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Last Modified: 8/9/2018 Location: FL, USVI Business: Part A

MINUTAS DE REUNIÓN

Grupo asesor en asuntos de asistencia y educación del proveedor de Florida y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos Parte A (POE AG)

Jueves, 17 de julio de 2018

2:00-3:30 p.m.

Participantes externos
Amanda Ahearn, Mayo
Davia Bailey, Centers for Medicare & Medicaid Services
Gloria Beazley, DaVita
Melissa Burns, Memorial HealthCare System
Christine Davenport, Brooks Rehab
Julia Diehl, Promise Hospital of Florida at the Villages
Dale Gibson, HMA Naples
Kristin Gray, UF Health
Felice Landry, Reingruber A Division of Saltmarsh, Cleaveland & Gund, CPAs and Consultants
Sharon Miles, Baptist Hospital of Miami
Stacey Ragland, Baptist
Autumn Shugart, Astoria Health and Rehabilitation
Robert Sikorski, Davita
Terri Tierney, Sacred Heart Hospital
Lorraine Travis, Community Health Center of Pinellas, Inc.
Brenda Tuohey, Health First
Suzette Ungvarsky, Johns Hopkins
Participantes internos
Shari Bailey, Manager, Data Analysis and Compliance (DAC)
Christine Cubillan, Provider Relations Representative (PRR), DAC
Cesar Hernandez, Manager, Learning Solutions Center (LSC)
Charles Johnson, PRR, Provider Outreach and Education (POE)
Kimberly Karnes, Manager, POE
Robert Lewis, PRR, POE
Karla McGruder, Supervisor Service Operations, Provider Contact Center (PCC)
Cara Page, PRR, DAC
Stephanie Scott, PRR, POE
Terri Stanton, Sr. PRR, POE
Mark Willett, Sr. Manager, Medicare Websites and Provider Self-service Technologies
Agenda
1. Bienvenida y presentaciones
Rol de los miembros de POE AG
Llamada del Grupo de Usuarios del Programa de Servicio al Cliente del Proveedor del 13 de junio de 2018 – compartieron las mejores prácticas de envolvimiento
2. Revisión de minutas/temas de acción de la reunión previa
3. Qué hay de nuevo con First Coast University
4. Actualización de Tecnologías de autoservicio de First Coast
5. Actividad nueva: charla de formación de WebEx para discutir:
Nuevas tarjetas de Medicare
Preguntas frecuentes (FAQs) de la Parte A – ¿oportunidades para mejoras?
6. Discusión de Education Action Team (EAT):
Promoción de denegaciones de reclamaciones y pagador secundario de Medicare (MSP) recursos disponibles en medicareespanol.fcso.com
Mejoras a la página de “Bienvenido a Medicare”
Programa del Beneficiario Cualificado de Medicare (QMB) – preguntas que servicio al cliente recibe:
¿Por qué no puedo obtener la información de deducible en un paciente de QMB?
Si el pagador secundario no paga, ¿por qué no puedo facturar al paciente?
¿Qué significa esta nueva explicación de beneficios (EOB)?
7. Investigación y Educación Enfocada (TPE)
Próximas mejoras a la página web acerca de TPE – ¿qué piensa usted?
Recomendaciones acerca de listas de verificación de documentación médica
¡Nuevo! Video de los Centros de Servicio de Medicare y Medicaid (CMS) del nuevo proceso de TPE
¿Cuál es su retroalimentación del video?
8. Estrategia de Estrategia de Educación y Asistencia al Proveedor
Equipos de Proyecto
Proyecto de reducción de tasa de error
Inscripción del proveedor y próxima campaña
Retroalimentación de Medicare Speaks 2018 Orlando
9. Discusión abierta y anuncios
Colaboraciones con contratistas de Medicare
10. Verificar todos los elementos de acción y procesarlos: Próxima reunión – 4 de diciembre

Bienvenida y presentaciones

Kim Karnes dio la bienvenida a todos en la reunión y los miembros del personal de First Coast se presentaron a sí mismos e identificaron los departamentos que ellos representaban.

Revisión de minutas/temas de acción de la reunión anterior

Hubo una demostración en vivo mostrando el camino a las minutas de reuniones previas de POE AG en la página web del proveedor de First Coast. Kim inform que no hubo temas de acción sobresalientes para revisar de la reunión anterior.

