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Last Modified: 3/20/2019 Location: FL, USVI Business: Part A

MINUTAS DE REUNIÓN

Grupo Asesor en Asuntos de Asistencia y Educación del Proveedor (POE AG) de Florida y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos Parte A

Martes, 5 de marzo de 2019

2:00-3:30 p.m.

Participantes externos
Lisa Almodovar, Martin Health System
Gloria Beazley, DaVita
Dale Gibson, HMA Naples
Glen Gill, Baptist Health Care
Laurie Hawks, Health First Health Plans
Shirley Knoll, TLC Rehab
Felice Landry, Reingruber A Division of Saltmarsh, Cleveland & Gund, CPAs and Consultants
Sharon Miles, Baptist Health South Florida
Ana Navarrete, Baptist Health South Florida
Debra Pizzulo, Palm Healthcare Management, LLC
Terri Tierney, Sacred Heart Hospital
Lorraine Travis, Community Health Center of Pinellas Inc
Participantes internos
Shari Bailey, Manager, Data Analysis and Compliance (DAC)
Mary Pita Carrazana, Provider Relations Representative (PRR), DAC
Tamara Cherry, Provider Relations Research Specialist (PRRS), Provider Contact Center (PCC)
Christine Cubillan, PRR, DAC
Catie Fry, Web Editor, Provider Websites and Self-service Technology
Charles Johnson, PRR, Provider Outreach and Education (POE)
Kimberly Karnes, Manager, POE
Robert Lewis, PRR, POE
Karla McGruder, Supervisor, PCC
Cara Page, PRR, DAC
Maureen Pickering, PRRS, PCC
Maricelis Rodriguez, Manager, Triple-S
Stephanie Scott, PRR, POE
Terri Stanton, Sr. PRR, POE
Robert Stroud, Curricula Design and Development Specialist, Learning Solutions Center (LSC)
Mark Willett, Sr. Manager, Provider Websites and Self-service Technology

Agenda

1. Bienvenida y presentaciones
2. Revisión de minutas/temas de acción de la reunión anterior
3. Qué hay de nuevo con First Coast University
4. Actualización de tecnologías de autoservicio de First Coast
Comentarios y sugerencias sobre el sitio web y Secure Provider Online Tool (SPOT)
5. Qué hay de nuevo con el centro de contacto del proveedor
6. Esfuerzos de First Coast para reducir la carga del proveedor
1. Education Action Team (EAT)
2. Estrategia de Asistencia y Educación al Proveedor
Reducción de tasa de error
Inscripción del proveedor
Próximos eventos educacionales
Medicare Speaks
3. Discusión abierta y anuncios
Colaboración con contratistas de Medicare
4. Verificar todos los temas de acción y clausura: Próxima reunión – 16 de julio de 2019

Bienvenida y presentaciones

Kim Karnes, POE Manager, dio la bienvenida a todos a la reunión y los miembros del personal de First Coast se presentaron e identificaron los departamentos que representan.

Revisión de minutas/temas de acción de la reunión anterior

Kim repasó cómo accesar a las minutas de reuniones pasadas del POE AG en el sitio web del proveedor de First Coast. Kim informó que hay un tema de acción sobresaliente que revisar de la reunión pasada. Ese tema de acción sobresaliente es para considerar los costos atípicos como un tema para la educación y esto se ha incluido en nuestro plan de educación para 2019.

Qué hay de nuevo con First Coast University

Robert Stroud proporcionó una actualización acerca de First Coast University. Él informó que el nuevo First Coast University fue lanzado el 3 de enero de 2019. El sistema es completamente nuevo y más intuitivo. Él solicitó comentarios e ideas para mejoras.

