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Last Modified: 8/23/2020 Location: FL, USVI Business: Part A

MINUTAS DE REUNIÓN

Grupo Asesor en Asuntos de Asistencia y Educación del Proveedor (POE AG) de la Parte A para Florida e Islas Vírgenes de los Estados Unidos

Martes, 3 de marzo de 2020

2-3:30 p.m.

Participantes externos
Melissa Bagby, TLC Rehab
Davia Bailey, Center for Medicare & Medicaid Services (CMS)
Gloria Beazley, DaVita
Dale Gibson, Dale R. Gibson
Steven Greenspan, Optum360
Shirley Knoll, TLC Rehab
Felice Landry, Reingruber, A Division of Saltmarsh, Cleveland & Gund, CPAs and Consultants
Amy Manning, Central Florida Health
Ana Navarrete, Baptist Health South Florida
Lisa Spake, Orlando Health
Brenda Tuohey, Health First
Participantes internos
Shari Bailey, Manager, Data Analysis and Compliance (DAC)
Mary Pita Carrazana, Provider Relations Representative (PRR), DAC
Cesar Hernandez, Manager, Electronic Data Interchange (EDI) and Secure Provider Online Tool (SPOT)
Charles Johnson, PRR, Provider Outreach and Education (POE)
Robert Lewis, PRR, POE
Brad Plevyak, Manager, Novitas and First Coast Provider Websites
Stephanie Scott, PRR, POE
Terri Stanton, Sr. PRR, POE
Ursula Weaver, PRR, POE

Agenda

1. Bienvenida y presentaciones
2. Repaso de minutas/temas de acción de la reunión anterior
3. ¿Miembro de otro grupo asesor de MAC? Favor de enviar correo electrónico a Julie.Stiles@fcso.com
4. Actualización de la página web del proveedor de First Coast
5. Actualización de SPOT
6. Registrándose después de la transición al Identificador del Beneficiario de Medicare (MBI)
7. Series de educación secundaria de Medicare – ¿Qué sigue?
8. Videos en el horizonte (Parte A/B)
9. Vistazo a la estrategia educativa de este año
Reducción de la tasa de error
Evaluación y manejo (E/M)
Inscripción del proveedor
Medicare Speaks 2020
10. Discusión abierta y anuncios
11. Verificar todos los temas de acción y clausura: Próxima reunión – 14 de julio de 2020

Bienvenida y presentaciones

Terri Stanton dio la bienvenida a todos en la reunión.

Repaso de minutas/temas de acción de la reunión anterior

Terri revisó cómo acceder a las minutas de las reuniones anteriores de POE AG en el sitio web de proveedores de First Coast. Hubo un elemento de acción pendiente para revisar de la reunión anterior.

Miembro de otro grupo asesor del Contratista Administrativo de Medicare (MAC)

Terri indicó que el manual electrónico establece que los miembros de POE AG pueden ser miembros de otros comités asesores y la mayoría de los miembros de POE AG no deben ser miembros actuales de ningún otro grupo asesor de MAC. First Coast pregunta si usted es miembro de otro POE AG de MAC, que por favor envíe un correo electrónico a Julie Stiles a Julie.stiles@fcso.com.

Actualización de la página web del proveedor de First Coast

Brad Plevyak se presentó como el administrador del sitio web de First Coast e invitó a todos los clientes a utilizar nuestra nueva encuesta de satisfacción, que ha estado activa desde principios de enero. La pestaña de comentarios, que ahora aparece a la derecha de la ventana del navegador, está destinada a que los clientes nos envíen sus comentarios sobre una característica particular o página de contenido en el sitio web o en SPOT. Algunos clientes también pueden ser invitados, a través de un cuadro emergente en el centro de su pantalla, para completar una encuesta de satisfacción sobre su experiencia general en línea con nosotros. El equipo web revisa los comentarios diariamente en tiempo real y agradece sus comentarios. Las nuevas herramientas de acceso para la inscripción y las apelaciones ahora están en línea y disponibles en nuestro centro de herramientas. Consulte sus páginas para obtener detalles sobre características e instrucciones. Estas herramientas están abiertas para todos y no requieren un perfil SPOT o inicio de sesión para usarlas

