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Last Modified: 8/12/2019 Location: FL, USVI Business: Part B

MINUTAS DE REUNIÓN

Grupo Asesor en Asuntos de Asistencia y Educación del Proveedor (POE AG) de Florida y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos de la Parte B

Jueves, 18 de julio de 2019

2:00-3:30 p.m.

Participantes externos
Jean Acevedo, Acevedo Consulting Incorporated
Angela Amey, Trident USA
Davia Bailey, Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS)
Debbie Bennett, Frantz Eye Care
Brian Brijbag, Accurate Chiropractic Clinic
Pamela Butler, Sarasota Memorial Healthcare System
Shane Carter, Palmer College of Chiropractic
Philip Choung, Carpe Diem Consulting
Angel DeHart, Rockledge MRI & PED Center/Brevard Neurology
Tiffany Drake, Orthopedic Specialists of Southwest Florida
Nancy Farrington, Foundational Health Center
Samantha Fowler, Clearway Pain Solutions Institute
Melissa Franco, Cleveland Clinic Florida
Karen Frost, Capital Health Plan
Jon Gardner, Tallahassee Memorial Healthcare
Gianni Gonzalez, Healthcare Management Solutions
Cindy Hambidge, Atlantic Orthopaedic Group
Deborah Hogg, Navigant
Michelle Jennings, Medical Insurance Services Consultants, Inc.
Shirley Knoll, TLC Rehab Inc.
Jim Lennie, J & S Billing Group, LLC
Rachel Lewis, Henry Schein Medical Systems Inc. Micro MD
Najwa Liscombe, University of Florida Physicians
Leslie Marone, 21st Century Oncology
Ani Marrero, Unique Career Academy for Medical Billing & Coding
Tara Montgomery, Ascension Sacred Heart Hospital
Celia Myres, Excel Hospitalist Partners
Laura Porter, Rehabilitation and Electrodiagnostics PA
Eric Riker, Gulf Coast Cardiothoracic Surgeons
Eric Romanelli, Physical Therapy 4U
Anna Schneider, First Choice Medical Group of Brevard, LLC
Donna Smith, Lorraine Molinari & Associates
Wilma Torres, Coleman Consulting Group, Inc.
Anna Valdes, Dermatology Medical Partners
Allison Wakeland, Small Surgery Practice & ASC
Mary Beth Walker, Edward S. Walker, MD
Participantes Internos
Scott Adkins, Learning Management System (LMS) Administrator, Learning Solutions Center (LSC)
Shari Bailey, Manager, Data Analysis and Compliance (DAC)
Mary Pita Carrazana, Provider Relations Representative (PRR), DAC
Christine Cubillan, Sr. PRR, DAC
Charles Johnson, PRR, Provider Outreach and Education (POE)
Kimberly Karnes, Sr. Manager, POE
Robert Lewis, PRR, POE
Cara Page, PRR, DAC
Maricelis Rodriguez, Manager, Triple S
Stephanie Scott, PRR, POE
Terri Stanton, Sr. PRR, POE
Ursula Weaver, PRR, POE

Agenda

1. Bienvenida y presentaciones
2. Revisión de minutas/temas de acción de la reunión del 7 de marzo de 2019
3. Qué hay de nuevo con First Coast University
4. Actualización de tecnologías de autoservicio de First Coast
5. Encuesta del Indicador de Satisfacción (MSI) de Contratista Administrativo de Medicare (MAC) de 2019 – tendencias de comentarios
6. Education Action Team (EAT)
7. Nueva Tarjeta de Medicare: ¿Está listo para el 1 de enero de 2020?
8. Colaboraciones educacionales
9. Estrategia de Asistencia y Educación del Proveedor
Proyecto de reducción de tasa de error
Inscripción del proveedor
Evaluación y manejo (E/M)
Medicare Speaks 2019 (Tampa)
10. Discusión abierta y anuncios
11. Verificar todos los temas de acción y clausura: Próxima reunión – 7 de noviembre de 2019

Bienvenida y presentaciones

Kim Karnes dio la bienvenida a todos a la reunión y los miembros del personal de First Coast se presentaron e identificaron los departamentos que representan.

