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Last Modified: 6/10/2019 Location: FL, USVI Business: Part A

MINUTAS DE REUNIÓN

Grupo Asesor en Asuntos de Asistencia y Educación del Proveedor (POE AG) de Florida y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos Parte A

Martes, 4 de diciembre de 2018

2:00-3:30 p.m.

Participantes externos
Lisa Almodovar, Martin Health System
Gloria Beazley, DaVita
Melissa Burns, Memorial HealthCare System
Christine Davenport, Brooks Rehab
Dale Gibson, HMA Naples
Glen Gill, Baptist Health Care
Kristin Gray, UF Health
Ana Navarrete, Baptist Health South Florida
Debra Pizzulo, Palm Healthcare Management, LLC
Karen Schimpf, Florida Hospital
Robert Sikorski, DaVita
Terri Tierney, Sacred Heart Hospital
Lorraine Travis, Community Health Center of Pinellas Inc
Brenda Tuohey, Health First
Participantes internos
Mary Pita Carrazana, Provider Relations Representative (PRR), Data Analysis and Compliance (DAC)
Cesar Hernandez, Manager, Learning Solutions Center (LSC)
Charles Johnson, PRR, Provider Outreach and Education (POE)
Kimberly Karnes, Manager, POE
Robert Lewis, PRR, POE
Karla McGruder, Supervisor, Provider Contact Center (PCC)
Alonda Mims, Business Coordinator, PCC
Cara Page, PRR, DAC
Stephanie Scott, PRR, POE
Terri Stanton, Sr. PRR, POE
Mark Willett, Sr. Manager, Medicare Websites and Provider Self-service Technologies

Agenda

1. Bienvenida y presentaciones
2. Revisión de minutas/temas de acción de la reunión del 17 de julio de 2018
3. Qué hay de nuevo con First Coast University
4. Actualización de tecnologías de autoservicio de First Coast
5. Qué hay de nuevo con el centro de contacto del proveedor
Cambio al proceso de solicitud de reapertura para la Parte A
6. Esfuerzos de First Coast para reducir la carga del proveedor
Huracán Michael y esfuerzos de alivio administrativo
Nuevas mejoras de proceso al proceso de determinación de cobertura local (LCD) – Webinar en enero
7. Education Action Team (EAT)
8. Investigación y Educación Enfocada (TPE)
9. Estrategia de Asistencia y Educación al Proveedor
Proyecto de reducción de tasa de error
Actualización de inscripción del proveedor y próxima campaña
Próximos eventos educacionales
Temas de Medicare como Pagador Secundario (MSP) para el próximo año – Proyecto de Colaboración de Contratista Administrativo de Medicare (MAC)
10. Discusión abierta y anuncios
Colaboración con contratistas de Medicare
11. Verificar todos los temas de acción y clausura: Próxima reunión – 5 de marzo de 2019

Bienvenida y presentaciones

Kim Karnes, administradora del POE, dio la bienvenida a todos a la reunión y los miembros del personal del First Coast se presentaron e identificaron los departamentos que representan.

Revisión de minutas/temas de acción de la reunión del 17 de julio de 2018

Kim repasó cómo accesar a las minutas de las reuniones anteriores del POE AG en el sitio web del proveedor de First Coast. Kim informó que había temas de acción pendientes para revisar de la reunión anterior.
Las siguientes, son respuestas a los temas de acción tomados durante la reunión anterior:
1. El departamento de revisión médica (MR) incluye listas de verificación de documentación médica con cartas de TPE.
2. La promoción de las listas de verificación de documentación médica y la nueva página web de MR/TPE están incluidas y continuarán siendo incluidas en eNews y eventos educativos.
3. Educación acerca de MSP para la Parte A es el enfoque del próximo webcast del 12 de diciembre de 2018.
La grabación del webcast y materiales pueden ser accesados (en inglés) aquí Sitio Web externo.
4. Promoción de información y recursos de Beneficiario Cualificado de Medicare (QMB) – Los proveedores no necesitaban una pregunta frecuente (FAQ) para este tema; sin embargo, hemos proporcionado un enlace (en inglés) al Programa de Beneficiario Cualificado de Medicare (QMB) Sitio Web externo dentro de nuestra página de recursos de los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS).

