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Last Modified: 8/26/2020 Location: FL, USVI Business: Part B

MINUTAS DE REUNIÓN

Grupo Asesor en asuntos de asistencia y educación del proveedor (POE AG) de la Parte B de Florida e Islas Vírgenes de los Estados Unidos

Jueves, 5 de marzo de 2020

2-3:30 p.m.

Participantes externos
Melissa Bagby, TLC Rehab
Davia Bailey, The Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS)
Teresa Beard, Mayo Clinic (Florida)
Brian Brijbag, Corin USA
Pamela Butler, Sarasota Memorial Health Care System
Shane Carter, Palmer College of Chiropractic
Holly Cassano, Forensic Healthcare Partners
Angel DeHart, Rockledge MRI & PED Center & Brevard Neurology
Nancy Farrington, Foundational Health Center-Dr. John Young
Mary Beth Ferrando, Ph.D., Edward S Walker MD PA
Melissa Franco, Cleveland Clinic Florida
Karen Frost, Capital Health Plan
Susan Fulton, Fulton Medical Billing LLC
Gianni Gonzalez, HealthCare Management Solutions
April Hicks, Baptist Medical Center
Shandra Jenkins, Escambia County BOCC Public Safety Division
Shirley Knoll, TLC Rehab
Najwa Liscombe, UF Health
Leslie Marone, 21st Century Oncology
Barbara McIntyre, High Springs Medical Center
Tara Montgomery, Ascension Sacred Heart Hospital
Phyllis Murray, University of Florida Jacksonville Physicians, Inc.
Bonnie O'Rourke-Barr, Synergy Fitness and Wellness Center
Jill Paiva, Medicomp, Inc.
Anna Schneider, First Coast Medical Group of Brevard LLC
Christine Schuenemann, TLC Rehab
Donna Smith, Lorraine Molinari & Associates, Inc.
Michelle Smith Flowers, Oncology Managers of Florida
Jamie Sotelo, USF Health
Rachel Spade, Henry Schein Medical Systems Inc./MicroMD
Wilma Torres, Coleman Consulting Group, Inc.
Rona Traub, Florida Department of Health
Brenda Tuohey, Health First
Kathleen Tyndall, Orthopedic Specialists
Anna Valdes, Dermatology Medical Partners
Allison Wakeland, CPC, Small Surgery Practice & ASC
Shelly Williams, UPM
Tara Wilson, Health First Medical Group
Michael Zelin, Mira Zelin, DO, LLC
Holly Zuschlag-Martin, Nature Coast EMS
Participantes internos
Shari Bailey, Manager, Data Analysis and Compliance (DAC)
Mary Pita Carrazana, Provider Relations Representative (PRR), DAC
Catie Fry, Web editor, Novitas Solutions
Cesar Hernandez, Manager, Electronic Data Interchange (EDI) and the Secure Provider Online Tool (SPOT)
Charles Johnson, PRR, Provider Outreach and Education (POE)
Kimberly Karnes, Sr. Manager, POE
Robert Lewis, PRR, POE
Cara Page, PRR, DAC
Terri Stanton, Sr. PRR, POE
Ursula Weaver, PRR, POE

Agenda

Bienvenida y presentaciones
Repaso de minutas/temas de acción de la reunión anterior
Miembro de otro grupo asesor de Contratista Administrativo de Medicare (MAC)
Actualización del sitio web del proveedor de First Coast
Encuestas de Qualtrics
Actualización de Secure Provider Online Tool (SPOT)
Transición a IDM
Actualización del Education Action Team (EAT)
Chequeo después de la transición al Identificador de Beneficiario de Medicare (MBI)
Serie de Educación de Medicare como Pagador Secundario (MSP) – ¿Qué sigue?
Videos en el horizonte (Parte B)
Vistazo a la estrategia educativa de este año
Reducción de la tasa de error
Medicare Speaks 2020
Inscripción del proveedor
Discusión abierta y anuncios
Verificar todos los temas de acción y clausura - Próxima reunión: 16 de julio de 2020

Bienvenida y presentaciones

Kimberly Karnes dio la bienvenida a todos a la reunión y los miembros del personal de First Coast se presentaron e identificaron los departamentos que representaban.

