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Last Modified: 6/23/2021 Location: FL, USVI Business: Part A

MINUTAS DE REUNIÓN

Grupo Asesor en Asuntos de Asistencia y Educación del Proveedor (POE-AG) de Parte A de Florida e Islas Vírgenes de los Estados Unidos

Martes, 23 de marzo de 2021

2-3:30 p.m.

Participantes externos
Melissa Bagby, TLC Rehab
Gloria Beazley, DaVita Kidney Care
Dale Gibson, Dale R. Gibson
Diane Harris, Mayo Clinic
Shirley Knoll, TLC Rehab
Felice Landry, Reingruber A Division of Saltmarsh, Cleveland & Gund, CPAs and Consultants
Anna Navarette, Baptist Health South Florida
Rita Sturm, UF Health Jacksonville
Brenda Tuohey, Health First
Jamille Winters, Orlando Health
Participantes internos
Kimberly Karnes, MAC JN Project Manager, Provider Outreach and Education (POE)
Mary Pita Carrazana, Provider Relations Representative (PRR), POE
Gloria Franceschini, PRR, POE
César Hernández, Sr. PRR, POE
Charles Johnson, PRR, POE
Robert Lewis, PRR, POE
Stephanie Scott, PRR, POE
Terri Stanton, Sr. PRR, POE
Ursula Weaver, PRR, POE

Agenda

1. Bienvenida y presentaciones
2. Repaso de minutas/temas de acción de la reunión anterior
3. First Coast está oficialmente activo en LinkedIn y YouTube
4. Actualizaciones de Coronavirus (COVID-19)
5. Demostración del Contratista Independiente Cualificado de la Parte A Este
6. Actualización/proyecto de datos de Inscripción al proveedor
7. Estrategia educativa de First Coast del 2021 para la Parte A
8. Programa de Autorización Previa
9. Mejoras de Aprendizaje al Momento
10. Mejoras de SPOT (reconsideraciones)
11. Conferencia virtual de Medicare Speaks 2021 y próximos eventos
12. Discusión abierta y anuncios
13. Verificar todos los temas de acción y cierre: Próxima reunión – 13 de julio

Bienvenida y presentaciones

Kimberly Karnes dio la bienvenida a todos a la reunión y el personal de First Coast se presentó, seguido de miembros externos que hicieron presentaciones.

Repaso de minutas/temas de acción de la reunión anterior

Kim revisó los elementos de acción de la reunión anterior. No hubo elementos de acción pendientes de la reunión anterior.

First Coast está oficialmente activo en LinkedIn y YouTube

Kim anunció que First Coast está oficialmente activo en YouTube: YouTube.com/FirstCoastServiceOptions, y compartió su pantalla para mostrar nuestra página. Kim también habló sobre el siguiente conjunto de videos en los que están trabajando los educadores de POE y Stephanie Scott destacó los videos de inscripción de nuevos proveedores.

Actualizaciones de Coronavirus (COVID-19)

