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Last Modified: 11/30/2018 Location: PR Business: Part A, Part B

MINUTAS DE REUNIÓN

Grupo asesor en asuntos de asistencia y educación del proveedor (POE-AG) de Parte A y B de First Coast Service Options (First Coast)

Reunión por Webcast

Miércoles, 7 de noviembre de 2018

2:00- 3:30 p.m. ET

Asistencia (13)
Raúl Alicea, CMS
Eduardo Aponte Velázquez, Atlantis Health Group of PR
Marisol Cruz
Milagros Maldonado, Centro de Cáncer de Auxilio Mutuo
Joan Feliciano, Hospital de la Concepción
Jorge Meaux, Grupo de Medicina Primaria
Javier Ortega, Ashford Presbyterian Community Hospital
Evelyn Padilla, Instituto de Ojos y Piel, Inc.
Grazina Pagán Figueroa
Jennifer Piñero Ramos, Coreplus Salud Primaria de Puerto Rico
Silma Silva, Servicios Profesionales de Facturación, Inc.
Gladys Vázquez, Hospital Ashford
Edgardo Vázquez Fonseca, Salud Primaria de Puerto Rico
Asistencia interna (5)
Maricelis Rodríguez, Supervisora de Medicare, Triple S
Awilda Bonilla, CPC, CPCO, Educadora, Triple-S
Gloria Franceschini, Educadora, Triple-S
Elvyn Nieves, Especialista de Diseño y Desarrollo de Currículo, First Coast
María Murdoch, Traductora de Comunicaciones al Proveedor, First Coast

Bienvenida e introducción

Maricelis dio la bienvenida a las personas y presentó al personal de Triple-S y First Coast.

Revisión del plan de acción de la última reunión

Maricelis informó que no hubo asunto pendiente de la última reunión.

Las nuevas tarjetas de Medicare

Gloria le recordó a los participantes sobre el requisito legislativo que requiere eliminar el número del Seguro Social de las tarjetas de Medicare.
El envío de las tarjetas comenzó en abril, 2018 y continuará hasta abril, 2019
Existe un periodo de transición que permite facturar con el HICN o el MBI hasta el 31 de diciembre de 2019
Comenzando el 1 de enero de 2020 solo se podrá facturar con el MBI; únicamente podrá utilizar el HICN con estado de reclamación, apelaciones o en reclamaciones de Parte A para hospitalizaciones cuando la admisión comienza antes de finalizar el periodo de transición.
La tarjeta nueva únicamente incluirá el nombre, el MBI y la fecha de efectividad de Parte A y Parte B
El envío de tarjetas a beneficiarios en Puerto Rico comenzó en octubre, 2018
Herramienta de búsqueda a través de SPOT para obtener el MBI del paciente. Beneficiario RRB mostrará un mensaje

Actualizaciones de medicareespanol.fcso.com

María informó sobre las nuevas funcionalidades que han sido implementadas en SPOT. Con el propósito de implementar el proyecto de múltiples fases para extender la funcionalidad de reapertura de las reclamaciones de la Parte B
La primera fase permitió reprocesar reclamaciones sin modificaciones para recibir pago adicionales en cambios de tarifa y el poder añadir los modificadores GV o GW cuando el paciente está en hospicio
La segunda fase instruye al usuario sobre cómo puede corregir una reclamación antes de volverla a presentar a través de mensajería segura. Si es una denegación que no se puede corregir para reproceso se le ofrecerá instrucciones de cómo solicitar una redeterminación a través de SPOT

Actualizaciones de First Coast University

Elvyn informó que un nuevo sistema de manejo de aprendizaje (LMS) comenzará en enero, 2019. El mismo contará con un sistema de navegación más sencillo. El historial del usuario, incluyendo transcripciones, será transferido al sistema nuevo. Si los ingresados que desean cambiar su usuario pueden hacerlo en el sistema actual y se transfiere al sistema nuevo. El sistema nuevo no permitirá cambio del usuario.

