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Last Modified: 10/3/2019 Location: FL, USVI Business: Part B

MINUTAS DE REUNIÓN

Grupo Asesor en Asuntos de Asistencia y Educación del Proveedor (POE AG) de Florida y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos de la Parte B

Jueves, 7 de marzo de 2019

2:00-3:30 p.m.

Participantes externos
Jean Acevedo, Acevedo Consulting Incorporated
Angela Amey, TridentUSA
Davia Bailey, Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS)
Taryn Baltazar, Health First Physician
Nick Bethune, Orthopedic Specialists of SW Florida
Pamela Butler, Sarasota Memorial Health Care System
Holly Cassano, Forensic Health Partners
Philip Choung, Carpe Diem Consulting
Rosanna Crawford, RCN Consulting Solutions
Michelle Flowers, Oncology Managers of Florida
Samantha Fowler, Clearway Pain Solutions Institute
Melissa Franco, Cleveland Clinic Florida
Gianni Gonzalez, Healthcare Management Solutions
Deborah Hogg, Navigant
Michelle Jennings, Medical Insurance Services Consultants, Inc.
Shirley Knoll, TLC Rehab Inc.
Rachel Spade, Henry Schein Medical Systems Inc. Micro MD
Najwa Liscombe, University of Florida Physicians
Sara Luther, Mayo Clinic
Celia Myres, Excel Hospitalist Partners
Jill Paiva, Medicomp Inc.
Valarie Prusia, Prusia Medical Practice Consulting
Jeannie Randhan, CPC, Orlando Health Physician Partners
Eric Riker, Gulf Coast Cardiothoracic Surgeons
Anna Schneider, First Choice Medical Group of Brevard, LLC
Donna Smith, Lorraine Molinari & Associates
Lisa Solares, Central Florida Retina
Wilma Torres, Coleman Consulting Group, Inc.
Brenda Tuohey, Health First
Allison Wakeland, Small Surgery Practice & ASC
Mary Beth Walker, Edward S. Walker, MD
Tara Wilson, Health First Medical Group
Kessem Winger, CORA Physical Therapy
Linda Zane, Physical Therapy Institute
Michael Zelin, Mira Zelin, DO, LLC
Karen Zysset, Health First
Participantes internos
Mary Pita Carrazana, Provider Relations Representative (PRR), Data Analysis and Compliance (DAC)
Tamara Cherry, Provider Relations Research Specialist (PRRS), Provider Contact Center (PCC)
Christine Cubillan, Sr. PRR DAC
Catie Fry, Web editor, Medicare Provider Websites and Self-service Technologies
Cesar Hernandez, Manager, Learning Solutions Center (LSC)
Charles Johnson, PRR, Provider Outreach and Education (POE)
Kimberly Karnes, Sr. Manager, POE
Robert Lewis, PRR, POE
Karla McGruder, Supervisor Service Operations
Cara Page, PRR, DAC
Maureen Pickering, PRRS, PCC
Maricelis Rodriguez, Triple S
Stephanie Scott, PRR, POE
Terri Stanton, Sr. PRR, POE
Mark Willett, Sr. Manager, Medicare Provider Websites and Provider Self-service Technologies

Agenda

1. Bienvenida y presentaciones
2. Revisión de minutas/temas de acción de la reunión del 6 de diciembre de 2018
3. Qué hay de nuevo con First Coast University
4. Qué hay de nuevo con el centro de contacto del proveedor (PCC)
5. Esfuerzos de First Coast para reducir la carga del proveedor
6. Education Action Team (EAT)
7. Estrategia de Asistencia y Educación al Proveedor
Proyecto de reducción de tasa de error
Inscripción del proveedor
Evaluación y Manejo (E/M)
Próximos eventos educacionales
Medicare Speaks 2019 (Tallahassee, Tampa)
8. Actualización de tecnologías de autoservicio de First Coast
Comentarios y sugerencias del sitio web o del Secure Provider Online Tool (SPOT)
9. Discusión abierta y anuncios
10. Verificar todos los temas de acción y clausura: Próxima reunión – 18 de julio de 2019

Bienvenida y presentaciones

Kim Karnes dio la bienvenida a todos a la reunión y los miembros del personal de First Coast se presentaron e identificaron los departamentos que representan.

Revisión de minutas/temas de acción de la reunión del 6 de diciembre de 2018

Hubo una demonstración en vivo enseñando cómo accesar a las minutas de reuniones pasadas del POE AG en el sitio web del proveedor de First Coast. Kim informó que no había temas sobresalientes para revisar de la reunión pasada.