Grupo de trabajo de la vacuna contra COVID-19
Kimberly brindó una breve descripción general del grupo de trabajo colaborativo de COVID-19 de First Coast-Novitas.
Series de alertas de facturación de COVID-19
Stephanie proveyó detalles adicionales, incluida información sobre la serie de alertas de facturación y los problemas que está viendo el grupo de trabajo está viendo. El grupo de trabajo ha recibido varias remisiones para educación sobre reclamaciones de infusión de vacunas y anticuerpos monoclonales (mAb). Estas referencias incluyen problemas de procesamiento de reclamaciones debido a que se facturan varias unidades en un solo artículo de línea, códigos que se facturan con modificadores no válidos (es decir, QW y CS), problemas de elegibilidad del proveedor debido a que el NPI se cruzó con varios PTAN o no es válido, PTANs inelegibles e infusiones de mAb que se administran en la sala de emergencias o en un hospital para pacientes ambulatorios. Estamos brindando educación enfocada a los proveedores que experimentan estos problemas de facturación. También proveemos orientación en nuestro sitio web y en educación generalizada para facturar estos servicios. Muchos de estos asuntos se abordan en nuestro artículo de Alertas de facturación de COVID-19. Estamos actualizando continuamente este artículo según surgen nuevos problemas.
De estos problemas de procesamiento de reclamaciones, el que más vemos es para las infusiones de mAb que se administran en el lugar de servicio (POS) 19 (Fuera del campus - Hospital para pacientes ambulatorios), 22 (En el campus - Hospital para pacientes ambulatorios) y 23 (Sala de emergencias - Hospital). Estamos denegando reclamaciones cuando las administraciones de infusión de mAb se facturan en uno de estos POS en la Parte B bajo el grupo médico. Cuando CMS estableció los criterios de cobertura para estos servicios, ningún componente profesional se "dividió" para permitir que tanto los profesionales como las instituciones facturaran por el mismo código que otros códigos de procedimientos ambulatorios. Es nuestra expectativa que para esta situación, el médico que atiende al paciente deba facturar el código de evaluación y manejo apropiado y las facturas del hospital por la infusión de mAb. Stephanie solicitó los comentarios de miembros del POE AG sobre esta situación. ¿Algún miembro de POE AG trabaja con grupos de médicos que atienden a pacientes en la sala de emergencias o en un hospital para pacientes ambulatorios y están administrando infusiones de mAb?
Página web de COVID-19
Charles Johnson brindó información sobre la página web de COVID-19 y las actualizaciones recientes. Indicó que la página web se actualiza constantemente con la información más reciente sobre la emergencia de salud pública (PHE) del COVID-19, las pruebas y las vacunas. La página web de COVID-19 ahora incluye información incluida en la parte superior de la vacuna COVID-19 y las infusiones de anticuerpos monoclonales (mAb). Hemos vinculado los artículos de la edición especial de CMS para los códigos de vacunas, así como varios artículos sobre la facturación de la vacuna y los códigos de administración y las preguntas frecuentes (FAQ). También hemos incluido artículos sobre la facturación de los servicios, ya sea la Parte A o la Parte B, y reclamaciones únicas, así como facturación por lista. Charles alentó a los participantes a que se tomasen unos minutos para revisar esta información, especialmente si el proveedor o la instalación está o proporcionará las administraciones de vacunación o los servicios de infusión de mAb.
Próximos eventos y grabaciones
Charles compartió que First Coast organizó recientemente algunos webinars relacionados con COVID-19 y organizará más a lo largo del año. Realizamos un webinar sobre facturación y actualizaciones de COVID-19 el 11 de marzo y la grabación está disponible en nuestra página de aprendizaje al momento. También tenemos una grabación disponible desde el 12 de enero sobre la facturación de las vacunas contra el COVID-19 y las listas de facturación. Cualquier sesión de educación adicional también se grabará y estará disponible en la página.
Charles añadió que nuestro próximo webinar relacionado con COVID-19 será el 7 de abril, sobre el proceso de recuperación de pagos anticipados de Medicare (A/B) de COVID-19. También organizaremos una teleconferencia de Pregúntele al contratista o un webinar de ACT en mayo sobre las últimas actualizaciones e información, que pronto estarán disponibles para inscribirse. Los participantes pueden acceder al calendario de eventos para obtener información de todos nuestros próximos eventos.

Demostración de apelaciones del QIC Parte A Este

Terri Stanton informó que llevó a cabo un webinar titulado Demostración de apelaciones de contratistas independientes cualificados (QIC) de la Parte A del Este: proceso y resultados, el 10 de febrero. Resumió que el webinar proporcionó una descripción general de la demostración de apelaciones, información sobre los beneficios de participar en la demostración, cómo los proveedores pueden participar, y revisó algunos de los resultados favorables y desfavorables más actuales de las discusiones telefónicas. Se revisaron consejos para ayudar a los proveedores con resultados favorables junto con recursos en los sitios web de First Coast, C2C y CMS.
Terri y Ursula Weaver co-manejaron este proyecto. Para el año calendario 2020, realizaron 160 actividades educativas, que consistieron en webinars, artículos, mensajes por correo electrónico, cartas, beneficios de la participación en el folleto de demostración de QIC u otro material del sitio web sobre casos en los que el QIC ofreció discusiones telefónicas a los proveedores. Ursula cerró 89 casos de reconsideración para varios proveedores que contactamos para ofrecer educación adicional, ya sea que el proveedor participó o no en una conversación telefónica con el QIC, algunos aceptaron nuestra oferta de educación adicional, algunos declinaron y algunos no recibieron una respuesta. A pesar de que ellos pueden rechazar o nunca responder a nuestros intentos, los proveedores aún reciben enlaces directos por correo electrónico a recursos aplicables hacia los tipos de decisiones desfavorables que recibieron para ayudarlos a tratar de evitar determinaciones desfavorables en el futuro.
Además de la educación enfocada y generalizada de First Coast sobre la demostración, POE añadió recientemente un nuevo artículo a la página dedicada Demostración de apelaciones del QIC en la Parte A de la página web del proveedor. El artículo aborda las denegaciones comunes para los servicios de un centro de enfermería especializada (SNF) para pacientes hospitalizados y cómo evitarlos con la documentación adecuada en el expediente médico.

