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Last Modified: 3/26/2019 Location: PR Business: Part A, Part B

MINUTAS

Grupo Asesor en asuntos de asistencia y educación del proveedor (POE-AG) de Parte A y B de First Coast Service Options (First Coast)

Reunión presencial/webcast

Miércoles, 6 de marzo de 2019

2:00- 3:30 p.m. AST

Asistencia (12)
Eduardo Aponte Velázquez, Atlantis Health Group of PR
Marisol Cruz Ríos
Raquel Manzano
Ivis López
David Bonilla, Hospital Damas
Alice Avilés
Aida Rivera
María Ferrer, Hospital de la Concepción
Joan Feliciano, Hospital de la Concepción
Javier Ortega, Ashford Presbyterian Community Hospital
Silma Silva, Servicios Profesionales de Facturación, Inc.
Gladys Vázquez, Ashford Presbyterian Community Hospital
Asistencia interna (6)
Kimberly Karnes, Gerente de Provider Outreach and Education, First Coast
Cesar Hernández, Gerente de LMS e EDI, First Coast
María Murdoch, Traductora de Comunicaciones al Proveedor, First Coast
Maricelis Rodríguez, Supervisora de Medicare, Triple S
Awilda Bonilla, Educadora, Triple-S
Gloria Franceschini, Educadora, Triple-S

Bienvenida e introducción

Maricelis dio la bienvenida a las personas y presentó al personal de Triple-S y First Coast.

Revisión del plan de acción de la última reunión

Maricelis informó que no hubo asunto pendiente de la última reunión. Abrió a comentarios sobre la minuta pasada. No hubo comentarios

Revisión de Roles y responsabilidades de los miembros del grupo asesor

Maricelis mencionó los roles de los miembros del POE AG, requisitos del POE AG y responsabilidad de First Coast. Alice Avilés solicitó que se envíe por escrito los roles y Maricelis le informa que las mismas se encuentran publicadas en el Acta de Constitución del POE-AG. Se le mostró a la audiencia cómo llegar al acta en el website.

Actualizaciones de medicareespanol.fcso.com

María informó sobre las nuevas actualizaciones del sitio web, los logros del 2018 y planes para el 2019. Específicamente detalló que para el 2018 en el SPOT:
Se logró la habilidad para verificar los resultados de la revisión del proceso de Investigación y Educación Enfocada (TPE)
Se implementó la herramienta de búsqueda del nuevo Identificador de Beneficiario de Medicare (MBI)
Una pantalla de alerta de sesión para ayudar a los usuarios a que sus sesiones terminen debido a inactividad
Funcionalidad de búsqueda del resultado final de sus apelaciones
Esfuerzo de tres fases para extender la funcionalidad de las reaperturas de reclamaciones
La primera fase permite reprocesar reclamaciones sin modificaciones para recibir pago adicional en cambios de tarifa y añadir los modificadores relacionados al hospicio
La segunda fase es una mensajería mejorada para dar alternativas cuando el trámite de reapertura no es una opción
La tercera fase permite que reclamaciones de MSP y de elegibilidad se puedan corregir como una reapertura
Capacidad para enviar documentación de ADR relacionada con revisión médica pre y post pago como parte del proceso de TPE
En cuanto a la página web de First Coast para el 2018:
§ Se implementó una herramienta de búsqueda de la NCCI que ayuda a los proveedores a evitar errores en el procesamiento de reclamaciones al identificar rápidamente cuándo ciertos códigos están sujetos a las ediciones automáticas de prepago NCCI.
Se desarrolló e implementó una búsqueda UB-04 para proveedores de la Parte A junto con una interfaz de búsqueda de código de ingresos asociada. Esto fue creado en colaboración con la Asociación de Hospitales de Florida. Esta herramienta integral ayuda a los proveedores a definir los códigos de facturación necesarios para la facturación de reclamaciones
Para el 2019 en el SPOT:
Todos los usuarios nuevos tendrán su acceso administrado por alguien en su organización en lugar del Help Desk de SPOT. Se les recordó a los miembros que si usted es un aprobador designado o un aprobador de respaldo para su organización, usted debe ir a EIDM y cambiar su función. Esto debe hacerse ahora y solo tomará un par de minutos. Debería haber recibido recordatorios por correo electrónico todos los días de la primera semana de marzo, con contienen instrucciones separadas para los aprobadores y los aprobadores de respaldo
Debe migrar a Okta desde Enterprise Identity Management (EIDM) ya que CMS planifica poner en función la plataforma EIDM (Oracle) utilizada para la autenticación de registro
La opción de “facturación por error” para reaperturas permitirá a los usuarios de SPOT seleccionar líneas / reclamaciones con un estatus de “pagadas” para corregir errores en la facturación
Podrá obtener las cartas de recobro electrónicas; permitirá ver / imprimir cartas de decisión / solicitud (por ejemplo, cartas de sobrepago y cartas de resultados de auditoría)
Tendrán la capacidad de enviar informes de saldo de crédito
Ofrecerá la capacidad de solicitar un reemplazo de su formulario IRS-1099
No hubo preguntas.