Actualización de SPOT

Cesar Hernández proveyó actualizaciones acerca del portal de internet de First Coast, SPOT. El Enterprise Identity Management system (EIDM) actual de CMS, que aloja el SPOT, hará la transición en el futuro a un nuevo sistema de manejo de identidad de CMS o IDM. La fecha de transición inicial comunicada en la reunión ha sido pospuesta. Estén atentos a las noticias electrónicas de First Coast para recibir notificaciones sobre la nueva fecha de transición. Esta transición tendrá un impacto en los usuarios finales y aprobadores de SPOT.

Registrándose después de la transición al MBI

Terri Stanton informó sobre la campaña MBI (definir aquí). First Coast se complace en anunciar una transición exitosa al uso del MBI que entró en vigencia el 1 de enero de 2020. Desde el primer año, First Coast ha estado monitoreando los porcentajes de rechazo de reclamaciones para reclamaciones presentadas sin el MBI y estos han sido extremadamente bajos.
First Coast desea agradecer a nuestros miembros de POE AG que ayudaron a nuestro equipo asesor y de educación de proveedores a compartir comunicaciones, enviándonos algunas de sus mejores prácticas sugeridas que First Coast compartió en un artículo en nuestro sitio web, e incluyó en nuestros seminarios web, y asistió y compartió nuestros eventos sobre la transición de MBI.
Como la mayoría de ustedes saben, First Coast ha estado educando acerca de la transición de MBI durante casi tres años. Solo en 2019, First Coast incluyó el tema de la transición de MBI en 51 eventos, (combinación de seminarios web y cara a cara). First Coast publicó artículos mensuales que incluían la utilización de MBI para JN y, en comparación, la utilización nacional para seguir alentando a nuestra comunidad de proveedores a presentar reclamaciones con el MBI antes de la transición final. Durante el último trimestre de 2019, First Coast realizó llamadas educativas individuales a 184 proveedores en Florida, Puerto Rico y las Islas Vírgenes de EE.UU. que tenían bajas tasas de utilización de MBI. First Coast también envió por correo 576 cartas y envíos de correo MBI a proveedores en nuestra jurisdicción con bajas tasas de utilización de MBI, todos los esfuerzos para ayudar a nuestro proveedor a evitar rechazos de reclamaciones en la implementación final.
Nuestro equipo del sitio web de First Coast también fue un jugador clave para ayudar a los proveedores con la transición al enviar comunicaciones de MBI a aproximadamente 8,000 usuarios de cuentas SPOT, alertándolos sobre la fecha límite y las formas de obtener el MBI a través de la herramienta de búsqueda de MBI para evitar impactos en los pagos . Nuestro equipo del sitio web también creó un video corto sobre la herramienta de búsqueda de MBI para que nuestros proveedores pudieran ver cuán simple es usarlo. Las comunicaciones de MBI también se enviaron por correo electrónico a los socios comerciales de EDI de Medicare y se añadó un enlace al artículo de MBI a SPOT en Twitter.
First Coast también envió el volante de Cuenta regresiva hacia el MBI (Countdown to MBI) en un correo electrónico a 543 asociaciones y sociedades de Florida, y 29 sociedades de Puerto Rico.
Comenzando el pasado abril, se publicó un mensaje del sistema de respuesta de voz interactiva (IVR) en inglés y español para recordarles a los proveedores que deben comenzar a usar el nuevo MBI de sus pacientes de Medicare, desde el 1 de enero de 2020. El mensaje alentó el uso de los MBI ahora para todas las transacciones de Medicare para garantizar una transición sin problemas y explica las tres formas de obtener el MBI si no lo tenían.
Y, por último, First Coast incluyó la cuenta regresiva final de MBI en la edición de invierno de First Coast Delegation Update 2019, que es nuestro boletín trimestral del Congreso que se envía por correo a 81 delegados del Congreso y miembros del personal en toda nuestra jurisdicción.
First Coast se complace en informar que todos estos esfuerzos realizados por nuestro equipo de POE y nuestro equipo del sitio web de First Coast, así como por nuestra comunidad de proveedores que se prepararon con anticipación y asistieron a nuestros eventos, dieron como resultado que la mayoría de nuestros proveedores tuvieran una transición exitosa.