Revisión de minutas/temas de acción de la reunión del 7 de marzo de 2019

Hubo una demonstración en vivo enseñando cómo acceder a las minutas de reuniones pasadas del POE AG en el sitio web del proveedor de First Coast. Kim proporcionó un estado de los siguientes temas de acción:
Seguimiento con inscripción del proveedor (PE) para ver si hay problemas con el hecho que los marcos de tiempo de solicitud del Sistema de Inscripción del Proveedor en Línea (PECOS) se tardan más que las solicitudes en papel.
No se identificaron problemas generalizados ni se señalaron plazos de tiempo extendidos para solicitudes de papel o PECOS.
Los plazos de tiempo promedian mucho mejor que a principios de este año. De aquí en adelante, la mayoría de las solicitudes en orden deberían ser procesadas según los indicadores de plazo de tiempo, los cuales son de 45 días para las solicitudes de PECOS/60 días para las solicitudes en papel.
Seguimiento con PE con relación al problema de los centros de independientes de pruebas diagnósticas con códigos aprobados denegados.
No se identificaron problemas generalizados.
Se podrían experimentar problemas para los proveedores en situaciones individuales en base a su procesamiento específico.
¿Hay alguna forma de medir la tasa de aceptación de incentivos de pago de calidad para códigos de terapia en Secure Provider Online Tool (SPOT)?
El administrador de nuestro sitio web informó que no hay un método para identificar quién podría proporcionar estos datos desde una perspectiva nacional o de MAC, ya que los MACs no rastrean los incentivos.
Hubo una sugerencia de incluir el número de control financiero (FCN) en SPOT.
El FCN está ahora incluido en la carga de demanda de sobrepago, una nueva característica financiera implementada en SPOT. Los detalles fueron revisados durante la actualización de tecnologías de autoservicio.
Se recibió una sugerencia de incluir educación acerca de Medicare como pagador secundario (MSP) este año.
First Coast colaboró con el Grupo de Trabajo de POE de MAC A/B (PMW) para desarrollar una serie de webcasts de educación de MSP. Los detalles fueron proporcionados durante los resultados de la encuesta de MSI.
Pregunta de hospicio relacionada a paciente revocando el beneficio de hospicio y cuándo se puede pagar la Parte B. Hicimos referencia a la pregunta frecuente en el sitio web del proveedor de First Coast acerca de superposición de reclamaciones.
Hicimos referencia a una pregunta realizada frecuentemente (FAQ) durante la reunión en el sitio web del proveedor acerca de superposición de reclamaciones.

Qué hay de nuevo con First Coast University

Scott Adkins proporcionó una actualización acerca de First Coast University, explicando que está disponible una guía de ayuda para ayudarle a ver la compatibilidad, dependiendo de qué navegador o buscador usted utilice. La guía de consejos de Internet Explorer para la resolución de problemas de cursos de aprendizaje electrónico está disponible y diseñada para ayudarlo con su experiencia de navegación y al uso general de First Coast University. Scott demostró cómo acceder a la guía, ubicada debajo del botón 'Cómo hacerlo' en su página web de First Coast después de haber iniciado sesión.
Uno de los miembros comentó que no pudieron acceder un recibo por la inscripción para Medicare Speaks 2019. Con el nuevo sistema de First Coast University, el proceso de emisión de recibos cambió. De acuerdo a la sugerencia de este miembro, mejoramos nuestro proceso para que ahora las confirmaciones de inscripción para cada clase incluyan la información de recibo.
Otro miembro del grupo informó que le gustaría pagar por eventos de Medicare Speaks una sola vez, en lugar de en transacciones separadas. Scott indicó que están explorando esas opciones.
Otro miembro indicó que hubo un problema al acceder la pantalla de inicio de sesión para proveedores en First Coast University. Scott indicó que este puede ser un problema de compatibilidad. First Coast está trabajando para resolver este problema con el vendedor.