Actualizaciones de First Coast University

Cesar informó sobre la actualización de la nueva First Coast University Sitio Web externo, explicando que la transición resultó exitosa desde que se implementó en enero. Cesar anunció la nueva página, el nuevo “dashboard” y el nuevo “development plan” y cómo ahora se pueden seleccionar los cursos de una librería de cursos. Aclaró que las funciones de ahora son las mismas que las anteriores, lo que cambia es la forma de obtenerla.

Nuevo proceso de las LCD: lo que debe saber

Gloria resumió el nuevo proceso de las LCD que había sido discutido en detalle en la reunión de noviembre de 2018 del POE AG. Repasó los cambios en cuanto al proceso de las LCD y dentro de ellos está que las LCD solo contendrán provisiones y análisis de evidencia y no tendrán información de ICD-10, códigos de CPT ni la sección de requisitos de documentación. Estos estarán disponibles mediante un enlace dentro de la LCD. Gloria mencionó además que First Coast está revisando las LCD para cumplir con esta instrucción. Un pequeño repaso a la instrucción se ofreció comenzando por indicar que cambió el propósito del Comité Asesor del Contratista a únicamente proveer comentarios sobre la evidencia utilizada en el desarrollo de la política. También, se requiere que todas las reconsideraciones de la política pasen por el mismo proceso de desarrollo que una LCD nueva. La nueva instrucción provee al MAC una mayor flexibilidad para determinar cuándo comenzar un nuevo desarrollo de política, y determinar la frecuencia de reuniones del CAC. Requiere que el MAC se reúna con todas las partes y presenta el concepto de lista de espera para priorizar según los recursos disponibles del MAC. Gloria anunció que el webcast que se llevó a cabo el 11 de enero está disponible en la sección de aprendizaje al momento en nuestra página web.
No hubo preguntas.

Actualizaciones sobre inscripción del proveedor

Cuando comenzamos en esta sección, María aclara que la fecha de revalidación se muestra en data.cms.gov/revalidation con siete meses de antelación a la fecha de vencimiento para iniciar su proceso de revalidación. Anteriormente, la página web mostraba la fecha con seis meses de anticipación. Luego, Awilda repasó los nuevos cambios de la 855I. Recordó que los formularios en papel se completen a computadora (no a mano) para agilizar el procesamiento con el nuevo lector óptico. Hicieron preguntas sobre si el formulario 588 se envía en papel o por PECOS. Maricelis contestó que de cualquiera de las dos formas.

Informe de datos EAT (Education Action Team)

Maricelis repasó las razones de denegación y RUC del EAT de Parte A y Parte B. Discutió los resultados del informe EAT para los últimos meses sobre rechazos más comunes de Parte A y los rechazos y las denegaciones más comunes de Parte B. Se abrió la discusión a sugerencias del comité. Dado que la mayoría de los rechazos y denegaciones están relacionados con elegibilidad del proveedor y del beneficiario, David Bonilla sugirió que se cree un adiestramiento para el personal de recepción de los hospitales que les provea una orientación sobre lo que deben solicitar al momento de registrar al paciente.