First Coast University

César Hernández proveyó la actualización para First Coast University. Él aconsejó que como una organización enfocada en mejorar continuamente, nosotros constantemente nos esforzamos para proveer las herramientas y recursos de auto servicio que usted necesita para poder manejar satisfactoriamente el programa de Medicare. Con esto en mente, estamos deseosos de anunciar la transición a un nuevo sistema de manejo de aprendizaje (LMS). Esperamos que la transición sea finalizada para enero de 2019.
El nuevo LMS está construido en una plataforma premiada por SumTotal Systems que ofrece más capacidades sofisticadas mientras que al mismo tiempo es drásticamente más fácil de usar que nuestra plataforma actual. En el centro de este nuevo LMS reside una simple e intuitiva interfaz. Que logrará acceder a contenido valioso de una manera más fácil para el usuario. Otras características clave incluyen un tablero para el aprendiz y capacidad móvil para que usted la acceda a la capacitación, dónde, cuándo y cómo la necesite.
Según nos acercamos a la implementación, le mantendremos actualizado con nuestro progreso. Esté pendiente de más información específica acerca del nuevo LMS cerca de noviembre.

Tecnologías de autoservicio de First Coast

Mark Willett informó acerca de la página web de First Coast y las tecnologías de autoservicio. Él repasó recordatorios, cambios y planes futuros acerca de la página web de First Coast y el portal de internet, Secure Provider Online Tool (SPOT):
Recuerde entrar a su cuenta de SPOT una vez al menos cada 60 días para mantener su acceso. Inactividad mayor de 60 días hará que su cuenta quede cancelada. Comenzando el 1 de septiembre de 2018, el umbral de inactividad será reducido a 30 días. First Coast comenzará a enviar correos electrónicos en las próximas dos semanas recordándole a usted que acceda a SPOT para mantener su cuenta activa.
La habilidad de buscar por el resultado de apelaciones en SPOT estará disponible a principios de septiembre. Cada resultado finalizado de apelaciones de primer nivel estará disponible por 60 días.
El esfuerzo para extender la funcionalidad de las reaperturas está en camino y debe ser completado para finales de noviembre. Funcionalidades adicionales incluirán la habilidad de hacer multiples cambios a cada línea de una reclamación, hacer correcciones en el historial y presentar archivos que pueden ser utilizados para hacer ajustes masivos de la misma corrección.
A principios de 2019, los usuarios de SPOT tendrán su acceso aprobado por un representante de su práctica de negocio en vez de a través del centro de ayuda de SPOT. Más información será provista en los próximos meses acerca de la transición, incluyendo cómo cada práctica o negocio puede designer sus aprobadores y aprobadores de apoyo.

Actividad nueva: charla de formación de WebEx

Por primera vez, POE utilizó charlas de formación dentro de WebEx para permitirle a los miembros de POE AG hacer grupos pequeños para discutir temas populares dentro del programa de Medicare. Las charlas de formación tuvieron mucho éxito y POE recibió gran retroalimentación de los miembros de POE AG. Los temas discutidos en las charlas de formación fueron:
Nuevas tarjetas de Medicare – De los grupos de charlas de formación, los miembros reportaron como resultado que están viendo algunas personas con tarjetas pero no muchos en Florida aún. Ellos dijeron que estaban verificando los EOBs para números pero esto ha resultado en una labor intensiva. Ellos también están encontrando que hay pacientes que deberían haber recibido sus tarjetas pero todavía no las han recibido. Ellos también están preocupados por las tarjetas perdidas y si estas van a ser reemplazadas por una nueva tarjeta y número para el beneficiario. Por último, ellos han visto problemas con beneficiarios que viven en centros de enfermería especializada (SNFs) recibiendo las tarjetas. Terri advirtió que los MBIs no comenzarán a devolver en los EOBs hasta octubre de 2018. Ella también advirtió que si las tarjetas se pierden, el beneficiario tendrá que pedir una nueva tarjeta y recibirá un número nuevo en la nueva tarjeta. Además, un SNF no debe ser listado como la residencia del beneficiario pero como un hogar de cuidado o centro de vivienda asistida puede serlo así que el beneficiario debe asegurarse que la dirección correcta esté listada para recibir sus tarjetas.
Mejoras de las FAQ de la Parte A FAQ – No se proveyó retroalimentación del grupo acerca de este tema; la charla de formación no pudo tocar las FAQs antes de volver a convocar. Este se quedará cómo un tema para la próxima reunión de POE AG.