Actualización de tecnologías de autoservicio de First Coast

Kim reportó de parte de Cesar Hernandez la actualización para el sitio web del proveedor de First Coast y las tecnologías de autoservicio. Revisó las siguientes actualizaciones al portal de internet de First Coast, SPOT y el sitio web de First Coast.
El equipo de SPOT ha estado trabajando en la implementación de nuevas funcionalidades de servicios financieros.
Reportes de saldo de crédito – Esta nueva característica permite a los proveedores de la Parte A presentar reportes de saldo de crédito (CMS-838) a través de la característica de Documentación Segura (anteriormente conocido como Mensajería Segura) dentro de SPOT. Esta nueva característica de SPOT hace la tarea de presentación de reporte simple y sin complicaciones, ya que previamente estos reportes podían ser solamente solicitados por medio de fax o correo postal
Cartas de demanda de sobrepago – Esta nueva característica financiera permite a los proveedores buscar y ver cartas de demanda de sobrepago de los últimos 12 meses.
Formulario Internal Revenue Service (IRS)-1099—Los proveedores tendrán la capacidad de solicitar una copia, corregir o impugnar su formulario IRS-1099. Actualmente, las copias, correcciones o impugnaciones deben ser presentadas por escrito a First Coast. Esta nueva característica permitirá solicitar el formulario IRS-1099 de forma fácil y rápida a través de SPOT.

Encuesta de MSI de 2019 – tendencias de comentarios

Kim proporcionó una actualización acerca de la MIS más reciente, una encuesta de los clientes de MAC acerca de su satisfacción de las áreas dentro del MAC. Con relación a educación, Kim retransmitió las tendencias comunes en los comentarios que han sido proporcionados, específicamente acerca de asuntos de MSP.
Con relación a MSP, varios clientes indicaron que tuvieron dificultad para entender MSP y que el proceso para facturar estas reclamaciones es confuso. Kim anunció que First Coast se ha asociado con otros MACs en la nación a través del PMW para crear una serie de webcasts educacionales sobre MSP, el primero [Comprendiendo los Fundamentos de Medicare como Pagador Secundario (A/B) Sitio Web externo (en inglés)] se llevó a cabo el 18 de julio. Varios miembros del grupo comentarios que asistieron y que el webcast fue de beneficio. Kim indicó que se programaron muchos más webcasts mensuales y alentó a los miembros del grupo a participar.
Kim compartió un comentario en la MSI relacionado a la dificultad de completar la copia impresa 728. Kim le preguntó al grupo si estaban familiarizados con este proceso. Un miembro del grupo sugirió que esto estaba relacionado al CMS-728-U3, el cual parece estar relacionado a los planes de Medicare Advantage (MA). Ya que los planes de MA no son una función de First Coast, no se necesita tomar ninguna acción adicional.

Education Action Team (EAT)

Christine Cubillan proporcionó una actualización para el EAT y el equipo DAC. El EAT analiza tendencias de datos para los errores principales de presentación de reclamaciones de la Parte B y consultas del proveedor. Como resultado, ellos continúan monitoreando las preguntas realizadas frecuentemente (FAQ) publicadas en nuestro sitio web para los principales códigos de denegación y de reclamación devuelta como no procesable (RUC), para garantizar que estén al día con nuestros resultados de datos. Como resultado, el EAT recientemente mejoró las FAQs sobre reclamaciones presentadas al contratista o pagador incorrecto, tales como Ferroviario de Medicare y el contratista de Equipo Médico Duradero (DME).
Adicionalmente, el EAT se estará uniendo al equipo de POE en Medicare Speaks, dando una clase que se enfocará en los consejos y herramientas de autoservicio que pueden ser utilizados para prevenir errores comunes de presentación de reclamación. También, el EAT estará realizando un webcast de Teleconferencia de Pregúntele al Contratista (ACT) a fines de agosto para incluir una vista paso a paso de las condiciones y requisitos para presentar de formar correcta las reclamaciones de la Parte B de Medicare.
Por último, el EAT estará publicando una nueva herramienta interactiva para el formulario CMS-1500 para proporcionar instrucciones acerca de cómo completar el formulario de reclamación CMS-1500. La herramienta le permitirá desplazarse sobre cualquier elemento de la imagen del formulario de reclamación en papel y una ventana de diálogo le explicará los requisitos mínimos para presentar una reclamación a Medicare. También incluirán una equivalencia de presentación de reclamación electrónica (es decir, los bucles y segmentos electrónicos para cada artículo). Esta herramienta debería estar disponible cerca de la fecha del webcast de ACT.