Qué hay de nuevo con First Coast University

Cesar Hernandez proporcionó una actualización acerca de la transición al nuevo First Coast University, explicando que la transición ha ido sin problemas desde enero. Cesar anunció la nueva página de destino, las nuevas característica “mi panel de control” y “mi nuevo plan de desarrollo” y cómo puede usted ahora seleccionar desde una librería de cursos en el nuevo First Coast University Sitio Web externo. Kim preguntó a los miembros si han probado el nuevo First Coast University y un miembro dijo que “le gusta mucho, es agradable a la vista y fácil de maniobrar".

¿Qué hay de nuevo con el PCC?

El PCC no tenía actualizaciones nuevas.
Un miembro del POE AG tenía una pregunta sobre los representantes de servicio al cliente que proporcionaban información incorrecta a sus pacientes. Maureen explicó que First Coast no se comunica con los pacientes en el servicio al cliente, ya que no estamos contratados para recibir llamadas de beneficiarios. Añadió que recientemente hemos tenido algunas consultas de beneficiarios las cuales elevamos a la oficina de 800-Medicare. Al elevar estas solicitudes, se nos informó que es útil tener el nombre y el Identificador de Beneficiario de Medicare (MBI), la fecha y hora aproximada de su llamada, junto con el nombre de la persona con quien hablaron.

Esfuerzos de First Coast para reducir la carga del proveedor

Kim Karnes proporcionó una actualización acerca de nuestros esfuerzos para reducir la carga del proveedor. Kim anunció los artículos nuevos publicados en el sitio web del proveedor de First Coast acerca de nuestro nuevo proceso para proveer cantidades de factura de ciertos códigos del Healthcare Common Procedure Coding System y cómo evitar los retrasos de procesamiento de reclamaciones cuando facture vacunas contra el tétanos.

Actualización del Education Action Team (EAT)

Christine Cubillan proporcionó una actualización del Education Action Team (EAT) y del equipo de Cumplimiento y Análisis de Datos (DAC). Anunció que una nueva representante del equipo de DAC, Mary Pita Carranza, se estará uniendo al equipo del POE en Medicare Speaks. Mary realizará una clase que se enfocará en los consejos y herramientas de autoservicio que pueden ser utilizadas para prevenir errores comunes de presentación de reclamación que resultan en las principales reclamaciones devueltas como no procesables (RUCs) reclamaciones que no son de revisión médica (MR).
Cara Page, quien también es miembro del DAC, realizará una Teleconferencia de Pregúntele al Contratista (ACT) por medio de un webinar más adelante en el año, el cual incluirá una vista paso a paso a las condiciones y requisitos para la presentación adecuada de reclamaciones de Medicare de la Parte B.
El EAT es un componente de la estrategia educacional de First Coast enfocada en los datos. Analizamos las tendencias de los datos para identificar las causas principales de los 10 principales errores de envío de reclamaciones que no son de MR y las consultas telefónicas/escritas. Nuestro objetivo es desarrollar e implementar planes educativos en un esfuerzo por reducir los errores de facturación y las consultas. Esto incluye el desarrollo de preguntas frecuentes y artículos sobre los principales rechazos, devoluciones al proveedor (RTPs), superposiciones y muchos otros.
El DAC también provee educación enfocada por medio de nuestros programas de Reducción de Duplicados y específicos al proveedor. Como un recordatorio, estos programas monitorean datos para identificar proveedores nuevos y establecidos con errores de presentación de reclamación significativos. Enviamos cartas de educación a los proveedores identificados sobre los recursos de autoservicio que se pueden usar para evitar que vuelvan a aparecer y otros consejos y herramientas útiles. También llamamos a los proveedores para ayudarnos a identificar la causa principal de los errores de facturación.
Por último, Christine reportó que el DAC también utiliza al POE AG como un recurso para recopilar información y para ayudarnos a determinar la causa principal de los errores de presentación de reclamación y consultas en nuestros datos. Agradecemos sus comentarios ya que los hemos utilizado con frecuencia para desarrollar nuestros planes de educación.

