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Last Modified: 1/31/2020 Location: FL, USVI Business: Part B

MINUTAS DE REUNIÓN

Grupo Asesor en asuntos de asistencia y educación del proveedor (POE AG) de la Parte B de Florida e Islas Vírgenes de los Estados Unidos

Jueves, 7 de noviembre de 2019

2-3:30 p.m.

Participantes externos
Melissa Bagby, TLC Rehab
Brian Brijbag, Accurate Chiropractic Clinic
Pamela Butler, Sarasota Memorial Health Care System
Shane Carter, Palmer College of Chiropractic
Philip Choung, Carpe Diem Consulting
Kim Corkins, Watson Clinic, LLP
Jessica Costa-Serrano, Baptist Health South Florida
Angel DeHart, Rockledge MRI & PED Center/Brevard Neurology
Nancy Farrington, Foundational Health Center-Dr. John Young
Samantha Fowler, Clearway Pain Solutions Institute
Melissa Franco, Cleveland Clinic Florida
Karen Frost, Capital Health Plan
Susan Fulton, Fulton Medical Billing LLC
Gianni Gonzalez, Healthcare Management Solutions
Cynthia Hambidge, Atlantic Orthopaedic Group
Shandra Jenkins, Escambia County BOCC Public Safety Division
Michelle Jennings, Medical Insurance Services/Consultants, Inc.
Shirley Knoll, TLC Rehab Inc.
Najwa Liscombe, UF Health
Marilyn Lopez, New Life Medical Institute Inc.
Ani Marrero, Unique Career Academy for Medical Billing & Coding
Kathy McIntyre, University of Florida Health Proton Institute
Rachael Mitchell, Excellence Health
Tara Montgomery, Ascension Sacred Heart Hospital
Phyllis Murray, AAPC/University of Florida Jacksonville Physicians Inc.
Bonnie O’Rourke-Barr, Synergy Fitness and Wellness Center
Laura Porter, Rehabilitation and Electrodiagnostics P.A.
Valerie Prusia, Prusia Medical Practice Consultant
Eric Riker, Gulf Coast Cardiothoracic Surgeons
Eric Romanelli, Physical Therapy 4U
Anna Schneider, First Choice Medical Group of Brevard, LLC
Michelle Smith Flowers, Oncology Managers of Florida
Rachel K.L. Spade, Henry Schein Medical Systems Inc. MicroMD
Brenda Tuohey, Health First
Anna Valdes, Dermatology Medical Partners
Mary Beth Walker, Edward S. Walker, MD
Tara Wilson, Health First Medical Group
Kissem Winger, CORA Physical Therapy
Participantes internos
Mary Pita Carrazana, Provider Relations Representative (PRR), Data Analysis and Compliance (DAC)
Charles Johnson, PRR, Provider Outreach and Education (POE)
Kimberly Karnes, Sr. Manager, POE
Robert Lewis, PRR, POE
Cara Page, PRR, DAC
Brad Plevyak, Manager, Provider websites
Ursula Weaver, PRR, POE

Agenda

1. Bienvenida y presentaciones
2. Repaso de minutas/temas de acción de la reunión del 18 de julio de 2019
3. Actualización de la página web del proveedor de First Coast
4. Actualización del Secure Provider Online Tool (SPOT)
5. Resultados y plan de acción del Indicador de Satisfacción de Medicare (MSI) de 2019
6. Education Action Team (EAT)
7. Nueva Tarjeta de Medicare (MBI): ¿Está listo para el 1 de enero de 2020?
8. Colaboraciones educativas
Series de Medicare como Pagador Secundario (MSP) con el Grupo de Trabajo del Contratista Administrativo de Medicare (MAC) de POE A/B
9. Actualizaciones de Estrategia de Asistencia y Educación del Proveedor
Reducción de tasas de error
Inscripción del proveedor
Evaluación y manejo (E/M)
10. Discusión abierta y anuncios
11. Verificar todos los temas de acción y clausura: Próxima reunión – por ser determinada (TBD)

Bienvenida y presentaciones

Kim Karnes dio la bienvenida a todos a la reunión y los miembros del personal de First Coast se presentaron e identificaron los departamentos que representaban.

Repaso de minutas/temas de acción de la reunión del 18 de julio de 2019

Kim revisó los temas de acción y las respuestas de la última reunión, que se resumen en el acta de la reunión del 18 de julio.

Actualización de la página web del proveedor de First Coast

Brad Plevyak se presentó como el nuevo administrador de la página web. Ha tenido el mismo papel con Novitas, la compañía hermana de First Coast, durante más de 20 años, y expresó su entusiasmo al considerar las oportunidades futuras. Explicó los planes futuros para mejorar el diseño de la página de inicio de First Coast y cómo la retroalimentación de las encuestas es la forma más efectiva de implementar el cambio: que (en comparación con el anterior) un nuevo, más rápido y mejor método de encuesta está en el horizonte.