Series educativas de MSP – ¿Qué sigue?

Charles Johnson habló sobre nuestra serie educativa de MSP. El POE de First Coast participa mensualmente en el equipo de trabajo del MAC de POE A/B, que es un grupo de trabajo colaborativo, compuesto por representantes de POE de los MAC A/B de todas las naciones. First Coast utiliza este grupo de trabajo para analizar los esfuerzos de POE en todo el país y potencialmente desarrollar materiales para la educación de Medicare. Nuestro esfuerzo en conjunto asegura una comunicación y educación consistentes para que los proveedores y los médicos tengan la información que necesitan para presentar reclamaciones de manera adecuada y recibir el pago adecuado de manera oportuna. A través de nuestras discusiones, First Coast determinó que una de las principales consultas que reciben los MAC cada mes es sobre la elegibilidad del paciente y MSP.
El año pasado, el equipo de trabajo desarrolló una educación de MSP diferente a los webcasts nacionales. La serie educativa de MSP, una serie de seis eventos de colaboración del MAC de POE A/B, fue diseñada para educar a nuestra comunidad de proveedores de Medicare sobre los fundamentos del programa MSP. Estas sesiones se llevaron a cabo de julio a noviembre.
Los webcasts de la serie se enfocaron en: Comprender los conceptos básicos del programa MSP, Planes basados en el patrono, Planes no basados en el patrono, Recopilación de información de MSP y Facturación de reclamaciones de MSP (un webcast separado para la Parte A y la Parte B). Las grabaciones de todos los webcasts de la serie están disponibles en nuestra página de Aprendizaje al momento.
Si usted no asistió a la serie, First Coast le recomienda que revise las grabaciones y que las comparta con su personal. Además, si presta servicios en un área con múltiples MAC, cada MAC de A B en el país proporcionó la misma transmisión por Internet. Por lo tanto, si ha asistido a estas transmisiones web o ha revisado las grabaciones de otro MAC, la información básica es la misma, pero cada MAC incluyó detalles específicos sobre sus procesos o herramientas.
En cuanto al grupo de trabajo, actualmente estamos compilando y revisando todas las preguntas y respuestas de los webcasts de la nación y crearemos preguntas frecuentes basadas en esta información. Una vez completado, el grupo de trabajo se los enviará a CMS con la esperanza de crear un recurso de MLN nacional para MSP. Entonces, queda más por venir en esos esfuerzos.
Este año, First Coast comenzó a traducir cada una de estas transmisiones web y las ofrecerá en español, la primera de las cuales se llevará a cabo este jueves 5 de marzo. El curso está actualmente disponible para inscripción.
Ya que la serie de MSP tuvo tanto éxito, el grupo de trabajo del MAC de POE A/B se está centrando en otros temas, incluidos la telesalud, los programas de tratamiento de opioides y otros, pero siempre estamos abiertos a cualquiera de sus sugerencias.

