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Last Modified: 8/13/2019 Location: FL, USVI Business: Part A

MINUTAS DE REUNIÓN

Grupo Asesor en asuntos de asistencia y educación del proveedor (POE-AG) de la Parte A de Florida e Islas Vírgenes de los Estados Unidos

Martes, 16 de julio de 2019

2:00-3:30 p.m.

Participantes externos
Lisa Almodovar, Martin Health System
Davia Bailey, Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS)
Gloria Beazley, DaVita
Melissa Burns, Memorial Health Systems
Dale Gibson, HMA Naples
Glen Gill, Baptist Health Care
Karen Schimpf, Adventist Health Systems
Lorraine Travis, Community Health Center of Pinellas Inc
Brenda Tuohey, Health First
Participantes internos
Mary Pita Carrazana, Provider Relations Representative (PRR), Data Analysis and Compliance (DAC)
Alonda Mims, Provider Contact Center (PCC)
Shari Bailey, Manager, DAC
Christine Cubillan, Sr. PRR, DAC
Charles Johnson, PRR, Provider Outreach and Education (POE)
Kimberly Karnes, Manager, POE
Robert Lewis, PRR, POE
Karla McGruder, Supervisor, PCC
Cara Page, PRR, DAC
Maureen Pickering, PCC
Stephanie Scott, PRR, POE
Terri Stanton, Sr. PRR, POE
Martina Strayer-Herbert, Director Quality & Operational Improvement
Ursula Weaver, PRR, POE
Robert Stroud, Curricula Design and Development Specialist, Learning Solutions Center (LSC)

Agenda

1. Bienvenida y presentaciones
2. Revisión de minutas/temas de acción de la reunión anterior
3. Qué hay de nuevo con First Coast University
4. Actualización de tecnologías de autoservicio de First Coast
5. Demostración de apelaciones de Medicare del Este Parte A
6. Encuesta de Indicador de Satisfacción del Contratista Administrativo de Medicare (MAC) de 2019 – Tendencias de comentarios
7. Colaboración de PCC y POE: Herramientas educativas outlier/inlier de costo
8. Education Action Team (EAT): Preguntas frecuentes (FAQs) de Centro de enfermería especializada (SNF)
9. Nueva tarjeta de Medicare: ¿Está usted listo para el 1 de enero de 2020?
10. Actualizaciones de estrategia de POE
Reducción de tasas de error
Inscripción del proveedor – Nuevo video
Medicare Speaks – Tampa
Series de Colaboración con el Equipo de Trabajo de MAC de POE A/B acerca de Medicare como pagador secundario (MSP)
11. Discusión abierta y anuncios
12. Revisado CMS 1490S en Español PDF externo, Versión 01/18
13. Verificar todos los temas de acción y clausura: Próxima reunión – 5 de noviembre de 2019

Bienvenida y presentaciones

Kim Karnes dio la bienvenida a todos a la reunión.

Revisión de minutas/temas de acción de la reunión anterior

Kim repasó cómo acceder a las minutas de reuniones previas del POE AG en la página web del proveedor de First Coast. Kim reportó que no hubo temas de acción sobresalientes de la reunión anterior.

¿Qué hay de nuevo con First Coast University?

Robert Stroud brindó una actualización acerca de First Coast University. Él notificó que First Coast University tiene una guía de ayuda para asistir con mejor vista de compatibilidad dependiendo de cuál buscador usted utilice. Los Consejos de Internet Explorer para Solución de problemas de la guía de Cursos de eLearning está diseñada para ayudar en su experiencia de navegación y uso de First Coast University. Usted puede encontrarlo bajo el botón de ‘How-to’ (Cómo) en su página web de First Coast University luego de iniciar sesión.

Actualización de Tecnologías de autoservicio de First Coast

Kim informó acerca de la página web del proveedor de tecnologías de autoservicio de First Coast a nombre de César Hernández. Ella repasó las siguientes actualizaciones del portal de First Coast, el Secure Provider Online Tool (SPOT), y la página web de First Coast.
El equipo de SPOT ha estado trabajando en la implementación de un trío de nuevas funcionalidades de servicios financieros:
La primera funcionalidad está relacionada a reportes de balance de crédito. A los proveedores de la Parte A se les requiere presentar sus reportes a First Coast por fax o por correo. Se ha añadido una nueva característica que le permite a los proveedores de la Parte A presentar sus reportes de balance de crédito (CMS-838) a través de SPOT por Secure Documentation (Documentación Segura), anteriormente conocida como Secure Messaging (mensajería Segura). Esta nueva característica de SPOT hace la tarea de presentación de reportes sencilla y libre de complicaciones.
La segunda nueva funcionalidad le permitirá a los proveedores buscar y ver cartas de demanda de sobrepago de los pasados 12 meses.
Finalmente, próximamente, los proveedores podrán solicitar una copia de, corregir, o disputar su formulario del Internal Revenue Service (IRS)-1099. Actualmente, las copias, correcciones, o disputas deben ser presentadas por escrito a First Coast. Esta nueva característica permitirá que las solicitudes del formulario IRS-1099 se hagan de manera rápida y fácil a través de SPOT.
First Coast ha rediseñado completamente la hoja de cálculo de evaluación y manejo (E/M) para proveer una experiencia mejor y más fácil de usar. Las decisiones de codificación de E/M ahora son más fáciles de hacer que nunca, con actualizaciones de selección por toda la página, esta se ve y se siente mejor. La nueva hoja de cálculo ahora está disponible, y beneficiará grandemente tanto a los veteranos como a los nuevos codificadores según buscan guías de codificación de E/M. Robert Lewis demostró la herramienta de (E/M) revisada en la página web.