Actualización de SPOT

Charles Johnson informó en nombre de Cesar Hernández, acerca de las actualizaciones del portal de internet de First Coast, el SPOT. El equipo de SPOT ha mejorado las siguientes herramientas y funcionalidades:
Resumen de Datos del Proveedor (PDS) – Este es un reporte de facturación gratuito e integral que ayuda a identificar posibles problemas de facturación de Medicare mediante un análisis detallado de los patrones de facturación en comparación con los de tipos de proveedores similares. Con actualizaciones recientes, los proveedores ahora pueden recuperar datos de los 12 meses anteriores a la fecha actual (en lugar de seis meses). A través de SPOT, los proveedores pueden acceder al área de Documentación segura y hacer una selección para solicitar un reporte de PDS.
Sistema de Transacción de Elegibilidad (HETS) de HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico) – Se han realizado actualizaciones a la información de elegibilidad disponible a través del sistema HETS relacionada con el Programa de Prevención de la Diabetes de Medicare (MDPP) y el beneficio de hospicio, al que se puede acceder a través de SPOT.
Él demostró cómo localizar el centro de ayuda SPOT a través de la página web de First Coast.

Resultados del MSI de 2019 MSI y plan de acción

Kim proporcionó una actualización sobre el MSI más reciente, una encuesta a los clientes de MAC sobre su satisfacción con áreas/departamentos separados del MAC. Cubrió puntuaciones y resultados, explicando cómo First Coast responderá a los comentarios recibidos, con énfasis en las áreas del Centro de Contacto de los Proveedores, inscripción de proveedores y POE.

EAT

Cara Page proporcionó una actualización en nombre de Christine Cubillan en relación con EAT y el equipo DAC. Desde la reunión de julio de POE AG, el equipo de EAT ha lanzado una nueva herramienta interactiva de formulario de reclamación CMS-1500 en la página web de First Coast. El propósito del formulario de reclamación interactivo es proporcionar a los proveedores/proveedores pautas básicas sobre cómo completar adecuadamente cada campo en el formulario de reclamación estándar CMS-1500 (02/12), junto con proporcionar los loops/segmentos para los formatos electrónicos equivalentes de reclamaciones. La herramienta se demostró en línea durante la reunión y se brindaron las vías de acceso:
Se puede acceder yendo directamente al Centro de Herramientas, luego destacando Reclamaciones o
Yendo a Recursos de Reclamaciones, seleccionando Directrices de Presentación de Reclamación, y navegando hacia abajo hasta el Formulario interactivo CMS-1500 (02/12)

MBI: ¿Está listo para el 1 de enero de 2020?

Ursula Weaver informó a nombre de Terri Stanton sobre el MBI y cómo POE ha estado educando sobre las nuevas tarjetas de Medicare y la transición al nuevo MBI desde septiembre de 2016.
Como parte de nuestra campaña educativa, hemos incluido educación en el MBI en todos nuestros seminarios web, eventos cara a cara y en nuestros simposios de Medicare Speaks en Tallahassee, Tampa y Puerto Rico a fines de este mes. También hemos realizado sesiones educativas centradas en el MBI. Además hemos estado revisando los datos de utilización de MBI mensualmente, identificando a nuestros remitentes de reclamaciones de mayor volumen y contactándolos por teléfono para ayudarlos con las barreras de MBI y para ayudarnos a aumentar nuestros porcentajes de utilización de MBI. Terri agradeció a los miembros de POE AG que respondieron a nuestros correos electrónicos ofreciendo mejores prácticas para compartir con la comunidad de proveedores. Esta información ha sido compartida en la página web del proveedor de First Coast y distribuida a través de eNews.

Colaboraciones Educativas

Charles Johnson report cómo POE de First Coast participa mensualmente en el grupo de trabajo de MAC de POE A/B, el cual es un grupo de trabajo colaborativo de representantes de POE de todos los MAC A/B de la nación. Este grupo de trabajo analiza los esfuerzos de POE en todo el país y desarrolla materiales para la educación de Medicare. Este esfuerzo en conjunto asegura una comunicación y educación consistentes para que los proveedores y médicos tengan la información que necesitan para presentar reclamaciones de manera adecuada y recibir el pago adecuado de manera oportuna. A través de nuestras discusiones, determinamos que una de las principales consultas que reciben los MAC cada mes es acerca de la elegibilidad del paciente y el MSP.
En marzo, el grupo de trabajo desarrolló la serie educativa MSP, una serie de seis eventos colaborativos del MAC de POE A/B. La serie de transmisiones web está diseñada para educar a nuestra comunidad de proveedores de Medicare acerca de los fundamentos del programa MSP. Cada MAC involucrado en el grupo de trabajo fue responsable de entregar una transmisión web mensual sobre los diversos aspectos de MSP. Estas sesiones se llevaron a cabo desde julio hasta noviembre.
Los temas de la serie se centraron en: comprender los conceptos básicos del programa MSP, los planes basados en el patrono, los planes no basados en el patrono y la recopilación de información de MSP. Las grabaciones de todos los webcasts están disponibles en nuestra página de Aprendizaje Al Momento.
El próximo año, el grupo de trabajo del MAC de POE A/B se centrará en otros temas y siempre estamos abiertos a sugerencias.