Qué hay de nuevo con First Coast University

Cesar Hernández proporcionó una actualización acerca de First Coast University. Con relación a la próxima transición a un nuevo sistema de administración de aprendizaje (LMS), Cesar indicó que este proceso comenzará el 19 de diciembre y continuará hasta el 2 de enero, con la nueva fecha de inicio de First Coast University Sitio Web externo programada para el 3 de enero de 2019. Se están enviando avisos a los usuarios actuales, indicándoles que todos los nombres de usuario serán cambiados a la dirección de correo electrónico en el archivo de la cuenta del usuario. Todos los inscritos actuales de First Coast University deben iniciar sesión y actualizar/validar sus direcciones de correo electrónico en el registro ahora para permitir una transición sin problemas al nuevo sistema. Durante el período de transición, no se publicará ninguna nueva capacitación en el sitio de inscripción, pero los usuarios todavía pueden acceder a First Coast University. Toda la información histórica de transcripción se transferirá al nuevo sistema; Sin embargo, esta información no estará disponible hasta mediados de enero de 2019.

Tecnologías de autoservicio de First Coast

Mark Willett informó acerca del sitio web del proveedor de First Coast y las tecnologías de autoservicio. Habló acerca de las siguientes actualizaciones, cambios y planes futuros relacionados con el sitio web y el portal de internet de First Coast, Secure Provider Online Tool (SPOT):
La tercera y última fase de la extensión de la funcionalidad de reaperturas se implementó el lunes 3 de diciembre. La última de las tres fases verificará si una reclamación puede reabrirse según MSP o los derechos.
La segunda fase, que comenzó a funcionar el 2 de noviembre, incluyó mensajes mejorados que brindan orientación al usuario cuando la reapertura de una reclamación no es una opción. La fase uno, implementada el 5 de octubre, incluyó la implementación de presentaciones de reapertura para correcciones de historial y correcciones de modificador de hospicio.
La publicación de Q400 del Sistema de Transacciones de Elegibilidad (HETS) de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) y la adición de respuesta a las solicitudes de datos de revisión médica (MR)/solicitud de documentación adicional (ADR) relacionadas con el proceso de TPE a través de mensajes seguros estarán disponibles el lunes, 10 de diciembre. La versión Q400 incluirá la adición de códigos de diagnóstico para MSP, información adicional sobre el uso del Programa de Prevención de la Diabetes de Medicare (MDPP) y una limpieza de la forma en que la organización de atención administrada y el paquete de beneficios del plan se muestran en la pestaña de cobertura planificada en la búsqueda de elegibilidad.
En enero, comenzaremos la transición de los usuarios actuales de SPOT a un proceso de aprobación basado en la organización, donde los individuos en la oficina de un proveedor u oficina comercial, como un servicio de facturación o casa de facturación, aprobarán a los usuarios finales en nombre de la entidad. Habrá más información en las próximas semanas. Planificamos tener todos los usuarios de SPOT existentes migrados y utilizando el nuevo proceso de aprobación para marzo de 2019.

¿Qué hay de nuevo con el centro de contacto del proveedor?

Kim explicó que hay un nuevo artículo acerca de solicitar reaperturas para la Parte A que se encuentran más allá del límite de presentación oportuna. Explicó las pautas de ajuste de reclamación versus las pautas de reapertura de reclamación cuando la presentación oportuna ha expirado. También señaló las excepciones.
Se hizo una pregunta acerca de los ajustes de las actualizaciones de las tarifas fijas de 2017, lo que provocó que las reclamaciones necesitaran un modificador KX y creando problemas de presentación oportuna. Kim advirtió que enviaríamos una aclaración sobre buena causa.