Discusión de EAT

Christine Cubillan informó acerca del progreso actual de EAT.
Christine reiteró el trasfondo y función del EAT y los programas de educación enfocada. Christine explicó “la meta de EAT es desarrollar e implementar planes educativos como esfuerzo para reducir errores de facturación y preguntas.”
Como parte de ese esfuerzo, el EAT solicitó datos para identificar los proveedores principales de la Parte A y la Parte B recibiendo denegaciones de MSP y de la Iniciativa Nacional de Codificación Correcta (NCCI). Estos dos temas son consistentes entre los tres errores principales de facturación y preguntas recibidas en First Coast. Nos acercaremos y brindaremos educación enfocada a los proveedores identificados.
También hemos reformateado la página de “Bienvenido a Medicare” en base a retroalimentación recibida de servicio al cliente acerca de los nuevos proveedores que tienen o estarán inscribiéndose con Medicare. Queríamos traer información importante a la vanguardia, como añadir una nueva caja de presentación para SPOT y suscribirse a los eNews.
Christine entonces les preguntó a los miembros de POE AG por retroalimentación en dos temas:
Estaremos facilitando un webcast de teleconferencia de pregúntele al contratista (ACT) para la Parte A durante el cuarto trimestre y hemos recibido retroalimentación del centro de contacto del proveedor de que muchos proveedores están llamando acerca de sus pagos de DRG y ahora están preguntando cómo sus pagos son establecidos/calculados y por qué fueron reducidos cuando que el largo de la estadía es más corto que el promedio. Christine preguntó que si, ¿esto es algo que debemos considerar para un webcast o si esto es algo que debemos desarrollar como una FAQ de la página web? Los miembros de POE AG aconsejaron que esto no ha sido un problema para ellos y recomendaron educación de MSP y facturación de reclamaciones de la Parte A.
Christine también preguntó acerca del programa de QMB, específicamente las preguntas listadas en la agenda. Un miembro de POE AG aconsejó que con los cambios al QMB, el tema no ha sido primordial para la mayoría de los proveedores y recomienda una campaña para adelantar la información a los centros y proveedores y recordarles acerca del programa de QMB y las directrices.
Christine les recordó a los miembros que pueden enviarle un correo electrónico a Christine.Cubillan@fcso.com con comentarios adicionales o sugerencias.