Repaso de minutas/temas de acción de la reunión del 7 de noviembre de 2019

Kim revisó los elementos de acción y las respuestas de la última reunión, que se resumen en las minutas de la reunión del 7 de noviembre de 2019.

Miembro de otro grupo asesor de MAC

Kim indicó, según el manual electrónico (IOM) de los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS), Manual de Comunicaciones de Beneficiario y Proveedor de MAC, Capítulo 6 - Programa de Servicio al Cliente para Proveedores, los POE AGs operan independientemente de otros comités asesores MAC existentes. Sin embargo, aunque los miembros del POE AG pueden ser miembros de otros comités asesores, la mayoría de los miembros del POE AG no serán miembros actuales de ningún otro grupo asesor de MAC. Los MACs se esforzarán por mantener la diversidad profesional y geográfica dentro del POE AG y contarán con representantes de las principales especialidades de proveedores o instituciones proveedoras a las que sirven. Pidió a todos los miembros del POE AG de First Coast que también eran miembros de otros POE AG de MACs que enviaran un correo electrónico a Julie.Stiles@fcso.com explicando las circunstancias.

Actualización del sitio web del proveedor de First Coast

Catie Fry proporcionó la actualización e invitó a todos los clientes a usar la nueva encuesta de satisfacción, que ha estado activa desde principios de enero. La pestaña de comentarios ahora aparece a la derecha de la ventana del navegador y está destinada a que los clientes nos envíen sus comentarios sobre una función o página de contenido en el sitio web o en SPOT. Indicó que algunos clientes también pueden ser invitados, a través de un cuadro emergente en el centro de su pantalla, para completar una encuesta de satisfacción sobre su experiencia general en línea con nosotros. Ella dijo que revisamos los comentarios diariamente en tiempo real y agradecemos sus comentarios.
Kim también proporcionó una actualización sobre la encuesta del Indicador de Satisfacción de MAC (MSI) y compartió mejoras en el proceso implementadas por First Coast con base en los resultados de la encuesta del año pasado.
Catie también informó al grupo que había nuevas herramientas de gateway para la Inscripción de Proveedores y las Apelaciones disponibles en el centro de herramientas. Consulte estas páginas para obtener detalles sobre las características y las instrucciones. Estas herramientas están abiertas para todos y no requieren un perfil de SPOT o inicio de sesión para usarlas.

Actualización de SPOT

César Hernández compartió que el sistema de Enterprise Identity Management (EIDM) actual de CMS, que aloja SPOT, hará la transición en el futuro al nuevo sistema de Manejo de Identidad (IDM) de CMS. La fecha de transición inicial comunicada en la reunión ha sido pospuesta. Estén atentos a las eNews de First Coast para recibir notificaciones sobre la nueva fecha de transición. Esta transición tendrá un impacto en los usuarios finales y aprobadores de SPOT.
En base a una pregunta de un participante, César reiteró cómo los aprobadores y los usuarios finales trabajan dentro de SPOT y explicó el proceso de registro e inscripción actual, alentando a los miembros a contactar al servicio de asistencia de SPOT con cualquier pregunta.

Actualización del EAT

Mary Pita Carrazana proporcionó una actualización sobre el EAT y el equipo de Análisis de Datos y Cumplimiento (DAC). Reiteró el propósito del equipo de EAT y pidió que los miembros del POE AG se familiaricen con el sitio web del proveedor y utilicen los consejos, herramientas, preguntas frecuentes y WBTs desarrollados por el EAT.
Mary revisó los principales errores, que están cubiertos en las preguntas frecuentes para las reclamaciones devueltas como no procesables y denegaciones. Ella también abordó una nueva herramienta, la herramienta del formulario interactivo de reclamación CMS-1500, y cómo acceder.