Videos en el horizonte (Parte A/B)

Terri explicó los nuevos videos en el horizonte. First Coast se complace en expresarle acerca de nuestros nuevos videos de "microaprendizaje" que están actualmente en desarrollo. Habrá 12 en total para comenzar este año. Cinco videos tendrán un "enfoque de especialidad médica" en los códigos o servicios de alto riesgo que más contribuyen a la tasa CERT de JN. First Coast planifica que esos videos tengan una duración de 8-10 minutos.
Siete de los videos serán de instrucción y se centrarán en reducir la carga administrativa y las consultas, y aumentarán el uso de herramientas de autoservicio. La duración del video para ellos será de aproximadamente cinco minutos.
Para garantizar que First Coast comprenda la verdadera "causa raíz" y aborde los puntos correctos en los videos, enviamos a todos nuestros miembros de POE AG un correo electrónico hace unas semanas con una serie de preguntas sobre algunos de nuestros temas de los videos. Dado que algunas de nuestras instalaciones de la Parte A pueden tener organizaciones basadas en proveedores, First Coast incluyó a nuestros miembros de la Parte A en todos los temas a pesar de que algunos temas puedan estar más enfocados en la Parte B.
Algunas preguntas enviadas a nuestros miembros de POE AG.
Psicoterapia:
Dos hallazgos de error comunes relacionados con estos códigos son documentar el tiempo y actualizar el tratamiento periódicamente, generalmente al menos cada tres meses.
¿Cuáles son las barreras que los proveedores enfrentan al capturar y actualizar esta información para las sesiones?
¿Cuáles son las mejores prácticas o procesos implementados para garantizar que se capture esta información?
¿Existen características de EHR que dificultan/ayudan a los proveedores a documentar el tiempo?
¿Están ocurriendo/afectando situaciones en las que se ve al paciente en ubicaciones separadas de donde se encuentran los registros?
Pruebas de drogas:
Los hallazgos de error que se producen para estos códigos están relacionados principalmente con las evaluaciones de riesgos. First Coast ha visto errores en los que los plazos de detección no se correlacionan con la evaluación de riesgos para el paciente específico, a menudo la detección más o menos frecuente.
De su experiencia, ¿qué afecta al proveedor de ordenar pruebas de detección basadas en sus evaluaciones de riesgo?
¿Están reevaluando los proveedores el riesgo del paciente, pero no lo documentan?
¿Existen mejores prácticas que pueda recomendar para ayudar a los proveedores a ordenar basado en la evaluación de riesgos documentada?
Si no pudo responder a las preguntas, está bien porque First Coast espera tener una discusión sobre esos temas hoy..