Actualización de las estrategias educacionales

Equipo del proyecto de reducción de la tasa de error
Gloria compartió que para este año de contrato, el equipo de trabajo del proyecto se centrará en temas impulsados por los porcientos de error de CERT y otras fuentes de datos, tales como el plan de trabajo de la OIG y los informes de la OIG publicados en 2018, así como algunos de los resultados y errores comunes identificados a través del proceso de TPE. Los siguientes temas están siendo considerados para próxima educación:
Las instalaciones de enfermería especializada (SNF) con el TOB 22X es un tema que trabajaremos junto con los resultados de la revisión TPE y estamos considerando un webcast más adelante sobre el SNF PDPM, que es el nuevo modelo de pago dirigido por el paciente.
Ambulancia, después de los resultados del TPE para Florida. Se habló del nuevo modelo de ambulancia llamado Modelo ET3 que permitirá pociones de triage de ambulancia ya sea en la escena o mediante telehealth con sitios destino alternativos tales como oficinas de médicos primarios o clínicas de cuidado de urgencia
Laboratorio clínico, este año nuestro enfoque está en la vitamina D; 25 hidroxy debido a los errores CERT informados en el período de informe de 2018. Puerto Rico facilitará un webcast en español sobre este tema el 22 de mayo
Servicio psiquiátricos que están siendo evaluados en revisiones TPE
Cardiología, específicamente el imagen de perfusión miocárdica MPI SPECT, se ofrecerá un webcast el 11 de abril. También estamos planificando un webcast para las tomografías PET como un enfoque para reducir la tasa de error
Nuestro nuevo tema este año a nuestro equipo de proyecto son los servicios quiroprácticos debido a que este es un enfoque de la OIG. El enfoque educativo estará en los requisitos de documentación de la LCD y las pautas de Medicare. Puerto Rico facilitará un seminario web en español el 27 de marzo, y POE en Florida ofrecerá un seminario web en inglés el 13 de agosto.
Awilda mencionó sobre el grupo de trabajo del Home Health and Hospice, una colaboración a nivel nacional entre los contratistas administrativos de Medicare (MACs). First Coast está participando en una serie de reuniones sobre nuevas educaciones enfocadas en el rol del médico al ordenar servicios para pacientes del cuidado en el hogar. Próximamente se comenzará a educar sobre servicios a pacientes en hospicio.

Discusión abierta

Alice Avilés habló sobre el extenso tiempo de procesamiento de las solicitudes de inscripción. Se le orientó que hemos tomado nota del asunto y el mismo ya fue escalado y se está trabajando en una solución. Por el momento, se le pidió que los proveedores den seguimiento a su solicitud, de no ver progreso en la misma dentro del tiempo de procesamiento, se le instruye a comunicarse con el centro de contacto del proveedor (PCC, por sus siglas en inglés). Los representantes del PCC le orientarán sobre la acción a seguir o le tomarán su información para hacer un referido a la supervisora.
No hubo más comentarios.

Medicare Te Informa (MTI)

Maricelis anunció la fecha del próximo Medicare te informa (16 y 17 de octubre) y mencionó las clases que se tienen programadas al momento. Estas son:
NCCI
Reglas de MSP
Facturación de MSP
Funciones del SPOT
Actualizaciones de E/M
Facturas outlier
ASC
Radiología
EDI
QPP
Órdenes de DME
Home Health/Hospice Referrals (inglés)
Pidió sugerencias del comité, nadie aportó información adicional

Eventos futuros

Maricelis anunció los eventos futuros para los meses de marzo y abril.

Próximas reuniones de POE-AG

Fechas para las próximas reuniones del POE-AG
17 de julio de 2019 (webcast)
6 de noviembre de 2019 (webcast)

Plan de acción

Esta pendiente calendarizar el adiestramiento solicitado sobre la elegibilidad en los hospitales

Clausura

Maricelis dio fin a la reunión a las 3:40pm.
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