Esfuerzos de First Coast para reducir la carga del proveedor

Huracán Michael y esfuerzos de alivio administrativo
Kim habló acerca de cómo el huracán Michael ha impactado a múltiples regiones y proveedores, y que se han hecho exenciones y subsidios para brindar asistencia administrativa y alivio. Ella indicó que el artículo de Edición Especial del Medicare Learning Network® (MLN®) SE18021 PDF externo aborda información específica acerca de códigos y procesos durante desastres para diferentes tipos de proveedores y escenarios.
Nuevas mejoras de proceso al proceso de LCD – Webinar en enero
Terri Stanton explicó que, como resultado de la Ley 21st Century Cures Act, CMS anunció cambios en la forma en que los MACs desarrollan e implementan las LCDs. Los cambios consisten en aumentar la transparencia y la consistencia en todos los MACs y, al mismo tiempo, conservar la capacidad de responder a las inquietudes de las políticas locales, clínicas y de cobertura.
En consecuencia, el 8 de enero, First Coast llevará a cabo un webcast titulado LCDs: Conozca lo que estamos haciendo para aumentar la transparencia en el proceso. Este evento es para los proveedores de la Parte A y la Parte B y revisaremos los cambios importantes en el proceso de LCD. También incluiremos cómo el nuevo proceso responderá a las necesidades del paciente y fomentará una participación más amplia en las reuniones abiertas de contratistas, lo que permitirá a las partes interesadas y los beneficiarios a involucrarse y participar efectivamente en el proceso.

Actualización del EAT

Mary Pita Carrazana informó sobre el progreso actual del EAT. Explicó que el EAT analiza las diez principales reclamaciones no médicas y datos de consultas, y desarrolla la educación para ayudar a los proveedores a prevenir errores comunes de envío de reclamaciones que resultan en las principales reclamaciones devueltas como no procesables (RUCs), denegaciones de reclamación y consultas. Esta educación puede ser una pregunta frecuente (FAQ) o un artículo en el sitio web de First Coast, una clase en Medicare Speaks, un curso en línea o un webcast.
Mary anunció un webcast de "Pregúntele al Contratista" (ACT) el 12 de diciembre, titulado "Reclamaciones de pago residual y condicional de MSP", e invitó a todos a inscribirse y difundir el mensaje. Indicó que gran parte del contenido para el webcast fue considerado y desarrollado en base a las recomendaciones de los miembros de la Parte A del POE AG -- un ejemplo de cómo el POE AG proporciona a First Coast comentarios útiles y efectivos.
Revisó las múltiples capacitaciones en línea basadas en la web (WBTs) de First Coast, que son gratuitas y están disponibles a través de First Coast University, destacando la WBT "Evitando denegaciones de reclamaciones innecesarias" y la WBT "Evitando Reclamaciones Devueltas Como No Procesables", y especificando que hay una WBT sobre Prevención de reclamaciones duplicadas.

TPE

Terri explicó que desde la última reunión del POE AG se han realizado mejoras en la página de MR en el sitio web de First Coast, y que el equipo web, junto con MR, ha desarrollado una nueva página web que incluye la lista de temas bajo revisión de TPE junto con enlaces directos a listas de verificación y recursos relacionados con los temas bajo revisión. Destacó las nuevas listas de verificación ahora disponibles para cuidados críticos, pruebas de drogas, psicoterapia, terapia con oxígeno hiperbárico (HBO) y una lista de verificación revisada de terapia y rehabilitación.
También explicó cómo MR incentiva a los proveedores a responder a las solicitudes de documentación médica, y que cuando un proveedor opta por el TPE, se les notifica y pueden proporcionar a una persona de contacto a la que desean que se envíe la solicitud, que se encargará de enviar la documentación. Revisión médica está haciendo varios intentos para obtener la documentación y algunos no han respondido. Desafortunadamente, las reclamaciones tienen que ser denegadas.