Vistazo a la estrategia educativa de este año

Reducción de las tasas de error
Terri proveyó una actualización sobre el Proyecto de reducción de tasas de error (ERRP). El equipo de ERRP tuvo un gran éxito el año pasado y vio algunos muy buenos resultados en la reducción de las tasas de error para algunos de nuestros temas de enfoque. Este año, First Coast continuará con algunos de esos temas que tienen un alto perfil, ya sea por sus tasas de error o porque son un foco de Investigación y Educación Enfocada (TPE) o las revisiones están siendo realizadas por otros contratistas de revisión.
La Parte A de SNF se está monitoreando actualmente para la educación potencial sobre el Modelo de pago enfocado en el paciente (PDPM). Además, el SNF también figura como una nueva revisión del Contratista de Revisión Médica Suplementaria (SMRC). First Coast vigilará esa revisión a medida que el SMRC publique información.
Un nuevo tema que First Coast añadió este año es para J0897 (Denosumab (Prolia™, Xgeva™). Prolia™ es un medicamento recetado que se usa para tratar la osteoporosis en mujeres. Hemos tenido algunas consultas recientes sobre la administración del medicamento, por lo que First Coast creará una pregunta frecuente (FAQ) para proveer aclaraciones sobre su administración y política médica.
First Coast continuará con los servicios de ambulancia nuevamente este año. Todavía hay bastante enfoque en los servicios de ambulancia de emergencia y de no emergencia entre varios contratistas de revisión médica. El SMRC actualmente tiene dos revisiones para emergencias y no emergencias y han publicado los resultados de una revisión completa. También se realizan tres revisiones del Contratista de Auditoría de Recuperación (RAC) para los Servicios de ambulancia de emergencia: Requisitos de documentación y necesidad médica, Servicios de ambulancia facturados durante los períodos de hospicio y Servicios de ambulancia que no son de emergencia: Soporte vital avanzado y Soporte vital básico: Necesidad y documentación médica. Como recordarán de nuestras reuniones anteriores, también ha habido varios informes de la Oficina del Inspector General (OIG) sobre servicios de ambulancia en los últimos años.
First Coast continuará con los servicios de detección de drogas de laboratorio clínico debido a las altas tasas de error continuas, y esos servicios también continúan en TPE.
La terapia física (PT), específicamente los servicios para ejercicios terapéuticos, seguirá siendo un tema de interés nuevamente este año, así como los servicios psiquiátricos y de psicoterapia.
Las clases de PT, ambulancia y servicios de psicoterapia se incluirán en nuestros simposios de Medicare Speaks este año y Úrsula hablará sobre eso en solo unos momentos.
E/M
Robert Lewis proporcionó detalles sobre los cambios de E/M del 2021. Para E/M, durante el próximo año habrá un enfoque multinivel, basado en parte en lo que se anunció a través del Reglamento Final para el año calendario 2020. Dado que las directrices actuales de E/M existentes están vigentes durante este año, planeamos realizar transmisiones por Internet de E/M comenzando en abril y luego continuar cada dos meses a partir de entonces, abordando diferentes categorías o tipos de E/M, como cuidado hospitalario, instalaciones de enfermería y visitas a emergencias y manejo de cuidado crónico. Durante nuestras sesiones de Medicare Speaks, y para nuestras transmisiones por Internet en noviembre, First Coast prestará atención adicional a los cambios de 2021 que afecten las visitas a consultorios/pacientes ambulatorios anunciados a través del Reglamento Final a medida que First Coast se prepara para actualizarse para alinearse con estos cambios, ya finalizados por la Asociación Médica Americana y la Junta Editorial Actual del Current Procedural Terminology® (CPT®).
Inscripción del proveedor
Stephanie Scott informó que este año sigue teniendo el subcomité de inscripción de proveedores de POE AG. Si los miembros de POE AG están interesados en participar en el subcomité de inscripción de proveedores, pueden informar a Stephanie enviando un correo electrónico a Stephanie.Scott@fcso.com y ella lo incluirá a usted en todas las comunicaciones futuras e invitaciones.
Para dar una idea de nuestro plan de inscripción en el 2020, First Coast continuará enfocándose en actualizaciones y mejoras para la sección de inscripción de proveedores en nuestro sitio web; esto incluye la creación de videos enfocados en temas que ayudarán con las preguntas frecuentes y razones para el desarrollo. Actualmente, First Coast tiene videos planificados sobre el 855R revisado, la cadena de inscripción de proveedores y el sistema (PECOS) y el sistema de identidad y acceso.
Medicare Speaks 2020
Durante la reunión, Úrsula Weaver habló sobre el próximo itinerario y ubicaciones de Medicare Speaks. Sin embargo, debido al Coronavirus (COVID-19), First Coast ha pospuesto Medicare Speaks en este momento. Enviaremos comunicación con fechas futuras una vez que estén disponibles.

Discusión abierta y anuncios

Úrsula preguntó al grupo si les gustaría que First Coast viniera a sus instalaciones para ofrecer capacitación de cualquier tipo para enviarle un correo electrónico directamente a ella o enviar la solicitud desde el formulario de solicitud de POE en el sitio web del proveedor.

Verificar todos los temas de acción y clausura

Se capturó un tema de acción durante la reunión:
Dale Gibson enviará un correo electrónico con sus inquietudes acerca de que el MBI no provea el número corregido en el Acceso al Sistema Remoto (DDE)
Terri concluyó la reunión a las 3:30 p.m.
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