Actualización de tecnologías de autoservicio de First Coast

Mark Willett habló acerca de las tecnologías de autoservicio y del sitio web del proveedor de First Coast. Repasó las siguientes actualizaciones, cambios y planes próximos relacionados al sitio web de First Coast y al portal de internet, SPOT:
Planificado para el 2019:
Proceso de aprobación basado en la organización, el cual permite a los usuarios de SPOT el tener su acceso administrado por alguien en su organización en lugar del Centro de Ayuda de SPOT
Migrar a Okta de Enterprise Identity Management (EIDM) ya que los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) están planificando dar fin a la plataforma de EIDM (Oracle) utilizada para la autenticación de registro
La opción de ‘facturado por error’ para reaperturas permitirá a los usuarios de SPOT seleccionar líneas/reclamaciones con estado de ‘pagada’ el presentarla para ajuste al ser facturadas por error
La recuperación de cartas de demanda electrónica permitirá la capacidad de ver/imprimir cartas de decisión/solicitud (por ejemplo, cartas de demanda de sobrepago y cartas de resultados de auditoría)
La presentación de reporte de saldo de crédito proporcionará a los usuarios de SPOT la capacidad de presentar sus reportes de saldo de crédito
La solicitud de reemplazo de IRS-1099 ofrecerá a los usuarios de SPOT la habilidad de solicitar un reemplazo de su formulario IRS-1099

¿Qué hay de nuevo con el PCC?

Karla McGruder asistió en representación del PCC e informó que actualmente no tienen actualizaciones, pero solicitó a los miembros del POE AG que por favor compartan los comentarios que tengan cuando asisten a estas reuniones. No se proporcionaron comentarios en esta reunión.

Esfuerzos de First Coast para reducir la carga del proveedor

Kim Karnes proporcionó una actualización acerca de los esfuerzos de First Coast para reducir la carga del proveedor.
Educación realizada sobre las 10 principales consultas y errores de envío de reclamaciones no médicas, lo que incluye garantizar que tengamos recursos disponibles en el sitio web.
Educación será realizada acerca de prevenir apelaciones al facturar correctamente por ciertos tipos de servicios de la Parte A.
First Coast apoya iniciativas para reducir la carga del proveedor y costos administrativos, incluyendo:
Nuevo proceso para proveer cantidad de factura en ciertos códigos HCPCS, artículo publicado informando a los proveedores que pueden presentar la cantidad de la factura en las reclamaciones para prevenir el envío por correo de solicitudes de documentación adicional (ADR).
Evite retrasos de procesamiento de reclamaciones cuando facture vacunas contra el tétanos, el artículo publicado le recuerda a los proveedores de las pautas de cobertura de Medicare y los requisitos de facturación.
Evaluación y manejo (E/M): Codificación y documentación de cuidado crítico (B), un webinar programado para el 28 de marzo de 2019 (en inglés), y el 3 de abril de 2019 (en español). Inscríbase para estos eventos por medio del Calendario de Eventos.

Actualización del EAT

Christine Cubillan proporcionó la actualización del Education Action Team (EAT). Inició agradeciendo la participación y aporte de los miembros del POE AG al prepararse para y durante el webinar de Medicare como pagador secundario (MSP) del pasado mes de diciembre.
Ella también compartió hallazgos de datos recientes y solicitó realimentación. Hay un aumento grande de errores de presentación de reclamación para los códigos de denegación 12206 y 12302 de devuelto al proveedor. Estos códigos aparecen generalmente solo en datos esporádicos con un promedio de 500 a 900 errores; sin embargo, en enero hubo más de 5,000 errores de presentación de reclamación por cada código de denegación.
Christine proporcionó una explicación de los códigos de denegación 12206 y 12302, los cuales están diseñados para revisar los días de paciente interno reportados en todas las reclamaciones de paciente interno en comparación con el número de días dentro la cobertura de declaración de la fecha de admisión hasta la fecha de alta.
First Coast tiene una pregunta realiza frecuentemente (FAQ) en el sitio web del proveedor para el RC 12206; sin embargo, el año pasado retiramos el código de denegación 12302.
Christine pidió comentarios acerca de estos códigos de denegación y si los miembros del POE AG han visto un aumento en estos códigos también.