Chequeo después de la transición al MBI

Terri Stanton dijo que First Coast tuvo una transición exitosa al uso del nuevo MBI, el cual entró en vigencia el 1 de enero de 2020. First Coast ha estado monitoreando los porcentajes de rechazo de reclamaciones para reclamaciones presentadas sin el MBI y estos han sido extremadamente bajos. Agradeció a los miembros del POE AG por ayudar a compartir comunicados, las mejores prácticas en un artículo en nuestro sitio web y asistir a nuestros eventos sobre la transición al MBI.
La educación sobre la transición al MBI ha estado en curso desde el otoño de 2016. En 2019, First Coast incluyó el tema en 51 eventos, publicó artículos mensuales con la comparación de utilización de JN con información nacional para alentar a nuestra comunidad de proveedores a presentar reclamaciones con el MBI antes de la transición final . A principios de abril pasado, se publicó un mensaje de IVR (en inglés y español) que recordaba a los proveedores que deben usar el nuevo MBI del paciente, a partir del 1 de enero de 2020, con el mensaje alentando el uso de los MBI ahora para todas las transacciones de Medicare para garantizar una transición sin problemas y explicado tres formas de obtener el MBI si no lo tuvieran.
Durante el último trimestre de 2019, First Coast realizó llamadas educativas individuales a 184 proveedores en Florida, Puerto Rico y las Islas Vírgenes de EE.UU. von bajas tasas de utilización del MBI y envió por correo una combinación de 576 cartas y envíos de MBI a proveedores en nuestra jurisdicción con bajas tasas de utilización de MBI. Además, el equipo del sitio web de First Coast envió comunicados del MBI a casi 8,000 usuarios de cuentas de SPOT, alertándolos sobre la fecha límite del MBI y las formas de obtener el MBI para evitar impactos en los pagos. Los comunicados acerca del MBI también se enviaron por correo electrónico a los socios comerciales de Medicare de EDI y se agregó un enlace al artículo de MBI a SPOT en Twitter. First Coast también envió por correo electrónico el volante de Cuenta Regresiva al MBI a 543 asociaciones y sociedades de Florida, y 29 sociedades de Puerto Rico.
Y, por último, First Coast incluyó la cuenta regresiva final al MBI en la Edición de Invierno de la Actualización de 2019 de la Delegación de First Coast, que es nuestro boletín trimestral del congreso que se envía por correo a 81 delegados del congreso y miembros del personal en toda nuestra jurisdicción.

Serie de Educación de MSP – ¿Qué sigue?

Ursula proporcionó la actualización acerca de las series educativas de MSP. El año pasado, se llevó a cabo la serie educativa de MSP, una serie de seis eventos de Colaboración del POE de MAC A/B, para educar a nuestra comunidad de proveedores de Medicare sobre los fundamentos del programa de MSP y las grabaciones de todos los webcasts de la serie están disponibles en nuestra página de Aprendizaje Al Momento.

Videos en el horizonte (Parte B)