Actualizaciones de estrategia de asistencia y educación del Proveedor

Reducción de las tasas de error
Ursula Weaver informó a nombre de Terri Stanton y proporcionó una actualización sobre el Proyecto de Reducción de la Tasa de Error. El equipo del proyecto continúa concentrándose en los temas impulsados por las altas tasas de error de CERT y otras fuentes de datos, como los informes de la Oficina del Inspector General (OIG) y las revisiones específicas de investigación y educación enfocada (TPE).
Para la Parte A, nos hemos enfocado en los centros de enfermería especializada (SNF). Para la Parte B, nos hemos enfocado en servicios de ambulancia de emergencia y de no emergencia, servicios de laboratorio clínico, cardiología, terapia ambulatoria, servicios psiquiátricos y servicios quiroprácticos.
Estamos contentos de informar que tres de nuestros temas están en camino de tener una tasa de error más baja que en 2018. Los temas restantes están manteniendo una tasa ligeramente más alta que la de 2018, solo unas pocas décimas de porcentaje. Actualmente estamos esperando el lanzamiento del reporte final del CERT que debería estar disponible en cualquier momento con las tasas de error finales.
Actualizaciones de inscripción al proveedor
Ursula Weaver informó a nombre de Stephanie Scott y explicó que seguimos teniendo el subcomité de inscripción de proveedores de POE AG, quienes tuvieron una reunión el 1 de noviembre. Si usted está interesado en unirse, envíe un correo electrónico a Stephanie.Scott@fcso.com. Ella le incluirá en futuras comunicaciones e invitaciones.
Ursula brindó una actualización sobre los videos educativos que se están completando para inscripción de proveedores. Se han completado cuatro videos y tenemos muchos más planificados para el futuro. Durante la reunión, revisamos el video más reciente que analiza las diferencias para inscribir dueños únicos versus propietarios únicos.
E/M
Robert Lewis dio una actualización relacionada con E/M y explicó que la regla final para el año calendario 2020 se emitió el 1 de noviembre, y que hay cambios sustanciales para tener en cuenta y prepararse.
En febrero de 2019, la Asociación Médica Americana (AMA) y el Comité Editorial del Current Procedural Terminology (CPT) finalizaron las actualizaciones del conjunto de códigos de oficina/paciente ambulatorio, y CMS decidió aceptar y aplicar estos cambios. Las actualizaciones centrales de E/M para el año calendario 2020 se aplican solo a las visitas de pacientes de oficina/ambulatorios. Las actualizaciones se implementarán en 2021. Para el año calendario 2020, Medicare continuará aplicando y siguiendo las directrices actuales de ‘95 y ‘97 para todos los E/M.
Acerca de las actualizaciones, los siguientes cuatro puntos dan un resumen de alto nivel:
1. La extensión de la historia y el examen físico no es un elemento en la selección de servicios de pacientes de oficina o ambulatorios; se incluirán cuando sean médicamente apropiados, según lo determine el profesional médico que reporta el servicio
12. Habrá nuevas definiciones de código y períodos de tiempo específicos en lugar de "tiempos típicos" para cada nivel de código de visita de oficina
13. En cuanto a los códigos de oficina, se eliminará el 99201 y se utilizará un nuevo código de servicio prolongado, 99XXX
14. Las directrices e instrucciones se aplicarán y se permitirán para seleccionar un nivel de servicio de E/M de paciente de oficina/ambulatorio basado en el nivel de toma de decisiones médicas O en el tiempo total de los servicios de E/M realizados en la fecha del encuentro
Durante el próximo año, First Coast tendrá a E/M como una prioridad y un tema de educación basado en estos cambios.

Discusión abierta y anuncios

Kim solicitó retroalimentación comentarios/de todos los asistentes.

Verificar todos los temas de acción y clausura

Los siguientes temas de acción/preguntas fueron capturados durante la reunión:
§ Preguntar si hay algún plan para cambiar las limitaciones de tiempo del reporte de PDS (es decir, permitir más de un mes o un período de tiempo más largo para la retrospectiva)
§ Preguntar si hay un método para actualizar más de un código de diagnóstico a través del portal de SPOT
§ Preguntar si hay una manera de añadir o eliminar múltiples modificadores en una línea de pedido a través del portal SPOT
Kim Karnes concluyó la reunión a las 3:30 p.m. El calendario de reuniones para el 2020 está TBD.
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