Estrategia de Asistencia y Educación al Proveedor

Proyecto de reducción de tasa de error
Terri proporcionó una actualización sobre el equipo del proyecto de reducción de la tasa de error. El objetivo del equipo es reducir las tasas de error del Programa de Pruebas Integrales de Tasas de Error (CERT) para las especialidades relacionadas. Las tasas de error finales del CERT para las especialidades separadas no están disponibles actualmente; sin embargo, hasta ahora en el período de reporte de 2018, hemos tenido disminuciones en las tasas de error para varias de las especialidades que se están revisando. Las tasas de error nacionales se han publicado para el reporte de 2018; sin embargo, todavía estamos esperando nuestras tasas de error del CERT específicas de JN que se nos enviarán en cualquier momento.
Desde la reunión de julio, el equipo del proyecto ha completado tres eventos educacionales:
Servicios de Ambulancia: Nuevas Actualizaciones de Políticas y Revisiones del 11 de julio de 2018, el cual incluyó la revisión de los datos del CERT y la nueva LCD (vigente a partir del 28 de junio de 2018) titulada ‘Servicios de Ambulancia Terrestre de Emergencia y No Emergencia’.
Webcast de los servicios de terapia física para pacientes ambulatorios (A/B) de Medicare del 30 de octubre de 2018 -- Los temas de educación incluyeron la Ley de Presupuesto Bipartidista de 2018 (BBA) que se aplica a los servicios de terapia, revisión de un reporte de la Oficina del Inspector General (OIG) recientemente publicada sobre los servicios de terapia física para pacientes ambulatorios, revisión de errores recientes de documentación de reclamaciones evaluados por el programa CERT con un enfoque en las secciones de la LCD L33413, Servicios de Terapia y Rehabilitación, para presentar formas para que los proveedores cumplan con los requisitos de Medicare y cómo pueden ser proactivos en evitar este tipo de errores. Brindamos una actualización de los errores de TPE hasta el momento en la primera ronda de revisiones de terapia para pacientes ambulatorios, junto con las herramientas disponibles para ayudarlos en caso de que se seleccionen para TPE.
POE de Triple S facilitó un webcast titulado Criterios de Cobertura de LCD para Ensayos de Drogas el 24 de octubre de 2018, en español. El webcast abordó la tasa de error del programa CERT para los exámenes de detección de drogas (G0477-G0479 y G0480-G0483). Además, revisamos la LCD L36393 titulada “Monitoreo de Sustancias Controladas y Pruebas de Abuso de Drogas” para conocer los criterios de cobertura específicos para estos servicios (80305-80307 y G0480-G0483), los requisitos de facturación y documentación.
Al igual que con todos nuestros webcasts, las grabaciones están disponibles en nuestra página Aprendizaje al Momento por hasta 12 meses.
Los miembros del equipo del proyecto también han mejorado varias de nuestras páginas de especialidades:
En la página de especialidad de Cardiología, se agregó una sección de Auditoría y Cumplimiento. En esta sección se incluyen enlaces a varios recursos de cumplimiento, incluidos los reportes recientes de la OIG, los recursos de CERT y las sugerencias de cumplimiento del proveedor, como los Consejos de cumplimiento del Proveedor para Escaneos de Tomografía Computarizada (TC) (los cuales se relacionan directamente a los datos de Cardiología MPI revisados por el equipo del proyecto de reducción de tasa de error).
Se mejoró la página de especialidad de Laboratorio Clínico. Se agregó un enlace a la sección de noticias para acceder al reciente reporte de la OIG: Pagos de Medicare para Pruebas de Laboratorio de Diagnóstico Clínico en 2017: Datos de Referencia del Año 4. Se agregaron enlaces para acceder al tema de revisión de TPE, así como un enlace a la nueva lista de verificación de documentación para pruebas de drogas.
Se actualizó la página de especialidades de Servicios de Salud Mental. Se agregaron enlaces para acceder al tema de revisión de TPE, así como un enlace a la nueva lista de verificación de documentación para servicios de psicoterapia.
Actualización de inscripción del proveedor y próxima campaña
Stephanie Scott brindó una actualización acerca de inscripción del proveedor. Se les recordó a los miembros del POE AG que si alguien tiene interés de unirse al subcomité de Inscripción de Proveedores puede notificarle a Stephanie por correo electrónico a Stephanie.Scott@fcso.com.
Para la inscripción de proveedores en el 2018, se inició una campaña para promover los productos educativos actualmente disponibles en el sitio web del proveedor de First Coast. Hay bastante información en la sección de inscripción del proveedor, así que quisimos comenzar a enfocarnos en llevar esa información a la comunidad de proveedores. Durante la reciente reunión del subcomité, se compartieron ideas sobre las mejoras que se pueden realizar en este sitio, que formará parte del plan para la educación de inscripción de proveedores en el 2019.
Además, en nuestras reuniones anteriores, discutimos los cinco nuevos videos que se agregaron a nuestro sitio web del proveedor de First Coast a fines de marzo. Los videos se refieren a cinco temas que nuestro departamento de inscripción del proveedor enumeró como las razones principales para desarrollar solicitudes o consultas recibidas. En el 2019, planificamos trabajar con nuestro equipo de Learning Solutions Center (LSC) para mejorar estos videos y crear videos más útiles sobre otros temas dentro de la inscripción de proveedores. Esperamos poder promover estos recursos este año y abordar otras necesidades educativas a medida que surjan.
Próximos eventos educacionales
Robert Lewis informó que, en base a la transición discutida previamente a nuestro nuevo First Coast Univesity, no hemos colocado muchos eventos próximos en nuestro Calendario de Eventos. Esto es para evitar la confusión y centrarse en ayudar con la transición. Hay algunos eventos actualmente listados en el calendario, incluido el evento de ACT para MSP (A) el 12 de diciembre mencionado anteriormente, y otro evento que es la colaboración con nuestro MAC de salud en el hogar y hospicio (HHH) para apoyar webinar. Se preguntó si había alguna manera de abrir más participantes disponibles para este webcast. Kim dará seguimiento a esto.
En enero, tenemos enlaces para inscribirse en el webcast de LCD mencionado por Terri. Debido a la transición, aún no hemos listado los webcast de Cambios y Reglamentaciones de Medicare; sin embargo, las fechas planificadas para estos webcasts son el 19 de marzo (A) y el 20 de marzo (B).
Temas de MSP para el próximo año – Proyecto de colaboración de MAC
Kim indicó que, durante discusiones con el grupo de trabajo del POE de MAC A/B (un grupo de trabajo conformado por todos los contratistas de A/B), se habló acerca de esos asuntos que han probado ser los más problemáticos. MSP fue un tema que se identificó como uno de los más predominantes. El grupo discutió el desarrollar una lista de preguntas frecuentes acerca de MSP, así como posibles webcasts para enfocarse en aspectos más desafiantes de MSP. Como tal, creamos un cuestionario para evaluar mejor las opiniones del grupo. Después de la reunión, enviaremos un enlace a la encuesta, para que la complete y proporcione su opinión.