Demostración de Apelaciones de Medicare Parte A del Este

C2C Innovative Solutions, el Contratista Independiente Cualificado (QIC) de la Parte A del Este, tiene la autoridad de conducir reaperturas en reclamaciones desfavorables previamente adjudicadas con fechas de apelación en o después del 1 de julio de 2015 que están actualmente pendientes como apelación de tercer nivel o asignación de Juez de ley Administrativa en la Oficina de audiencias y apelaciones de Medicare (OMHA). C2C también puede conducir reaperturas sobre reconsideraciones desfavorables que hayan sido decididas por el QIC, pero que aún no hayan sido apeladas a la OMHA. Aún más, el QIC ayuda a los proveedores a presentar solicitudes de retiro a la OMHA cuando, a través del curso de la demostración de actividades, el suplidor/proveedor decide descontinuar buscando apelaciones actualmente pendientes en la OMHA. Más información acerca de este proceso puede encontrarse en la página web de C2C Sitio Web externo (en inglés).

EAT: Preguntas frecuentes de SNF

El EAT analiza tendencias de datos para los 10 errores de presentación más comunes y preguntas del proveedor. Como resultado, ellos continúan monitoreando las preguntas frecuentes presentadas en nuestra página web para los rechazos más comunes y códigos de denegación de RTP para asegurar que están al día con nuestros hallazgos de datos.
Actualmente, el EAT está enfocándose en las preguntas claves de los proveedores. Específicamente, ellos están revisando las preguntas frecuentes para presentación general y/o instrucciones de facturación ya que estas son de las mayores consultas consistentes para la Parte A. Luego de un análisis exhaustivo, se determinó que existe la necesidad para desarrollar algunas nuevas preguntas frecuentes para proveedores de SNF. A Christine le gustaría desarrollar un grupo focal para ayudar con el desarrollo de las preguntas frecuentes para SNFs y otros recursos. Si usted está interesado en unirse al grupo, por favor envíe un correo electrónico a Christine.cubillan@fcso.com.

Nueva tarjeta de Medicare: ¿Está usted listo para el 1 de enero de 2020?

POE ha estado educando acerca del envío de las nuevas tarjetas de Medicare, y la transición al nuevo identificador del beneficiario de Medicare o MBI desde septiembre de 2016. Una vez se completaron los envíos por correo este año, comenzamos nuestra campaña de MBI para promover el uso de MBIs cuando se presenten reclamaciones ahora, antes de la implementación completa el 1 de enero. Si usted no presenta el MBI en las reclamaciones cuando llegue el 1 de enero de 2020, la reclamación no será pagada, con muy pocas excepciones.
Como parte de nuestra campaña incluimos el MBI en todos nuestros webinars y eventos cara-a-cara y conducimos encuestas en nuestra página web a través de nuestros eNews para obtener el sentir de dónde nuestra comunidad de proveedores está en cuanto a su conocimiento con la implementación del MBI. Nuestro equipo web y POE colaboraron y desarrollaron un eNews especial que es distribuido a la comunidad de proveedores una vez cada dos semanas. Nuestro equipo web también añadió el MBI en la caja de rotación en la página de inicio de las páginas web del proveedor de First Coast en inglés y en español. Por último, un mensaje se puso en vivo para mayo en el sistema de respuesta automática (IVR) en inglés y en español, recordándoles a los proveedores que tienen que empezar a usar el nuevo MBI del paciente de Medicare comenzando el 1 de enero de 2020.