Estrategia de Asistencia y Educación al Proveedor

Actualización del proyecto de reducción de tasa de error
Terri Stanton proporcionó una actualización acerca del Proyecto de Reducción de Tasa de Error para este año indicando que el equipo del proyecto se estará enfocando en los temas impulsados por los porcentajes de tasa de error del Programa de Pruebas Integrales de Tasas de Error (CERT) y otras fuentes de datos, tales como el plan de trabajo de la Oficina del Inspector General (OIG) y los reportes de la OIG publicados en el 2018, así como algunos de los resultados y errores comunes identificados a través de revisiones de investigación y educación enfocada (TPE).
Para la Parte A, el tipo de factura 22X de centro de enfermería especializada (SNF) está siendo monitoreada actualmente para los resultados de revisiones de TPE para incorporar en educación y el POE está considerando un webinar acerca del Modelo de Pago Dirigido por el Paciente (PDPM) de SNF más adelante en el año.
Otro tema que es un remanente del año pasado es el de servicios de Ambulancia. Actualmente, First Coast tiene un webinar grabado disponible en la página de Aprendizaje Al Momento y evaluará los planes de educación en espera del resultado de las revisiones de TPE y nuestras metas de reducción del CERT establecidas para el período de reporte de 2020. También hay un nuevo modelo de ambulancia, el Servicio de Clasificación, Tratamiento y Transporte de Emergencia, denominado modelo ET3. Este modelo permitirá opciones de selección de clasificación de ambulancia en la escena o a través de la telesalud con sitios de destino alternativos, como consultorios de médicos de atención primaria o clínicas de atención de urgencias. Los proveedores de ambulancia pueden obtener hasta un ajuste de pago del 5 por ciento en los últimos años del modelo en función de su logro de medidas de calidad clave. Actualmente estamos evaluando planes de educación sobre este tema antes de que CMS solicite la participación de proveedores de ambulancia y proveedores inscritos en Medicare, y luego CMS implementará líneas de clasificación para llamadas al 911 de baja agudeza este otoño.
El próximo tema reportado fue el de laboratorio clínico. Estamos evaluando este tema para educación en base a reportes de la OIG publicados recientemente así como resultados de TPE de algunos códigos de laboratorio bajo revisión. Previamente, en enfoque de educación han sido los códigos para monitoreo de abuso de sustancias; sin embargo, el enfoque de este año será la vitamina D, hidroxi 25, debido a errores reportados del CERT en el reporte del CERT de 2018. First Coast llevará a cabo un webinar en español acerca de este tema el 22 de mayo.
El código de terapia y ejercicio terapéutico de rehabilitación será monitoreado este año a pesar que la tasa de error ha mejorado. Este servicio está bajo revisión de TPE, evaluaremos este tema para educación una vez tengamos los resultados de la segunda ronda de revisiones. First Coast tiene una grabación de webinar acerca de este tema disponible en nuestra página de Aprendizaje Al Momento desde octubre de 2018.
Los servicios psiquiátricos continúan en la lista de temas este año y lo evaluaremos para educación después de que las revisiones de TPE se hayan completado. First Coast ha establecido nuevas metas para la reducción del CERT para el período de reporte de 2020 por lo que este tema continúa siendo un enfoque del equipo del proyecto.
El siguiente es cardiología, específico a SPECT de MPI, el cual es un remanente del año pasado; sin embargo, este año hemos agregado PET como un enfoque para reducir la tasa de error. Nuestro subcontratista en Puerto Rico estará realizando un webinar en español el 11 de abril de 2019, sobre MPI, y el POE de First Coast programará un webinar para PET para junio de 2019.
Y por último, Terri informó que el nuevo tema añadido al equipo de proyecto este año es el de servicios de quiropráctica debido a que este es un enfoque de la OIG. El enfoque de educación será acerca de los requisitos de documentación y pautas de Medicare de determinación de cobertura local (LCD). Estaremos realizando un webinar en español el 27 de marzo y programaremos un webinar para el 13 de agosto.
Actualización de inscripción del proveedor y próxima campaña