TPE

Terri Stanton proveyó una actualización relacionada al proceso de TPE de First Coast, recordándole a los miembros que este nuevo proceso se trata de reducir pagos indebidos en el programa de Medicare así como cargas al proveedor. Para reducir cargas a proveedor, la estrategia de TPE se enfoca en proveedores en específico dentro de un servicio en vez de en todos los proveedores facturando por ese servicio en particular. El proceso de TPE se enfoca en proveedores que tienen las tasas de denegación de reclamaciones más altas o prácticas de facturación que varían significativamente de las de sus compañeros. A esos proveedores seleccionados para TPE se les proporcionará retroalimentación directa en resultados de revisión de nuestros revisores médicos para saber exactamente cuáles son los resultados y hacer mejoras para corregir deficiencias que causan errores y reclamaciones denegadas.
Un proveedor puede tener hasta tres rondas de revisión previa o posterior al pago. Cada ronda implica la revisión de 20 a 40 reclamaciones por proveedor, por artículo o por servicio. Si los proveedores cumplen con los requisitos, se descontinuarán de las rondas adicionales. Si la tasa de error sigue siendo alta, recibirán información sobre los hallazgos y avanzarán a la segunda ronda, al mismo proceso y posiblemente a la tercera ronda. Aquellos que continúen con una alta tasa de error después de tres rondas de TPE pueden ser referidos a CMS para una acción adicional, que puede incluir una revisión de prepago del 100 por ciento, extrapolación, referido a un Auditor de Recuperación u otra acción.
Dependiendo del tipo de TPE que se esté llevando a cabo (ya sea prepago o post-pago), se determinará cuando la petición de documentación y carta de notificación será enviada. Si el TPE es en base a un prepago, la carta de notificación se envía primero, ya que la petición de documentación es generada por el sistema para las reclamaciones. Si el TPE se lleva a cabo en base de post-pago, entonces la notificación y solicitud de documentación están incluidas en la misma carta.
Para ver los temas y códigos de procedimiento bajo revisión de TPE, usted puede ir a nuestra página de revisión médica a la notificación de temas de revisión médica. Allí usted encontrará el enlace para abrir la hoja de cálculo de TPE que enlista los temas y códigos bajo revisión. Para más información de TPE, un artículo de TPE fue destacado en la página web de First Coast con enlaces a las Q&As de TPE de CMS y una tabla del flujo de proceso de TPE y los plazos entre rondas para ayudar a los proveedores a lograr mejoras y evitar errores.
El equipo web junto con revisión médica está desarrollando una nueva página en el sitio web que incluirá la lista de temas bajo la revisión de TPE que incluirá un enlace directo a los recursos relacionados al tema. Esto proporcionará una manera más conveniente para que los proveedores tengan acceso a los materiales que necesitan para ser proactivos en caso de que sean seleccionados para revisión, o hayan sido seleccionados para revisión y necesiten orientación adicional mientras mejoran sus procesos y documentación para cumplir con las directrices de Medicare. Esos materiales se enviarán a nuestras listas de correo electrónico muy pronto, así que esté atento a sus noticias electrónicas para esas actualizaciones. Algunas otras mejoras que se publican son nuevas listas de verificación de documentación para cuidados intensivos, pruebas de drogas, psicoterapia, terapia de oxígeno hiperbárico (HBO) y una nueva lista de verificación de terapia y rehabilitación.
Terri les recordó a los asistentes que actualmente tenemos varias listas de verificación disponibles en nuestra página de Documentación médica:
Evaluación y Manejo
Transporte de ambulancia
Servicios quiroprácticos
Admisiones de pacientes hospitalizados
Documentación de centro de rehabilitación de pacientes hospitalizados (IRF)
Terapia y rehabilitación de pacientes ambulatorios
Silla de ruedas motorizada
Centro de enfermería especializada
Lista de cotejo general
Terri también repasó el nuevo video de TPE (en inglés) que fue publicado por CMS y le mostraba a los asistentes dónde podía ser localizado desde la página web del proveedor de First Coast.