Estrategia de asistencia y educación al proveedor

Actualización del proyecto de reducción de tasas de error
Terri Stanton proporcionó una actualización del Proyecto de Reducción de tasas de Error. Nuestro equipo de proyecto está continuando en enfocarse en los temas impulsados por altas tasas de error del Programa de Pruebas Integrales de Tasas de Error (CERT) y otras fuentes de datos como reportes de la Oficina del Inspector general (OIG) y revisiones de Investigación y Educación Enfocada (TPE).
Para nuestro enfoque de la Parte A, Centro de enfermería especializada (SNF), facilitamos una clase en nuestro Medicare Speaks en Tallahassee en junio, y esta clase también será incluida en nuestro Medicare Speaks en Tampa, en agosto 20 y 21.
Otro tema de nuestro equipo de proyecto es servicios de ambulancia de emergencia y no emergencia. Este tema será facilitado en nuestro Medicare Speaks en Tampa, el 20 y 21 de agosto, e incluirá información en la determinación de cobertura local (LCD) y errores de documentación junto con el nuevo modelo de ambulancia, el Triage de Emergencia, Tratamiento y Transporte, o el Modelo ET3.
Luego está nuestro tema de laboratorio clínico donde el enfoque es doble: monitoreo de abuso de sustancias y vitamina D 25 hidroxi debido a errores de CERT reportados en el periodo de reporte de 2018. Triple-S facilitó un webinar en español acerca de la vitamina D 25 hidroxi el 22 de mayo, y la grabación está disponible en nuestra página de Aprendizaje al Momento. Nuestro webinar en inglés estará pautado para el 8 de octubre, y se enfocará en el servicio de monitoreo de abuso de sustancias controladas así que esté pendiente a nuestro mercadeo de eNews cuando esté disponible para inscripción más adelante durante el mes.
Lo siguiente es cardiología, específicamente imagen de perfusión miocárdica (MPI) mediante tomografía computarizada por emisión de fotón único (SPECT). Triple-S facilitó un webinar en español el 11 de abril, acerca de MPI, y nosotros facilitamos nuestro webinar en inglés para PET de cardiología el 19 de junio. Ambas grabaciones están disponibles en nuestra página de Aprendizaje al Momento.
Otro tema que hemos estado desarrollando educación para el mismo es servicios quiroprácticos, no debido a problemas de CERT pero porque los servicios son un enfoque de OIG. El enfoque de la educación es en requisitos de documentación de LCD y directrices de Medicare. Triple-S facilitó un webinar en español el 27 de marzo y la grabación está disponible. Nuestro próximo webcast en inglés está pautado para el 10 de octubre.
También estamos contentos de informar que varios de nuestros temas de enfoque han experimentado una disminución en tasas de error para nuestro periodo de reporte de 2019 hasta ahora y un descenso significativo como MAC.
En adición a los eventos educativos que estamos llevando a cabo, los miembros del equipo de proyecto han logrado mejoras a las páginas de especialidades de ambulancia y quiropráctica. Por favor tomen un momento para revisarlos.
Actualización de inscripción del proveedor y próxima campaña
Stephanie Scott informó que ella continúa teniendo el subcomité de Inscripción al Proveedor de POE AG este año. La próxima reunión está pautada para el 22 de julio; las reuniones típicamente se llevan a cabo luego de una semana de las reuniones normales de POE AG. Si usted está interesado en unirse, por favor déjele saber a Stephanie enviándole un correo electrónico a Stephanie.Scott@fcso.com y ella lo incluirá en las próximas comunicaciones e invitaciones.
Como mencionamos en nuestra reunión anterior, POE se ha estado enfocando en mejorar nuestros recursos actuales de inscripción al proveedor. Hemos estado trabajando en renovar los videos de inscripción al proveedor que emitimos el año pasado. Mostramos el nuevo video para el grupo.
Además, queremos comunicar algunos procesos de mejoras que se han hecho en cuanto a la línea de contacto del proveedor para inscripción de proveedores. Los representantes de servicio al cliente para inscripción de proveedores han sido movidos y añadidos al departamento de inscripción al proveedor y ellos están enfocándose en mejoras para retroalimentación y comentarios que recibimos en nuestra encuesta de MSI. Estas mejoras incluyen:
Capacitación completa para todas las CSRs e instrucciones internas actualizadas para prevenir contestaciones inconsistentes
Reducción del tiempo de espera para llamadas devueltas del supervisor de 7-10 días a 24-48 horas
Mejoras al número de preguntas, especialmente aquellas específicas para solicitud de estado
El estado ahora será dado en vez de estar refiriendo a las herramientas de estado y contestando hasta seis preguntas en vez de tres
Las cartas están siendo regeneradas instantáneamente en vez de esperar hasta 10 días
Medicare Speaks
Venga uno, vengan todos… Zarpen con First Coast. Medicare Speaks se llevará a cabo en Tampa el 20 y 21 de Agosto. Según navegamos por Medicare, lo llevaremos a usted por un viaje náutico. Navegaremos los requisitos para ordenar, referir y prescribir servicios, salte en el salvavidas de cumplimiento y auditoría, vuelque los costos de facturación de reclamaciones, y llame a todas las manos sobre cubierta para los programas de revisión de reclamaciones de Medicare… solo por mencionar algunas. Esta es la primera vez que hemos seleccionado un tema para el evento desde que cambiamos a Medicare Speaks. Estamos ofreciendo pocos cursos enfocados de especialidad como cardiología, ambulancia y SNF. Estamos muy entusiasmados con este evento y esperamos verlos a todos allí. La inscripción está abierta en la página web. El costo por asistencia es $27 por clase o $108 por el día con cuatro clases a escoger. Por favor inscríbase hoy.

Discusión abierta y anuncios

Kim mencionó la nueva versión en español del formulario de reclamación del beneficiario CMS 1490S.
Colaboración con contratistas de Medicare
POE participa en el grupo de trabajo de POE de MAC A/B el cual se enfoca en proveer educación de MSP en el 2019

Verificar todos los temas de acción y clausura

No se capturaron temas de acción durante la reunión. Kim Karnes concluyó la reunión a las 3:25 p.m. La próxima reunión será el 5 de noviembre de 2019.
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