Kim anunció que POE estaba entusiasmado con los nuevos videos de "micro aprendizaje" que se están desarrollando actualmente.
Kim dijo que habrá 12 videos en total para comenzar este año. Cinco videos serán un "enfoque de especialidad médica" acerca de los códigos o servicios de alto riesgo que más contribuyen a la tasa CERT de JN. Planificamos que esas duraciones de video tengan una duración de 8-10 minutos. Siete de los videos serán instructivos enfocados en reducir la carga administrativa y las consultas, y aumentar el autoservicio. La duración del video para esos será de aproximadamente cinco minutos. Terri dijo que POE envió a todos los miembros de POE AG una serie de preguntas sobre algunos temas de video. Indicó que First Coast esperaba tener una discusión sobre esos temas hoy.
Terri Stanton hizo preguntas relacionadas con un video de incidente a y los desafíos que los miembros pueden estar teniendo. Terri abordó las solicitudes de los participantes para incluir ejemplos de escenarios, incluido un posible escenario más complejo. Basado en la pregunta de un participante con respecto a las pautas sobre la documentación de los servicios compartidos divididos, aunque no se abordaría en un video de incidente a, puede cubrirse en una capacitación basada en la web más adelante en el año.
Ursula Weaver hizo preguntas sobre apelaciones y sobrepagos, con respecto a los códigos incluidos en remesas de pago, y respondió una pregunta sobre el servicio al cliente para apelaciones.
Robert Lewis hizo preguntas sobre los servicios de ambulancia con respecto a lo que puede contribuir a errores en la documentación médica y la necesidad médica. Se dirigió a la sugerencia de un participante de incluir un diagrama proporcionado por la sociedad nacional de ambulancias. Kim sugirió a otro miembro que se comunique con el servicio al cliente de Medicaid con una denegación de ambulancia de Medicaid.
Stephanie Scott informó que First Coast está desarrollando videos sobre ensayos de medicamentos y psicoterapia y planteó las siguientes preguntas a los miembros del POE AG:
Psicoterapia - Dos hallazgos de error comunes relacionados con estos códigos son documentar el tiempo y actualizar el tratamiento de forma periódica, generalmente al menos cada tres meses.
1. ¿Cuáles son las barreras que los proveedores están enfrentando al capturar y actualizar esta información para las sesiones?
2. ¿Se implementaron las mejores prácticas o procesos para garantizar que se capture esta información?
3. ¿Existen características de EHR que dificultan/ayudan a los proveedores a documentar el tiempo?
4. ¿Están ocurriendo/afectando situaciones en las que se ve al paciente en localidades separadas de donde se encuentran los registros?
Ensayos de medicamentos - Los resultados de error que se producen para estos códigos están relacionados principalmente con las evaluaciones de riesgos. Hemos visto errores en los que los plazos de detección no se correlacionan con la evaluación de riesgos para el paciente específico, a menudo la detección más o menos frecuente.
1. Según su experiencia, ¿qué afecta al proveedor al ordenar evaluaciones basadas en su evaluación de riesgos?
5. ¿Los proveedores reevalúan el riesgo del paciente, pero no lo documentan?
6. ¿Existen mejores prácticas que pueda recomendar para ayudar a los proveedores a ordenar en función de la evaluación de riesgos documentada?
Charles Johnson preguntó acerca de los desafíos con el Manejo de Atención Crónica (CCM) y los problemas de documentación. Abordó la pregunta de un participante con respecto a la documentación de los planes de atención del CCM, los servicios basados en el tiempo y cómo se incorporará al video de CCM. Indicó que se incluiría información de la documentación, pero los nuevos códigos de atención primaria crónica no se abordarían en el video.
Un miembro sugirió la telesalud como posible tema de video, y otro sugirió servicios de laboratorio. Kim pidió a los miembros que enviaran sus comentarios respondiendo al correo electrónico enviado anteriormente.