Estrategia de POE

Proyecto de reducción de tasa de error
Terri Stanton proporcionó una actualización acerca del Proyecto de Reducción de Tasa de Error para este año indicando que el equipo del proyecto se estará enfocando en los temas impulsados por los porcentajes de tasa de error del Programa de Pruebas Integrales de Tasas de Error (CERT) y otras fuentes de datos, tales como el plan de trabajo de la Oficina del Inspector General (OIG) y los reportes de la OIG publicados en el 2018, así como algunos de los resultados y errores comunes identificados a través de revisiones de investigación y educación enfocada (TPE).
Para la Parte A, el tipo de factura 22X de centro de enfermería especializada (SNF) está siendo monitoreada actualmente para los resultados de revisiones de TPE para incorporar en educación y el POE está considerando un webinar acerca del Modelo de Pago Dirigido por el Paciente (PDPM) de SNF más adelante en el año.
Otro tema que es un remanente del año pasado es el de servicios de Ambulancia. Actualmente, First Coast tiene un webinar grabado disponible en la página de Aprendizaje Al Momento y evaluará los planes de educación en espera del resultado de las revisiones de TPE y nuestras metas de reducción del CERT establecidas para el período de reporte de 2020. También hay un nuevo modelo de ambulancia, el Servicio de Clasificación, Tratamiento y Transporte de Emergencia, denominado modelo ET3. Este modelo permitirá opciones de selección de clasificación de ambulancia en la escena o a través de la telesalud con sitios de destino alternativos, como consultorios de médicos de atención primaria o clínicas de atención de urgencias. Los proveedores de ambulancia pueden obtener hasta un ajuste de pago del 5 por ciento en los últimos años del modelo en función de su logro de medidas de calidad clave. Actualmente estamos evaluando planes de educación sobre este tema antes de que CMS solicite la participación de proveedores de ambulancia y proveedores inscritos en Medicare, y luego CMS implementará líneas de clasificación para llamadas al 911 de baja agudeza este otoño.
El próximo tema reportado fue el de laboratorio clínico. Estamos evaluando este tema para educación en base a reportes de la OIG publicados recientemente así como resultados de TPE de algunos códigos de laboratorio bajo revisión. Previamente, en enfoque de educación han sido los códigos para monitoreo de abuso de sustancias; sin embargo, el enfoque de este año será la vitamina D, hidroxi 25, debido a errores reportados del CERT en el reporte del CERT de 2018. First Coast llevará a cabo un webinar en español acerca de este tema el 22 de mayo.
El código de terapia y ejercicio terapéutico de rehabilitación será monitoreado este año a pesar que la tasa de error ha mejorado. Este servicio está bajo revisión de TPE, evaluaremos este tema para educación una vez tengamos los resultados de la segunda ronda de revisiones. First Coast tiene una grabación de webinar acerca de este tema disponible en nuestra página de Aprendizaje Al Momento desde octubre de 2018.
Los servicios psiquiátricos continúan en la lista de temas este año y lo evaluaremos para educación después de que las revisiones de TPE se hayan completado. First Coast ha establecido nuevas metas para la reducción del CERT para el período de reporte de 2020 por lo que este tema continúa siendo un enfoque del equipo del proyecto.
El siguiente tema en la lista es cardiología, específico a imagen de perfusión miocárdica (MPI); tomografía computarizada de emisión de fotón único (SPECT), el cual es un remanente del año pasado. Nuevo en la lista este año para cardiología es la tomografía de emisión de positrones (PET). El objetivo de ambos servicios es el de reducir la tasa de error. El subcontratista de First Coast en Puerto Rico estará realizando un webinar en español el 11 de abril de 2019, sobre MPI, y el POE de First Coast programará un webinar para PET para junio de 2019.
Y por último, Terri informó que el nuevo tema añadido al equipo de proyecto este año es el de servicios de quiropráctica debido a que este es un enfoque de la OIG. El enfoque de educación será acerca de los requisitos de documentación y pautas de Medicare de determinación de cobertura local (LCD). Estaremos realizando un webinar en español el 27 de marzo y programaremos un webinar para el 13 de agosto.
Actualizaciones de inscripción del proveedor
Stephanie Scott informó que continúa con el subcomité de Inscripción del Proveedor (PE) del POE AG este año. Tuvieron su reunión más reciente el martes y normalmente celebran sus reuniones dentro de una semana de las reuniones estándar del POE AG. Stephanie indicó que si alguien estaba interesado en unirse, se lo hagan saber enviándole un correo electrónico a Stephanie.Scott@fcso.com y ella lo incluirá en comunicaciones e invitaciones futuras.
Para la inscripción del proveedor en 2019, el enfoque será mejorar los recursos de inscripción del proveedor y promover esos recursos para garantizar que nuestra comunidad de proveedores esté al tanto de la información disponible. Esto incluye videos de inscripción del proveedor que fueron publicados el año pasado.
Stephanie informó que se han realizado algunas actualizaciones en PE durante el año pasado, con nuevas especialidades que se agregaron y una revisión del 855I que se publicó recientemente en febrero. También nos estamos enfocando en comunicar esta información, así como cualquier otra actualización a medida que se publiquen. Y, como siempre, First Coast alentará el uso del PECOS para el envío de solicitudes y trabajaremos para aumentar la utilización de ese sistema.
Evaluación y manejo (E/M)