Estrategia de Asistencia y Educación al Proveedor

Proyecto de reducción de la tasa de error
Terri proporcionó una actualización acerca del equipo de proyecto de reducción de tasa de error. Desde nuestra última reunión de POE AG en marzo, el equipo de proyecto de reducción de tasa de error ha completado cinco eventos educativos, cara a cara y webcasts.
Webcast acerca de servicios de ambulancia en la nueva determinación de cobertura local (LCD) el 11 de julio de 2018
Evento cara a cara de requisitos de documentación de SNF en Medicare Speaks Orlando el 19 de junio de 2018
Webcast acerca de requisitos de documentación de IRF facilitado por Triple S, nuestro sub-contratista en Puerto Rico, el 29 de mayo de 2018
Cardiología: Webcast acerca de documentación de procedimientos de perfusión miocárdica ACT el 23 de mayo de 2018
Webcast acerca de servicios psiquiátricos y de psicoterapia el 15 de mayo de 2018
Nuestro objetivo en el equipo del proyecto es reducir las tasas de error para las especialidades en las que nos estamos enfocando. Hasta ahora en el periodo de informe de 2018, hemos tenido reducciones en las tasas de error para laboratorio clínico y códigos de detección de drogas, fisioterapeuta en la práctica privada junto con ejercicios terapéuticos (97110), la especialidad de ambulancia junto con los códigos de procedimiento que han sido enfoque, y la especialidad para psicólogo clínico junto con uno de los códigos para pacientes y familiares de psicoterapia. Por lo tanto, nos complace informar que la educación que proporcionamos en colaboración con nuestras enfermeras que trabajan con CERT para resolver los errores o ayudar a proporcionar documentación adicional es efectiva gracias al arduo trabajo de todo el equipo del proyecto. No solo brindan educación sobre sus temas, sino que siempre buscan maneras de actualizar las páginas especializadas, preguntas frecuentes, simulaciones, capacitaciones basadas en la web, etc. para brindar la mayor ayuda posible a nuestra comunidad de proveedores.
En cuanto a todos nuestros webcasts, las grabaciones están disponibles en nuestra página de Aprendizaje al Momento.
Inscripción del proveedor
Stephanie Scott proveyó una actualización en el equipo de proyecto de inscripción al proveedor. A los miembros de POE AG se les record que cualquier persona interesada en unirse al Subcomité de Inscripción al Proveedor puede notificar a Stephanie a través de correo electrónico a Stephanie.Scott@fcso.com.
La inscripción del proveedor continúa siendo el enfoque para el 2018 ya que es una de nuestras preguntas principales en el área de servicio al cliente. Estamos lanzando una campaña este año para promover los productos educativos que tenemos disponibles actualmente, así como nuevos productos que puedan salir este año.
Los nuevos productos referenciados son cinco videos que fueron añadidos a nuestra página web del proveedor de First Coast a finales de marzo. Los videos son acerca de cinco temas que nuestro departamento de inscripción al proveedor ha enlistado como las razones principales tanto como para desarrollar aplicaciones como para preguntas recibidas. Además de los videos, la campaña se enfocará en dos webcasts que se llevaron a cabo en octubre de 2017 y marzo de 2018, junto con la ayuda de aplicaciones y herramientas de búsqueda de estado.
Esperamos promover estos recursos este año y abordar otras necesidades educativas a medida que surjan.
Retroalimentación de Medicare Speaks 2018 Orlando
Stephanie Scott proporcionó la actualización para Medicare Speaks Orlando. En general, el evento de Orlando Medicare Speaks fue muy exitoso. Tuvimos 194 participantes en el evento y hasta el momento hemos recibido nuestra puntuación más alta en la encuesta de salida con una calificación de satisfacción del 96%. Hay mucho trabajo y esfuerzo en el éxito de este evento y tenemos un gran equipo aquí en First Coast. De los 194 participantes, el 62% eran nuevos o visitantes por primera vez.
Revisamos algunos de los comentarios y retroalimentación recibidos acerca de las clases, los presentadores y la ubicación. Como recordatorio, si usted se perdió el evento de Orlando, estaremos en la ciudad de Panamá, del 7 al 8 de noviembre. La inscripción está abierta, así que no se demore, ya que las clases se llenan rápidamente en este lugar.

Discusión abierta y anuncios

Colaboraciones con contratistas de Medicare
Kim repasó dos artículos que han sido publicados en la página web de proveedor de First Coast que fuieron creados como resultado de una colaboración de trabajo en equipo de MAC:
Mejoras a la página web
Charles proveyó información sobre una mejora a la página web. Como ya usted sabe, POE se asocia constantemente con el servicio al cliente para ayudarlo a responder las consultas que recibe. El mes pasado, publicamos un nuevo artículo que consta de preguntas frecuentes que el PCC recibe con regularidad acerca de apelaciones, pagos en exceso y reaperturas, y cómo SPOT puede ayudar con estos. Queríamos informarle de este nuevo artículo para que pueda compartirlo con sus organizaciones y colegas.
Este artículo nuevo, Cosas importantes que debe saber acerca de las Apelaciones de la Parte A, está localizado en la página web de Apelaciones bajo la sección de. Este artículo provee alguna información básica con la que usted querrá familiarizarse acerca de estos temas relacionados a apelaciones, así como recursos para ayudarle con estos procesos.

Verificar todos los elementos de acción y cierre

Los siguientes elementos de acción fueron capturados durante la reunión:
Confirmar que el departamento de revisión médica (MR) utiliza listas de documentación médica para cartas de TPE
Realizar una campaña educativa para promover listas de verificación de documentación médica y una nueva página web de MR/TPE cuando se publique
Proveer educación para la Parte A
Desempeñar una campaña educativa para promover información de QMB y recursos
Kim concluyó la reunión a las 3:30. La próxima reunión será el 4 de diciembre de 2018.
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