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Last Modified: 8/6/2019 Location: PR Business: Part A, Part B

MINUTAS

Grupo Asesor en asuntos de asistencia y educación del proveedor (POE-AG) de Parte A y B de First Coast Service Options (First Coast)

Reunión por Webcast

Miércoles, 17 de julio de 2019

2:00- 3:30 PM ET

Asistencia (6)
Raquel Manzano, Professional Billing Solution
David Bonilla, Hospital Damas
Hellitz Bellido, AMAS Corp
Javier Ortega
Jennifer Piñero Ramos
Aida Rivera Benítez, El Señorial Cardiovascular Services
Asistencia interna (7)
Maricelis Rodríguez, Supervisora de Medicare, Triple S
Awilda Bonilla, CPC, CPCO, Educadora, Triple-S
Gloria Franceschini, Educadora, Triple-S
Kimberly Karnes, Sr. Manager, Provider Outreach & Education
Elvyn Nieves, Especialista de Diseño y Desarrollo de Currículo, First Coast
Marielba Cancel, Traductora de Comunicaciones al Proveedor, First Coast
Martina Strayer-Herbert, GuideWell Source

Bienvenida e introducción

Maricelis dio la bienvenida a las personas y presentó al personal de Triple-S y First Coast.

Revisión del plan de acción de la última reunión

Maricelis respondió a un asunto que quedó pendiente de la reunión pasada sobre proveer educación al personal de registro sobre los requisitos de elegibilidad de Medicare. Esto debido a que el informe de Education Action Team del trimestre anterior demostró que los rechazos más frecuentes para la Parte A se debieron a elegibilidad. Luego de consultar al grupo nuevamente para crear un material educativo sobre el tema, se aclaró que los hospitales tienen un protocolo integrado, pero el problema era la dificultad que tienen cuando el paciente o el familiar se rehúsa a brindar información de elegibilidad. Se le ofrecieron las siguientes sugerencias para asistir con lo planteado:
Enfatizarle al beneficiario que debe tener su tarjeta o número de Medicare a la mano
Explicarle al beneficiario la importancia de poder verificar su elegibilidad
Además, se le informó al grupo que la herramienta de búsqueda del MBI en SPOT estará disponible luego de finalizar el periodo de transición el 31 de diciembre de 2019.

Prepárese para desastres naturales

Maricelis compartió dónde encontrar la información sobre las dispensas disponibles en el evento en que el presidente declare estado de emergencia debido al paso de un huracán o cualquier otro evento natural, tanto en el sitio web de First Coast como el de CMS.

Actualizaciones de medicareespanol.fcso.com

María informó sobre la transformación de la Hoja interactiva de evaluación y manejo (E/M) y recalcó los siguientes cambios:
Componente del examen físico basado en las guías del E/M 97 – permite entrar información del expediente del paciente para el examen multisistémico o de su un solo sistema.
Sección nueva que permite señalar cuando la documentación refleja que más de 50% de la visita E/M consiste consejería y coordinación de cuidado más el total de tiempo.

Actualizaciones del SPOT

Marielba informó sobre las siguientes funcionalidades financieras que estarán disponibles por SPOT:
Proveedor Parte A podrá enviar el Balance Report (formulario CMS-838)
Proveedores de Parte A y B podrán ver cartas de sobrepago de los últimos 12 meses
Proveedores de Parte A y B podrán solicitar copia, corregir o impugnar el formulario IRS-1099 (No aplica a Puerto Rico)

Actualizaciones de First Coast University

Elvyn informó que la sección de How to de la herramienta ofrece recursos para ayudar a manejar problemas con el sistema nuevo. Indicó que se está trabajando actualmente con la herramienta para realizar pago para los cursos de Medicare Te Informa (Medicare Speaks).