Charles Johnson informó que al mantener nuestro objetivo de POE de reducir la tasa de error de CERT, el equipo de proyecto de E/M continuará construyendo sobre educación de E/M a lo largo de 2019 y hasta el 2021. Reportó que First Coast está progresando en lo que respecta a reducir errores de E/M que enfrentan los proveedores y esto se debe en gran parte a los esfuerzos de, no solo del equipo de POE, sino también de nuestros miembros de POE AG. Charles agradeció a los miembros por su continuo apoyo a nuestros temas de educación.
Charles continuó con las actualizaciones acerca del subcomité de E/M indicando que planifica programar las reuniones del subcomité para discutir productos y temas educativos al menos trimestralmente este año. Anticipa que la primera reunión será el próximo mes. Pidió que cualquier persona interesada en participar como voluntario en el subcomité de E/M le envíe un correo electrónico directamente a Charles.Johnson@fcso.com.
También mencionó que el enfoque de este año será de incluir varios webinars para proveer la educación y discusión necesaria acerca de códigos individuales y problemas de documentación. Un webinar acerca de cuidado crítico está programado para el 28 de marzo. El equipo de proyecto de E/M también está enfocando su atención en cómo innovar mejora y utilizar la educación existente para E/M y planifica reanudar las actividades relacionadas a los videos de E/M que se discutieron el año pasado.
Charles preguntó a través de las encuestas para conocer la opinión de los miembros sobre algunas posibles sesiones educativas bajo discusión para el equipo del proyecto de E/M. El enfoque para estas sesiones será en los servicios de E/M provistos a través de telesalud. Las dos categorías principales de servicios de E/M que se ofrecen para telesalud son servicios de E/M para consultorios y servicios ambulatorios y servicios de E/M basados en el centro, como atención hospitalaria posterior, atención en un centro de enfermería o consultas de cuidado crítico. Preguntó, ¿cree que la necesidad existe para cualquiera de estas clases y, de ser así, cuál preferiría? Visitas a consultorios/pacientes ambulatorios o servicios basados en el centro.
Por último, Charles informó que el equipo de E/M inició un proyecto el año pasado de revisar los datos trimestralmente que identifican a los proveedores que están facturando más de 10 días en un mes de códigos de E/M que suman más de 24 horas. Como es improbable que estén realizando este número de horas para servicios combinados de E/M, hemos estado enviando cartas a estos proveedores e incluyendo una copia de sus reportes de facturación comparativa (CBR) para los marcos de tiempo junto con las pautas para E/M y provisiones incidentes a. El próximo correo, basado en los datos del último trimestre de 2018, saldrá al final de esta semana. Nuestro objetivo con este proyecto es reducir las instancias generales de estos tipos de aberraciones de facturación y continuaremos con este alcance a medida que recibamos datos trimestrales para 2019.
Próximos eventos educacionales
Robert Lewis proporcionó una actualización sobre los próximos eventos educacionales mostrando el calendario de eventos del POE en el sitio web. Informó a los miembros que nuestra serie de webinars trimestrales, Cambios y Reglamentaciones de Medicare ahora se llama Actualizaciones Trimestrales de Medicare. En base a los comentarios del POE AG y las audiencias de los proveedores, First Coast continuará ofreciendo estos webinars como eventos de la Parte A y B por separado. Estos continuarán abordando las transmisiones que afectan a los proveedores, junto con los temas y problemas que los datos indican que crean desafíos, y nuevos artículos de los cuales es posible que los proveedores no estén al tanto, todo con el objetivo de brindar orientación y asistencia. Robert también comunicó que hay varios webinars planificados que se centran en el acceso y uso de SPOT, y E/M será un tema de enfoque ya que esta sigue siendo una categoría principal de error. Robert agradeció a los miembros del POE AG por aquellos que respondieron a nuestras solicitudes de comentarios relacionadas a nuestro próximo webinar de cuidado crítico programado para el 28 de marzo.
Medicare Speaks
Ursula proporcionó un anuncio acerca de Medicare Speaks 2019. First Coast y el equipo de POE se complacen en anunciar que nuestro exclusivo evento cara a cara, Medicare Speaks, llegará pronto. Estamos entusiasmados con los eventos de este año, ya que traemos temas actuales que son importantes para las prácticas o centros, para incluir clases sobre incidente a, servicios de manejo de la atención como el manejo de la atención de transición y el manejo de la atención crónica, servicios de centros de enfermería especializada y documentación, y servicios de evaluación y manejo.
Este año, First Coast auspiciará dos eventos de Medicare Speaks en Florida. El primero se llevará a cabo en Tallahassee del 25 al 26 de junio, compensando el evento que desafortunadamente fue cancelado de Panama City del año pasado debido al huracán. El segundo se realizará del 20 al 21 de agosto en Tampa, Fl. Ursula dijo que estamos esperando que esta ubicación sea nuestra mayor reunión hasta el momento y cuando comencemos a comercializar, ella se pondrá en contacto con nuestros miembros para ayudar a difundir el mensaje.
First Coast también auspiciará un Medicare Speaks en Santo Tomás y Santa Cruz, Islas Vírgenes, del 24 al 25 de abril. El mercadeo para ese evento será publicado pronto. Nuestro último evento, Medicare te Informa en San Juan, Puerto Rico, está programado del 16 al 17 de octubre. Esté atento a los materiales de mercadeo que se publicarán y enviarán a través de nuestras eNews.