Vistazo a la estrategia educativa de este año

Proyecto de reducción de la tasa de error (ERRP)
Terri compartió que el equipo del ERRP tuvo un gran éxito el año pasado y vio muy buenos resultados en la reducción de las tasas de error para algunos temas de interés. Este año continuaremos con algunos de esos temas con un perfil alto, ya sea por las tasas de error o por el programa de Investigación y Educación Enfocada (TPE).
Terri dijo que un nuevo tema agregado este año es para Denosumab (Prolia™, Xgeva™ [J0897]). Prolia ™ es un medicamento recetado que se usa para tratar la osteoporosis en mujeres después de la menopausia, que tienen un alto riesgo de fractura o no pueden usar otro medicamento para la osteoporosis u otros medicamentos que no funcionaron bien. First Coast tuvo consultas recientes sobre nuestra política médica sobre este medicamento, por lo que crearemos una pregunta frecuente (FAQ) para proporcionar aclaraciones.
First Coast continuará con los servicios de ambulancia, que se centra principalmente en los servicios de ambulancia de emergencia y no emergencia entre varios contratistas de revisión médica. El Contratista de Revisión Médica Suplementaria (SMRC) actualmente tiene dos revisiones para emergencias y no emergencias y ha publicado los resultados de una revisión completa. También hay tres revisiones del Contratista de Auditoría de Recuperación (RAC) que se realizan para 'Servicios de Ambulancia de Emergencia: Requisitos de Documentación y Necesidad Médica', 'Servicios de Ambulancia Facturados durante los períodos de Hospicio' y 'Servicios de Ambulancia de No Emergencia: Soporte Vital Avanzado y Soporte Vital Básico: Necesidad Médica y Documentación'. También ha habido varios reportes de la Oficina del Inspector General (OIG) sobre servicios de ambulancia en los últimos años.
Terri afirmó que First Coast también continuará con los servicios de ensayos de medicamentos de laboratorio clínico debido a las altas tasas de error continuas, y esos servicios también continúan con TPE. Stephanie Scott indicó que First Coast estaba organizando una clase en Medicare Speaks sobre ensayos de medicamentos y realizó un webcast el 19 de noviembre de 2019, y la grabación está disponible en nuestra página de aprendizaje al momento.
Terri dijo que la Terapia Física (PT), específicamente los servicios para ejercicios terapéuticos, seguirá siendo un tema de enfoque nuevamente este año, así como los servicios psiquiátricos y de psicoterapia. Indicó que las clases sobre PT, servicios de ambulancia y psicoterapia se incluirán en nuestros simposios de Medicare Speaks y First Coast también está en el proceso de diseño y desarrollo de videos sobre esos tres temas.
Medicare Speaks 2020
Durante la reunión, Ursula Weaver habló sobre el próximo calendario y ubicaciones de Medicare Speaks. Sin embargo, debido al Coronavirus (COVID-19), First Coast ha pospuesto Medicare Speaks. Le enviaremos un comunicado una vez que las fechas futuras estén disponibles.
Actualizaciones de inscripción del proveedor
Stephanie informó que First Coast continúa con el subcomité de inscripción de proveedores del POE AG, que se reunió el miércoles 4 de marzo. Stephanie indicó, si está interesado en unirse, enviarle un correo electrónico a Stephanie.Scott@fcso.com.
Dio una imagen instantánea del plan para inscripción del proveedor en 2020, sin dejar de centrarse en las actualizaciones y mejoras para la sección de inscripción de proveedores en el sitio web, incluida la creación de videos centrados en temas para ayudar con consultas frecuentes y razones para el desarrollo. Se tienen planificados videos acerca del formulario CMS-855R revisado, Sistema de Inscripción del Proveedor en Línea (PECOS) y el sistema de Identidad y Acceso (I&A).

Discusión abierta y anuncios

Kim solicitó comentarios/aportes de todos los asistentes. Ella específicamente solicitó comentarios sobre los programas de hospicio y Medicare Advantage para beneficiar el próximo webcast.
Destacó nuestra nueva página web y recursos de Coronavirus (COVID-19), así como un artículo que anuncia la nueva prueba de laboratorio de COVID-19. Se le preguntó a Kim sobre la información relacionada con la aprobación de los servicios de acupuntura de Medicare, para lo cual ella indicó que haría un seguimiento.

Verificar todos los temas de acción y clausura

Los siguientes temas de acción/consultas fueron capturados durante la reunión:
Proporcionar cualquier información sobre los servicios de acupuntura aprobados por Medicare.
Kim Karnes dio fin a la reunión a las 3:30 p.m. Indicó que la próxima reunión sería el 16 de julio de 2020.
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