Nueva Tarjeta de Medicare: ¿Está listo para el 1 de enero de 2020?

Terri Stanton reportó que el POE ha brindado educación acerca de las nuevas tarjetas de Medicare y la transición al nuevo identificador de beneficiario de Medicare (MBI) desde septiembre de 2016. Si usted no presente el MBI en reclamaciones a partir del 1 de enero de 2020, las reclamaciones no serán pagadas, con pocas excepciones.
Como parte de nuestra campaña de promover el uso del MBI (el cual está incluido en cada evento), también llevamos a cabo sondeos en el sitio web por medio de eNews para evaluar a la comunidad de proveedores acerca del conocimiento de la implementación del MBI. Nuestro último sondeo en junio reveló resultados positivos de respuestas a preguntas. Algunos participantes indicaron que tienen problemas para obtener las nuevas tarjetas de Medicare de los pacientes, mientras que otros dijeron que no han probado sus sistemas de facturación de reclamaciones con MBIs.
El POE y el equipo web colaboraron y desarrollaron un eNews especial el cual fue distribuido a la comunidad de proveedores una vez cada dos semanas. La notificación especial alienta el uso de MBIs cuando presenta reclamaciones a Medicare, ahora antes de la fecha límite e incluye tres formas para obtener el MBI para los proveedores que dicen que no pueden obtenerlo del beneficiario.
Un miembro notó un error de procesamiento relacionado a facturar el MBI para otros MACs (no First Coast). Aún está investigando para confirmar, pero preguntó si First Coast está al tanto de algún problema. Kim compartió que POE no tiene conocimiento de nada inusual, relacionado a problemas de procesamiento generalizado para proveedores de la Parte B sobre el MBI.
Un miembro del grupo indicó que ayudaría si el MBI podría ser devuelto en las transacciones de elegibilidad 270/271 cuando los proveedores las presentan con el ID de Medicare original del beneficiario. En página del sitio web de CMS "¿Cómo obtienen los proveedores del cuidado de la salud y administradores de oficina los MBIs de los pacientes?" Sitio Web externo (en inglés), CMS explica:
"No le enviaremos el MBI en respuestas de transacción de elegibilidad cuando usted nos de un HICN. Estamos al tanto de que algunos proveedores encuentran el HICN al utilizar una combinación del Número de Seguro Social y el Código de Identificación del Beneficiario hasta que encuentran una coincidencia; el devolver un MBI cuando los proveedores presentan un HICN ocasiona un riesgo mayor de robo de identidad médica. Por lo tanto, durante el período de transición, también devolveremos el MBIO solamente por medio de la remesa de pago en el mismo lugar que usted obtiene el campo ‘HICN cambiado’, ‘Nombre Corregido del Paciente/Asegurado, Código de Identificación’, para todas las reclamaciones que usted presente con un HICN válido y activo. Esto es consistente con nuestras políticas para reducir el robo de identidad médica".

Colaboraciones educacionales

Debido a limitaciones de tiempo, Kim no cubrió estos puntos.

