrita a mano sin firmar (la única entrada en la página)
Firma ilegible que no es colocada arriba de un nombre impreso o escrito a máquina
Firma ilegible que no está identificada en un membrete o adresógrafo
Firma ilegible que no está acompañada por un registro de firma o declaración de certificación
Firma estampada
“Firma en el archivo”

Resumen de las pautas de firma -- marco de tiempo de 20 días para solicitudes de documentación de CERT

Si el contratista de documentación (CDC) de CERT solicita una declaración de certificación o un registro de firma para autenticar un registro médico, la organización que facturó la reclamación debe presentar la declaración de solicitud o registro al CDC dentro de 20 días de calendario.
El marco de tiempo de 20 días comienza cuando:
El revisor realiza contacto por teléfono con el proveedor, o
La carta de solicitud del revisor es recibida por la oficina postal de los Estados Unidos

Requisitos de firma -- excepciones

Certificación de enfermedad terminal de centro de cuidados paliativos -- un facsímile de una firma electrónica original o escrita a mano es una forma aceptable de autenticación para certificación de enfermedad terminal de centro de cuidados paliativos
Órdenes de pruebas diagnósticas clínicas -- una orden sin firmar de una prueba diagnóstica clínica que es acompañada por la documentación médica firmada que demuestra la intención del médico que provee los servicios en la prueba a ser realizada, es una forma aceptable de autenticación para la prueba
Otras reglamentaciones e instrucciones de CMS acerca de los requisitos de firma, tales como los estándares de puntualidad de beneficios particulares, toman precedencia en las pautas listadas arriba. En casos donde la reglamentación relevante, determinación de cobertura o manual de CMS describa requisitos de firma específicos (por ejemplo, firmas acerca de los planes del cuidado de la salud, deben ser firmados antes que esos servicios sean prestados), esos requisitos de firma tomarán precedencia
Sello de goma - uso de un sello de goma para la firma, de acuerdo con el Rehabilitation Act de 1973, en el caso de un autor con una discapacidad física que pueda proporcionar la prueba a un contratista de CMS de su incapacidad para incluir su firma debido a su discapacidad. Al colocar el sello de goma, el proveedor está certificando que ha revisado el documento

Requisitos de firma para recetas electrónicas (eRx)

La receta electrónica es la transmisión de receta o información relacionada a receta a través de medios electrónicos. Los profesionales del cuidado de la salud pueden transmitir electrónicamente nuevas recetas como también respuestas a solicitudes de renovación directamente a una farmacia a través de un sistema eRx calificado, el cual elimina la necesidad de escribir o enviar por fax recetas médicas de sustancias no controladas.
Recetas electrónicas para medicamentos de Parte B: sustancias no controladas -- si un proveedor envía una orden para una sustancia no controlada a través de un sistema eRx calificado, el proveedor no es requerido producir una copia impresa firmada como evidencia para sustanciar la orden del medicamento.
Recetas electrónicas para medicamentos de Parte B: sustancias controladas -- la Drug Enforcement Agency (DEA) no permite la receta de sustancias controladas a través de los sistemas de recetas electrónicas; por lo tanto, solamente una copia impresa firmada (a bolígrafo) de la receta será aceptada como evidencia para sustanciar una orden de medicamento de sustancias controladas.
Nota: CMS describe los requisitos de firma para la documentación médica, así como las excepciones a las pautas en el IOM de CMS Pub. 100-08 Manual de Integridad del Programa de Medicare, Capítulo 3, Sección 3.4.1.1 PDF externo (en inglés).
First Coast Service Options (First Coast) se esfuerza por garantizar que la información disponible en nuestro sitio Web del proveedor sea precisa, detallada y actualizada. Sin embargo, este sitio es dinámico y su contenido cambia diariamente. Lo mejor es acceder al sitio Web para asegurarse de contar con la información más actualizada, en lugar de imprimir artículos o formularios que pueden quedar obsoletos sin previo aviso.