Actualización de las estrategias educacionales

Equipo de reducción de la tasa de error
Gloria informó que continuamos enfocándonos en los temas impulsados por CERT y otras fuentes de datos como OIG y el TPE. Como resultado se han llevado a cabo los siguientes eventos por webcast:
06/19 – Cardiología: Documentando PET Scan cardiacos (inglés)
05/16 – Servicios de terapia física para pacientes ambulatorios de Medicare (inglés )
05/22 - Vitamina D 25 hydroxi (83206) (español)
05/16 – Servicios de terapia física para pacientes ambulatorios de Medicare (español)
04/11 – Cardiología: Documentando procedimiento de imagen de perfusión miocárdica (español)
03/27 – Servicios quiroprácticos (español)
10/24 - Criterios de cobertura de LCD para análisis de drogas (español)
Educación sobre la documentación de los SNF – Actualmente se está ofreciendo este tema en el Medicare Speaks de la Florida. El 27 de agosto, se llevará a cabo un webcast en español al respecto.
Las grabaciones de los webcasts mencionados están disponibles en nuestro sitio web bajo Aprendizaje al momento.
Cuidado en el hogar y hospicio (HHH)
Awilda informó que, como parte del Grupo de colaboración entre los MAC de A/B y HHH, First Coast está auspiciando un webcast que tiene el propósito de educar a los médicos que documenten apropiadamente en el expediente médico del beneficiario la razón por la cual el paciente está confinado en el hogar y qué conlleva el certificar y recertificar el cuidado del paciente bajo el beneficio de cuidado en el hogar. El webcast ofrecerá información sobre los requisitos del beneficio de cuidado en el hogar y el rol del médico para lograr que los servicios se paguen. Además, informó sobre un artículo publicado recientemente en nuestro sitio web, en la página de Especialidades del Proveedor, titulado Referidos de salud en el hogar.

Actualizaciones sobre Inscripción del proveedor

Awilda informó a los participantes de los siguientes cambios implementados:
La fecha límite de revalidación ahora se establece con siete meses de anticipación, en lugar de seis.
Implementación de éditos que devolverá al proveedor (RTP) reclamaciones para servicios brindados en departamentos del hospital de servicios ambulatorios ubicados fuera del hospital (off campus outpatient departments). Se mostró las pantallas en el sistema remoto (DDE) donde pueden verificar la dirección del centro tal como fue registrado en PECOS a través de un formulario CMS 855A.

Medicare Te Informa 2019

Gloria informó que este año se realizará en el Hotel Intercontinental, el 20 y 21 de noviembre. Se ofrecerán los cursos sobre Radiología, ASC, Denegaciones y rechazos de la Parte B, Reclamaciones Outlier, MSP Parte A, Actualizaciones de E/M, Funciones de SPOT, NCCI, EDI, Órdenes y referidos para equipo médico duradero (DME), Órdenes para cuidado en el hogar y Programas de interoperabilidad.

Discusión abierta

Maricelis proveyó la siguiente información sobre el MBI:
El envío de las tarjetas a los beneficiarios cuya dirección pudo ser validada a través del sistema de correo de los EEUU terminó a finales del 2018
Si el paciente no tiene su tarjeta, recomiende que se comunique al 1-800-Medicare o que cree una cuenta a través de MyMedicare.gov para obtener copia de la misma
La tarjeta nueva mostrará el nombre, el MBI de once dígitos que consiste de una combinación de letras y números. El MBI no utiliza letras que pueden confundirse con números como S, L, B, O, I y Z.
La herramienta de búsqueda de MBI continuará disponible después de finalizar el periodo de transición el 31 de diciembre de 2019

Eventos futuros

Maricelis anunció los eventos educativos, vía webcasts, pautados para los próximos meses:
18 de julio – Visita de salud anual (AWV)
24 de julio – Requisitos de documentación clínica y referidos de salud en el hogar – una webinar en colaboración
27 de agosto – Guías de documentación para los Centros de enfermería especializado (SNF)
28 de agosto – MSP: Planes grupales – un evento colaborativo de los MAC de A/B
19 de septiembre – MSP Planes de salud no grupales – un evento colaborativo de los MAC de A/B

Próximas reuniones de POE AG

Maricelis le recordó al grupo sobre la página del POE AG donde se publican las minutas de la reunión y pueden acceder calendario de las reuniones, la lista de miembros, el formulario de membresía y el formulario de sugerencias.
Invitó a los miembros activos del POE AG a la próxima reunión del subcomité de POE AG sobre Inscripción del proveedor que esta programada para el 22 de julio a través de webcast.
Notificó que la próxima reunión del POE AG será el 6 de noviembre de 2019 por webcast.

Plan de Acción

No quedó acción pendiente para la próxima reunión.

Clausura

Maricelis dio fin a la reunión a las 3:30pm.
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