Actualización de tecnologías de autoservicio de First Coast

Mark Willett habló acerca de las tecnologías de autoservicio y del sitio web del proveedor de First Coast. Repasó las siguientes actualizaciones, cambios y planes próximos relacionados al sitio web de First Coast y al portal de internet, SPOT:
Catie informó acerca de los siguientes planes para el 2019:
Proceso de aprobación basado en la organización, el cual permite a los usuarios de SPOT el tener su acceso administrado por alguien en su organización en lugar del Centro de Ayuda de SPOT
Migrar a Okta de Enterprise Identity Management (EIDM) ya que los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) están planificando dar fin a la plataforma de EIDM (Oracle) utilizada para la autenticación de registro
La opción de ‘facturado por error’ para reaperturas permitirá a los usuarios de SPOT seleccionar líneas/reclamaciones con estado de ‘pagada’ el presentarla para ajuste al ser facturadas por error
La recuperación de cartas de demanda electrónica permitirá la capacidad de ver/imprimir cartas de decisión/solicitud (por ejemplo, cartas de demanda de sobrepago y cartas de resultados de auditoría)
La presentación de reporte de saldo de crédito proporcionará a los usuarios de SPOT la capacidad de presentar sus reportes de saldo de crédito
La solicitud de reemplazo de IRS-1099 ofrecerá a los usuarios de SPOT la habilidad de solicitar un reemplazo de su formulario IRS-1099

Discusión abierta y anuncios

Kim anunció la publicación del nuevo Indicador de Satisfacción del contratista administrativo de Medicare (MAC) (MSI) el 14 de marzo y alentó a nuestros miembros del POE AG a tomar esta oportunidad para compartir sus comentarios acerca de First Coast.
Colaboración con contratistas de Medicare
Kim revisó cómo First Coast colabora regularmente con otros MACs, haciendo notar una próxima colaboración sobre Medicare como Pagador Secundario (MSP). First Coast ha trabajado con los otros MACs para desarrollar un currículo de MSP para una posible educación nacional.

Verificar todos los temas de acción y clausura

Los siguientes temas fueron capturados durante la reunión:
Hacer un seguimiento con PE para ver si hay problemas relacionados a que los marcos de tiempo de solicitud de PECOS se tardan más que las solicitudes en papel.
Hacer un seguimiento con PE sobre el problema de los centros de pruebas de diagnóstico independientes al denegar códigos aprobados.
¿Hay alguna manera de medir la tasa de aceptación de incentivos de pago de calidad para los códigos de terapia en SPOT?
Hubo una sugerencia de incluir el número de control financiero (FCN) en SPOT.
Se recibió una sugerencia de incluir educación de MSP este año.
Pregunta de hospicio relacionada a la revocación del beneficio de hospicio para el paciente y cuándo se puede pagar la Parte B. Hicimos referencia a la pregunta frecuente en el sitio web del proveedor de First Coast sobre superposición de reclamaciones.
Kim Karnes dio fin a la reunión a las 3:30 p.m. La próxima reunión será el 18 de julio de 2019.
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