Actualización de inscripción al proveedor y proyecto de datos

Stephanie brindó una actualización sobre el tema de la inscripción de proveedores. POE sigue teniendo el subcomité de inscripción de proveedores de POE AG y la próxima reunión está programada para el 29 de marzo. Si usted está interesado en unirse al subcomité, déjele saber a Stephanie enviando un correo electrónico a Stephanie.Scott@fcso.com. Stephanie lo incluirá a usted en todas las comunicaciones futuras e invitaciones.
Stephanie informó que el proyecto de datos ha sido revisado y que pronto comenzará la implementación del plan. Ella se comunicará con los miembros del POE AG durante todo el proceso para obtener sus opiniones y comentarios.
Además, Stephanie ha completado los videos educativos actuales sobre temas específicos de inscripción. Hay nueve videos sobre los temas de la 855R revisada, acciones legales adversas finales, sistema de I&A, PECOS, revalidación, dueño único versus propietario único, comprensión de las brechas de facturación, discrepancias de nombres y cómo completar el formulario de transferencia electrónica de fondos (EFT). Usted puede encontrar todos los videos en el canal de YouTube de First Coast en www.YouTube.com/FirstCoastServiceOptions. Estamos planificando convertir los tutoriales del sitio web en videos cortos y añádirlos al canal de YouTube también, con suerte para fin de año.

Estrategia educativa de First Coast del 2021 para la Parte A

Kim agradeció a los miembros por sus respuestas a la encuesta de Ursula y sus temas sugeridos para la educación de POE. Kim compartió que el nuevo año del contrato comenzó en febrero y resumió la estrategia educativa y las áreas de enfoque de POE. Se incluyen varios temas no relacionados con pagos indebidos, como SNF (que ya tiene programados dos seminarios web próximos), Centros de salud calificados federalmente (FQHC), enfermedad renal en etapa terminal (ESRD) y temas relacionados con tasas de pago indebidas, incluyendo rehabilitación de pacientes ambulatorios, medicamentos y productos biológicos, y ambulancias y errores en la presentación de reclamaciones. Kimberly agregó que la educación sobre COVID-19 seguirá siendo un enfoque. POE también seguirá asociándose y colaborando con la Asociación de Salud de Florida (FHA) y la Asociación de Hospitales de Puerto Rico. Kim agregó que la educación incluirá temas relacionados con las operaciones comerciales, como las opciones para que los proveedores envíen expedientes médicos electrónicamente y que POE se está asociando con el Departamento de Auditoría y Reembolso de Proveedores (PARD). PARD añadirá un video de "Cómo reabrir un reporte de costos" que se añadirá a la página de YouTube de First Coast. Finalmente, la estrategia educativa de POE 2021 incluye más educación en SPOT.

Programa de autorización previa para ciertos servicios de OPD

Robert Lewis informó sobre el programa de autorización previa (PA) para ciertos servicios del departamento de pacientes ambulatorios de hospital (OPD), implementado por CMS el 1 de julio de 2020 para cinco categorías de servicios de OPD que incluyen blefaroplastia, inyecciones de toxina botulínica, paniculectomía, rinoplastia y ablación de venas . El programa incluye los OPD del hospital que brindan ciertos servicios de OPD y están inscritos en el programa de pago por servicio (FFS) de Medicare.
Durante los últimos nueve meses, First Coast ha facilitado 11 webinars para abordar el programa de PA y las categorías de servicios, incluido el proceso de solicitud de autorización, posibles respuestas y directrices de documentación. La educación ha resultado en una reducción del 84% en la tasa de rechazos de solicitudes de autorización previa. Robert añadió que, comenzando el 1 de julio, se añadirán dos nuevas categorías de servicios al programa: fusión cervical con extracción de disco y neuroestimuladores espinales implantados. CMS publicó las directrices y los códigos asociados en la guía operativa del “Programa de autorización previa para determinados servicios de hospital para pacientes ambulatorios”. Se compartirá información adicional a medida que CMS provea instrucciones.
Robert también compartió el artículo "Proceso de exención para proveedores de OPD" y delineó el nuevo proceso de exención de autorización previa para proveedores de OPD de hospital, demostrando cumplimiento con la cobertura de Medicare, codificación y reglamentos de pago. La exención permanecerá en vigor durante seis meses o hasta que CMS retire la exención. CMS o sus contratistas eximirán a los proveedores que presentaron al menos 10 solicitudes y lograron un umbral de afirmación provisional de PA de al menos el 90% durante una evaluación semestral. Al lograr este porcentaje de afirmaciones provisionales, el proveedor estaría demostrando comprensión de los requisitos para presentar reclamaciones precisas. La notificación de una exención o retiro de una exención se proveerá al menos 60 días antes de la fecha de vigencia. En el artículo se pueden encontrar detalles adicionales, incluido el cronograma específico relacionado con la exención. Los proveedores exentos no deben presentar solicitudes de autorización previa. Los proveedores que no alcanzaron el umbral de la tasa de cumplimiento deben continuar enviando solicitudes de autorización previa como de costumbre. Robert terminó dejándole saber al grupo que un webinar está programado para el jueves 25 de marzo para cubrir esta información y más.