Discusión abierta y anuncios

Colaboración con contratistas de Medicare
Kim habló acerca de que estamos creando más colaboraciones con otros contratistas. Esto promueve un gran crecimiento y brinda buenas oportunidades. Actualmente, estamos finalizando nuestra estrategia para el próximo año, así que habrá más por venir acerca de estos esfuerzos.
Surgió una pregunta relacionada a la facturación agrupada. Kim indicó que ella abordaría este tema fuera de línea directamente con el proveedor, ya que parece ser un asunto relacionado a una reclamación.
Se hizo una recomendación para proporcionar educación atípica. Kim anotó la recomendación para temas futuros.

Verificar todos los temas de acción y clausura

Los siguientes temas de acción fueron tomados durante la reunión:
Kim enviará una aclaración para asuntos de ‘buena causa’ relacionada a los ajustes de tarifa fija de 2017.
Kim verá si podemos arreglar espacios adicionales de participantes para el webcast de HHH o tal vez proporcionar nuestra propia versión para el MAC de JN.
Kim realizará un seguimiento fuera de línea con el participante acerca del asunto relacionado con reclamaciones con respecto a la facturación agrupada.
El POE considerará un tema atípico para posible educación.
Kim Karnes dio por terminada la reunión a las 3:20 pm. La próxima reunión será el 5 de marzo de 2019.
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