Estrategia de POE

Actualización del proyecto de reducción de tasa de error
Terri Stanton brindó una actualización acerca del Proyecto de Reducción de Tasa de Error. El equipo del proyecto continúa enfocándose en temas impulsados por las tasas de error del Programa de Pruebas Integrales de Tasas de Error (CERT) y otras fuentes de datos tales como los reportes de la Oficina del Inspector General (OIG) y revisiones de investigación y educación enfocada (TPE).
Para nuestro enfoque en la Parte A, centro de enfermería especializada (SNF), POE realizó una clase en Medicare Speaks en Tallahassee en junio, y esta clase también está incluida en el Medicare Speaks en Tampa, del 20-21 de agosto.
Otro tema de nuestro equipo del Proyecto son los servicios de ambulancia de emergencia y de no emergencia. Este tema estará incluido en el Medicare Speaks en Tampa, del 20-21 de agosto, e incluirá información acerca de la determinación de cobertura local (LCD) y errores de documentación así como el nuevo modelo de ambulancia, modelo de Triage de Emergencia, Tratamiento, y Transporte (ET3).
Luego, está laboratorio clínico, donde nuestro enfoque es doble: monitoreo de abuso de sustancias y vitamina D 25 hidroxi debido a los errores del CERT reportados en el periodo de reporte de 2018. Triple-S nuestro subcontratista de POE en Puerto Rico, realizó un webcast en español acerca de vitamina D 25 hidroxi el 22 de mayo; la grabación está disponible Sitio Web externo en nuestra página de Aprendizaje Al Momento. Nuestro webcast en inglés está programado para el 8 de octubre, y se enfocará en los servicios de monitoreo de abuso de sustancias. La inscripción estará disponible más adelante en el próximo mes – esté pendiente de nuestras eNews.
Seguido está cardiología, específicamente imagen de perfusión miocárdica mediante tomografía computarizada por emisión de fotón único (MPI SPECT). Trile-S realizó un webcast en español el 11 de abril Sitio Web externo, acerca de MPI, y nosotros realizamos nuestro webcast en inglés para Cardiología: Documentando escaneos de PET cardiacos el 19 de junio Sitio Web externo. Las dos grabaciones están disponibles en nuestra página de Aprendizaje Al Momento.
Otro tema de énfasis son los servicios quiroprácticos, no debido a problemas del CERT sino porque los servicios son un enfoque de la OIG. La educación está concentrada en los requisitos de documentación de LCD y las pautas de Medicare. Triple-S realizó un webcast en español el 27 de marzo y la grabación está disponible Sitio Web externo. Nuestro próximo webcast en inglés está programado para el 10 de octubre.
Adicionalmente, se ha visto una disminución en las tasas de error en varios temas de enfoque para nuestro periodo de reporte de 2019 hasta ahora, y una disminución significativa como MAC. Además, los miembros del equipo del proyecto han realizado mejoras a las páginas de especialidad de ambulancia y servicios de quiropráctica. Por favor, tómese un momento para verlas.
Actualizaciones de inscripción del proveedor
Stephanie Scott reportó que continúa realizando el subcomité de Inscripción del Proveedor del POE AG este año. La próxima reunión está programada para el 22 de julio. Las reuniones se llevan a cabo generalmente dentro de una semana de las reuniones normales del POE AG. Si usted está interesado en unirse, favor de enviar un correo electrónico a Stephanie.Scott@fcso.com. Ella lo incluirá en comunicaciones e invitaciones futuras.
Como lo mencionamos en nuestra reunión anterior, el POE se ha enfocado en mejorar nuestros recursos actuales de inscripción del proveedor. Hemos trabajado en renovar los videos de inscripción del proveedor publicados el año pasado. Se presentó un video nuevo para el grupo.
Queremos comunicarles algunas mejoras al proceso realizadas con relación a la línea de contacto del proveedor para la inscripción del proveedor. Representantes de servicio al cliente para la inscripción del proveedor han sido reubicados al departamento de inscripción del proveedor y apuntan a mejoras para realimentación y comentarios recibidos en nuestra encuesta de MSI. Las mejoras incluyen:
Capacitación de inscripción completa para todos los representantes de servicio al cliente (CSR) e instrucciones internas actualizadas para prevenir respuestas inconsistentes
Reducción del tiempo de espera de las devoluciones de llamadas del supervisor de 7-10 días a 24-48 horas
Mejoras al número de solicitudes, específicamente solicitudes de estado
El estado se da ahora en lugar de referirlos a la herramienta de estado y responder hasta seis consultas en lugar de tres
Las cartas están siendo generadas de forma instantánea en lugar de esperar hasta 10 días
Evaluación y manejo (E/M)
Robert Lewis informó al grupo que First Coast recientemente rediseñó la hoja de cálculo de E/M para proporcionar una experiencia mejor y más fácil de utilizar para el usuario. Con una nueva apariencia y actualizaciones de selección a través de la hoja de cálculo, las decisiones de codificación de E/M ahora son más fáciles de hacer que nunca. La nueva hoja de cálculo está ahora disponible, y le beneficiarán grandemente a codificadores nuevos y antiguos cuando buscan ayuda con la codificación de E/M. Robert hizo una demostración de la herramienta de E/M revisada en el sitio web.
Un miembro del grupo comentó que la hoja de cálculo no le está permitiendo imprimir la información del paciente. Robert trabajó con el equipo técnico para tener esta función actualizada para permitir la impresión. Corrigieron el problema y la solución fue implementada el 26 de julio.
Medicare Speaks 2019
Úrsula anunció que la inscripción está ahora abierta para el Medicare Speaks 2019 en Tampa – Zarpe con First Coast. Medicare Speaks se llevará a cabo en Tampa del 20-21 de agosto. Mientras navegamos por Medicare, lo llevaremos a un viaje náutico. Navegaremos los requisitos para ordenar, referir y recetar servicios, saltaremos en el bote salvavidas de cumplimiento y auditoría, volcaremos los costos de facturación de reclamaciones atípicas y llamaremos a "todas las manos en cubierta" para los programas de revisión de reclamaciones de Medicare, solo por nombrar algunos.
Desde que cambiamos a Medicare Speaks, esta es la primera vez que hemos escogido un tema para todo el evento. También estamos ofreciendo algunas clases enfocadas en especialidad este año, como cardiología, ambulancia y centro de enfermería especializada (SNF) Estamos entusiasmados por este evento y esperamos con ansias verlos allí. La inscripción está ahora abierta en nuestro sitio web. El costo para asistir es de $27.00 por una clase o $108.00 por el día con cuatro clases seleccionadas. Por favor, inscríbase hoy.