Stephanie Scott informó que continúa con el subcomité de Inscripción del Proveedor del POE AG este año. Tuvieron su reunión más reciente el martes y normalmente celebran sus reuniones dentro de una semana de las reuniones estándar del POE AG. Stephanie indicó que si alguien estaba interesado en unirse, se lo hagan saber enviándole un correo electrónico a Stephanie.Scott@fcso.com y ella lo incluirá en comunicaciones e invitaciones futuras.
Para la inscripción del proveedor en 2019, estamos enfocando la educación en mejorar nuestros recursos actuales de inscripción del proveedor y promover esos recursos para garantizar que nuestra comunidad de proveedores esté al tanto de la información disponible. Esto incluye videos de inscripción del proveedor que fueron publicados el año pasado.
Se han realizado algunas actualizaciones durante el año pasado, con nuevas especialidades que se agregaron y una revisión del 855I que se publicó recientemente en febrero. También nos estamos enfocando en comunicar esta información, así como cualquier otra actualización a medida que se publiquen. Y, como siempre, alentaremos el uso del Sistema de Inscripción del Proveedor en Línea (PECOS) para el envío de solicitudes y trabajaremos para aumentar la utilización de ese sistema.
Próximos eventos educacionales
Robert Lewis informó sobre los próximos eventos educativos y revisó las actualizaciones del calendario de eventos de 2019. Hemos retitulado nuestro webinar trimestral de Cambios y Reglamentaciones de Medicare para que ahora se llame Actualizaciones Trimestrales de Medicare. Nos dimos cuenta de que, con el tiempo, estas sesiones han cambiado de acuerdo con su contenido y queríamos reflejar eso en el título. Además, en base a los comentarios del POE AG y las audiencias de los proveedores, continuaremos ofreciendo webinars trimestrales de las Partes A y B. Estos continuarán abordando las transmisiones que afectan a los proveedores, junto con los temas y problemas que los datos indican que crean desafíos, y es posible que los proveedores de nuevos artículos no estén al tanto, todo con el objetivo de brindar orientación y asistencia. Además, hay varios webinars planificados que se centran en el acceso y uso de SPOT, y E/M será un tema de enfoque ya que esta sigue siendo una categoría principal de error, y se han realizado actualizaciones de E/M en 2019 y planificadas para 2021.
Medicare Speaks
First Coast y el equipo de POE se complacen en anunciar que nuestro exclusivo evento cara a cara Medicare Speaks llegará pronto. Estamos entusiasmados con los eventos de este año, ya que traemos temas actuales que son importantes para las prácticas o centros, para incluir clases sobre incidentes, servicios de manejo de la atención como el manejo de la atención de transición (TCM) y el manejo de la atención crónica (CCM), servicios de SNF y documentación, y por supuesto, servicios de E/M.
Este año auspiciaremos dos eventos. El primero es en Tallahassee, del 25 al 26 de junio, porque queríamos compensar el evento cancelado de Panama City del año pasado. Esta ubicación los acomodará y ofrecerá a otros en el área del Panhandle con la oportunidad de recibir educación sobre Medicare. Del 20 al 21 de agosto, estaremos en Tampa y Ursula se pondrá en contacto con cada uno de ustedes para ayudar a difundir el mensaje.
También estaremos llevando a cabo Medicare Speaks en Santo Tomás y Santa Cruz, Islas Vírgenes, del 24 al 25 de abril. El mercadeo para ese evento será publicado próximamente. Nuestro último evento, Medicare te Informa en San Juan, Puerto Rico, está programado del 16 al 17 de octubre. Esté atento a los materiales de mercadeo que se publicarán y enviarán a través de nuestras eNews.

Discusión abierta y anuncios

Colaboración con contratistas de Medicare
Kim revisó cómo First Coast colabora regularmente con otros Contratistas Administrativos de Medicare (MACs), dando ejemplos recientes:
Trabajar con un Contratista Independiente Calificado (QIC) en la educación centrada en la Parte A
POE participa en el grupo de trabajo de POE de MAC A/B que se enfoca en brindar educación de MSP en 2019

Verificar todos los temas de acción y clausura

No se capturaron temas de Acción durante la reunión. Kim Karnes dio fin a la reunión a las 2:47 p.m. La próximo reunión será el 16 de julio de 2019.
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