Mejoras de Aprendizaje al Momento

César Hernández discutió los próximos cambios a la página de Aprendizaje al Momento. Actualmente, todas nuestras ofertas educativas de autoservicio se pueden encontrar en diferentes partes de la página web y, a veces, puede resultar difícil encontrar lo que necesita. La rediseñada página de Aprendizaje al Momento resolverá ese problema. Vamos a una página "landing" donde todos los productos educativos como animaciones, grabaciones de seminarios web, capacitaciones basadas en la web y videos de YouTube se agruparán en listas de reproducción con enlaces directos al producto.

Mejoras de SPOT (reconsideraciones)

César compartió que SPOT permite a los usuarios con acceso presentar un segundo nivel de apelaciones o reconsideraciones al QIC usando SPOT. Además, los usuarios también pueden acceder a una copia de sus determinaciones y cartas de redeterminación. Este cambio entró en vigor el mes pasado. Realizamos un seminario web el 11 de marzo de 2021 sobre el registro y las funciones de SPOT, incluidas instrucciones sobre cómo enviar una reconsideración. La grabación se puede encontrar en la página de Aprendizaje al Momento. César animó a los participantes a aprovechar esta nueva función y todas las características que SPOT tiene para ofrecer.

Conferencia virtual de Medicare Speaks 2021 y próximos eventos

Ursula Weaver compartió los planes para nuestra Conferencia virtual de Medicare Speaks 2021, que incluye tres eventos virtuales, a través de Cvent, para simplificar el proceso de registro y crear una experiencia virtual atractiva para los proveedores.
La primera conferencia es la Conferencia Virtual de Medicare de las Islas Vírgenes de EE.UU. 2021, programada para el 21 de abril, de 9 a.m. a mediodía. Discutiremos las actualizaciones de COVID-19, las actualizaciones de SPOT, las visitas anuales de bienestar, las tendencias de datos de reclamaciones y los recursos del sitio web. La conferencia está en el calendario de eventos y los participantes pueden inscribirse.
La segunda conferencia virtual se enfoca en los servicios de evaluación y manejo (E/M) e incluirá clases como los cambios de 2021, cuidados críticos, servicios de sala de emergencias, visitas anuales de bienestar y el ejemplo de la hoja de cálculo de E/M. La conferencia virtual de E/M se llevará a cabo del 9 al 10 de junio, y el mercadeo comenzará a fines de abril.
La próxima conferencia virtual es nuestra Conferencia virtual First Coast Medicare Speaks 2021 e incluirá nuevos temas y clases de educación enfocadas en la especialidad. Esta conferencia aún está en desarrollo, pero el evento está programado para el 18 y 19 de agosto, y el mercadeo se espera para fines de junio.
Nuestra conferencia virtual final estará dedicada a nuestra comunidad de proveedores en Puerto Rico, y esa conferencia está programada para el 1 y 2 de septiembre.
Ursula añadió que nuestro calendario de educación regular se está llenando y mencionó varios eventos próximos, incluidos algunos que se facilitarán en español.

Discusión abierta y anuncios

Hubo una pregunta acerca de si se debe apelar la denegación de una reclamación cuando el servicio no está relacionado con el diagnóstico marcado en el sistema, con referencia al artículo SE21002 de la Edición Especial (SE) de MLN Matters PDF externo. De acuerdo con CMS, el proveedor puede apelar la denegación.
También hubo una pregunta sobre los ajustes de reclamaciones relacionados con las actualizaciones del 1 de enero de 2021. Se informó a los participantes que si se requiere un ajuste, la información que incluye la acción del proveedor y las instrucciones generalmente se añade a la página web de First Coast en Asuntos de Procesamiento.
Ursula compartió información sobre las nuevas encuestas de CMS vigentes el 1 de abril, incluidas cinco nuevas para eventos educativos de POE.

Verificar todos los temas de acción y cierre

No hubo elementos de acción pendientes.
Úrsula concluyó la reunión a las 3:30 p.m. La próxima reunión está programada para el 12 de julio de 2021.
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