Discusión abierta y anuncios

Kim mencionó la nueva versión en español del formulario de reclamación del beneficiario CMS-1490S y dónde localizarlo PDF externo (en inglés).

Verificar todos los temas de acción y clausura

Los siguientes temas fueron capturados durante la reunión:
Al inscribirse para Medicare Speaks, proporcionar formas alternas para obtener el recibo en lugar de enviar un correo a eLearning@fcso.com para solicitarlo.
Respuesta: Con el nuevo sistema de First Coast University, el proceso de emisión de recibos cambió. De acuerdo a la sugerencia de este miembro, mejoramos nuestro proceso para que ahora las confirmaciones de inscripción para cada clase incluyan la información de recibo.
Problema al acceder la pantalla de inicio de sesión para proveedores en First Coast University; podría ser un problema de compatibilidad
Respuesta: eLearning@fcso.com de First Coast está trabajando para resolver este problema con el vendedor.
Un miembro notó un error de procesamiento relacionado a facturar el MBI para otros MACs (no First Coast). Aún está investigando para confirmar, pero preguntó si First Coast está al tanto de algún problema
Respuesta: Kim compartió que POE no tiene conocimiento de nada inusual, relacionado a problemas de procesamiento generalizado para proveedores de la Parte B sobre el MBI.
Un miembro del grupo indicó que ayudaría si el MBI podría ser devuelto en las transacciones de elegibilidad 270/271 cuando los proveedores las presentan con el ID de Medicare original del beneficiario.
Respuesta: En página del sitio web de CMS "¿Cómo obtienen los proveedores del cuidado de la salud y administradores de oficina los MBIs de los pacientes?" Sitio Web externo (en inglés), CMS explica:
"No le enviaremos el MBI en respuestas de transacción de elegibilidad cuando usted nos de un HICN. Estamos al tanto de que algunos proveedores encuentran el HICN al utilizar una combinación del Número de Seguro Social y el Código de Identificación del Beneficiario hasta que encuentran una coincidencia; el devolver un MBI cuando los proveedores presentan un HICN ocasiona un riesgo mayor de robo de identidad médica. Por lo tanto, durante el período de transición, también devolveremos el MBIO solamente por medio de la remesa de pago en el mismo lugar que usted obtiene el campo ‘HICN cambiado’, ‘Nombre Corregido del Paciente/Asegurado, Código de Identificación’, para todas las reclamaciones que usted presente con un HICN válido y activo. Esto es consistente con nuestras políticas para reducir el robo de identidad médica".
Kim Karnes dio fin a la reunión a las 3:30 p.m. La próxima reunión será el 7 de noviembre de 2019.
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