Actualización de las estrategias educacionales

Evaluación y manejo (E/M)
Awilda informó que se llevó a cabo una clase sobre E/M en el Medicare te informa, en octubre, en la que se enfatizó la importancia de la toma de decisión médica (MDM) en la evaluación del paciente, que determina la complejidad del servicio y seleccionar el código de E/M correcto. Además, indicó que estuvieran pendientes para futuros eventos en relación a los cambios que entrarán en vigor con la regla final del Medicare Physician Fee Schedule.
Equipo de reducción de la tasa de error (CERT)
Gloria compartió que el equipo de trabajo de CERT ha realizado varios eventos con el propósito de reducir el índice de error identificado a través del análisis de datos. Entre los eventos realizados están:
Servicios de ambulancia (webcast) – 11 de julio (en inglés) y 9 de agosto (español)
LCD para ensayos de drogas (webcast) – 24 de octubre (en español)
Servicios de terapia (webcast) – 30 de octubre (en inglés)
Las grabaciones de los webcasts mencionados están disponibles en nuestro sitio web bajo Aprendizaje al momento.

Informe de datos EAT (Education Action Team)

Maricelis indicó que el informe de EAT es una herramienta que utilizamos para establecer estrategias educativas. Este informe recopila los errores más frecuentes en el proceso de las reclamaciones, las preguntas recibidas en el centro de llamadas y cartas recibidas.
Según el informe de este trimestre, las cinco denegaciones de Parte B más frecuentes son: códigos enviados para propósitos informativos, duplicados, proveedor no certificado, beneficiario que no tiene Parte B y denegaciones por los éditos PTP de la NCCI. Los rechazos de Parte B más frecuentes son: códigos inválidos, paciente inscrito en un Medicare Advantage (MA), la información del proveedor que brindó el servicio es inválida, no se indicó el médico que ordenó el servicio y el nombre y número del beneficiario no concuerdan. Para la Parte A, los rechazos más comunes fueron: HICN inválido, paciente en MA, duplicado, MSP y elegibilidad del beneficiario.
Los proveedores tienen varias alternativas para verificar la elegibilidad del beneficiario: IVR, SPOT y DDE (Parte A). En el Medicare te informa se enfatizó se distribuyeron hojas sueltas con información sobre estas herramientas. También, se distribuyeron hojas sueltas sobre cómo identificar adecuadamente las reclamaciones que tienen derecho de apelación y sobre las funcionalidades de SPOT.

Actualizaciones sobre inscripción del proveedor

Awilda les recordó a los participantes de los siguientes cambios implementados por nuestro Departamento de Inscripción del Proveedor
La dirección nueva para enviar sus solicitudes: First Coast Service Options, JN Provider Enrollment, P.O. Box 3409, Mechanicsburg, PA 17055-1849.
Se implementó un sistema de escanear las solicitudes en papel por lo que se le pide a los proveedores que completen su solicitud de forma mecanografiada o a computadora, no a mano, para agilizar este proceso ya que el sistema nuevo no reconoce la letra escrita.
CMS notificó a través del artículo MLNMatters® MM10845 que, aquellas personas que completen la solicitud a través PECOS y opten con imprimir, firmar y fechar la certificación (Certification Statement), no podrán enviar la misma por correo. El documento debe ser enviado por la función electrónica de PECOS para enviar los documentos de apoyo.
Videos informativos sobre dudas frecuentes, tal como, formulario EFT, reportando acción adversa legal, cómo reportar el nombre legal, brechas de elegibilidad y la diferencia entre la inscripción de un sole proprietor y sole owner. Estos videos ya están disponible en español en la sección de Inscripción del Proveedor.
También, se discutió sobre las brechas en la elegibilidad del proveedor cuando se desactiva su PTAN.

Discusión abierta

Gloria informó sobre los cambios relacionados al proceso del desarrollo o actualización de una LCD, según solicitado por CMS a través de la MLNMatters® MM10901.
Cambio de propósito de Comité de Asesor del Contratista (CAC)
Se removerán los códigos de CPT y ICD-10 y se incluirán en un anejo que se accederá por un enlace en la LCD

Eventos futuros

Maricelis anunció los siguientes webcasts en español, pautados en los próximos meses:
29 de noviembre – Cambios y reglamentaciones de Medicare Parte A/B
11 de enero – LCD: Conozca lo que estamos haciendo para aumentar la transparencia en el proceso (A/B)

Próximas reuniones de POE-AG

Fechas para las próximas reuniones del POE-AG
6 de marzo de 2019 (webcast)

Plan de acción

No quedó acción pendiente para la próxima reunión.

Clausura

Maricelis dio fin a la reunión a las 3:30pm.
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