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Last Modified: 10/4/2018 Location: PR Business: Part A, Part B

MINUTAS

Grupo asesor en asuntos de asistencia y educación del proveedor (POE-AG) de Parte A y B de First Coast Service Options (First Coast)

Reunión por webcast

Lunes, 16 de julio de 2018

2:00- 3:30 PM ET

Asistencia (10)
Hellitz Bellido, Amas Corp.
Carmen Ana Lliteras, FPV & Galindez CPA, PSC
Aida Rivera Benítez, MSMIS, Air Information System, Inc.
Raul Alicea, CMS
Alice Avilés Muñoz, AXM Medical Consultant
Magaly Betancourt, Sononuclear RP
Marisol Cruz
Mariano de Socorraz, Coreplus Servicios Clínicos y Patológicos, LLC
Joan Feliciano, Hospital de la Concepción
Irma Morlet, Laboratorio Vascular Clínico
Carmen Santiago, PBS Claims Collectors
Edgardo Vázquez, Salud Primaria de Puerto Rico
Asistencia interna (6)
Awilda Bonilla, CPC, CPCO, Educadora, Triple-S
Gloria Franceschini, Educadora, Triple-S
Maricelis Rodríguez, Supervisora de Medicare, Triple S
César Hernandez, Gerente del LMS, First Coast
Kimberly Karnes, Gerente de educación al proveedor, First Coast
María Murdoch, Traductora de comunicaciones al proveedor, First Coast

Bienvenida e introducción

Maricelis dio la bienvenida a las personas y presentó al personal de Triple-S y First Coast.

Revisión del plan de acción de la última reunión

Gloria compartió la acción que teníamos pendiente de enviarle a los miembros del POE AG la promoción del Medicare Te Informa 2018 y que el enlace a la promoción sería enviado en los próximos días ya que se postearía en esta semana.
El 17 de enero, se posteó la promoción, esta información se le envió a grupo asesor el mismo día por correo electrónico.

Actualizaciones de medicareespanol.fcso.com

María informó que se le envió notificación de cancelación de las cuentas de SPOT por error y que ninguna seria cancelada.
Además, indicó que para fines de agosto estaría disponible la herramienta de los resultados de apelaciones y que para octubre estaría disponible las reaperturas con amplias funcionalidades, como ajustes masivos de un mismo error. También para octubre habrá la integración de una página de revisión médica que incluye TPE.

Actualizaciones de First Coast University

Cesar anunció que pronto se contará con una herramienta nueva de adiestramiento en línea con mejoras en la apariencia y en el acceso de los adiestramientos

Dispensas a raíz de los huracanes Irma y María

Awilda les recordó a los participantes que culminó el periodo de desastre en junio 8 con las excepciones de las dispensas relacionadas a inscripción de proveedor que terminaron el 15 de marzo, y el envío de reclamaciones en papel 1500, que terminó el mayo 8. En el evento que se declare un periodo de emergencia nuevamente, ahora que entramos en la temporada de huracán, pueden acceder las dispensas en el sitio web de CMS en el siguiente enlace: https://www.cms.gov/About-CMS/Agency-Information/Emergency/EPRO/Past-Emergencies/Hurricanes-and-tropical-storms.html. Además, First Coast estaría publicando los artículos correspondientes según emitidos por CMS.
Se compartió información con relación a la CMS-1500, aclarando que durante el periodo de dispensa se procesaron reclamaciones en papel para aquellos proveedores que no podían transmitir reclamaciones electrónicamente debido a la falta de energía y/o internet. El único problema que se encontró fue que se recibieron aproximadamente 2,000 reclamaciones en copia del formulario CMS-1500. Aunque estas reclamaciones se procesaron, se demoró el proceso, por lo que nos comunicamos con los proveedores para indicarle que de haber la necesidad de facturar en papel nuevamente se le requiere utilizar el formulario original (CMS-1500 (02/12)). De las aproximadamente 2,000 reclamaciones, se identificaron casi 300 proveedores, se logró comunicación por teléfono con 127, se envió correo electrónico a 141 y no pudimos comunicarnos con 26, por no tener información de contacto.
Otro hallazgo relacionado con la inscripción del proveedor fue que al finalizar las dispensas algunos proveedores se vieron afectados por falta de acciones de su parte. Esto se debió a que durante las dispensas no se desactivó a ningún proveedor por no enviar la información a tiempo, pero aún eran responsable de validar cualquier acción tomada con el propósito de revalidar o inscribirse. Una vez se terminó el tiempo de dispensa, al revisar los casos pendientes se desactivaron aquellos en que no se tomó acción alguna. Si algún proveedor tiene pendiente una solicitud, deberá verificar el estatus o llamar al centro de llamada para asistencia.

Actualización de las estrategias educacionales

Evaluación y manejo (E/M) – Awilda informó que entre los cursos que se estarán llevando a cabo en el Medicare Te Informa habrá uno sobre E/M el cual incluirá información sobre cambios relacionados a los requisitos de documentación anunciados por CMS.
Equipo de reducción de la tasa de error – Gloria dio un resumen sobre las actividades educativas del grupo. Como parte de las metas trazadas por este grupo, se impartió un webcast en inglés sobre servicios psiquiátricos y psicoterapia (05/15); un “Pregúntale al Contratista” sobre imágenes de perfusión miocárdica (05/23); servicios de ambulancia (7/11) y un evento presencial en el Medicare Speak en Orlando sobre la documentación de servicios en los centros de enfermería especializada (SNF) (6/19). Se impartieron webcast en español sobre el nuevo proceso de investigación y educación enfocada (TPE, por sus siglas en inglés) (05/08), la documentación de servicios provistos en un hospital de rehabilitación (05/29) y se tiene programado un webcast sobre los servicios de ambulancia para el 9 de agosto (al cual ya se puede registrar) y uno sobre servicios de laboratorio clínico que se está planificando para finales de octubre. Las grabaciones de los webcasts mencionados están disponibles en nuestro sitio web bajo Aprendizaje al momento.
Recordó que se continúa la campaña de solicitud de documentación adicional (ADR) con el propósito de lograr que los proveedores respondan adecuadamente y de forma oportuna a peticiones de documentación. Los proveedores de Puerto Rico reciben las ADR en su dirección postal. De no ser así, pueden comunicarse al Centro de Llamadas para proveedores al 877-715-1921, para verificar el indicador que aparece en nuestro sistema y solicitaremos la corrección, de ser necesario. Para los proveedores de Parte A, las ADR se envían a la dirección de “other address” que aparece en nuestro sistema; puede llamar al 877-908-8433 para verificar es información en el Sistema.

Actualizaciones sobre Inscripción del proveedor

Maricelis informó sobre los siguientes cambios implementados por el departamento de inscripción:
Cambio de dirección para el envió de las solicitudes de inscripción. La dirección nueva es First Coast Service Options, JN Provider Enrollment, P.O. Box 3409, Mechanicsburg, PA 17055-1849.
Solicitudes en papel se están escaneando a través de un sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) por lo que se le está pidiendo a la comunidad de proveedor completar la solicitud en computadora, en lugar de llenar la misma a mano. La solicitud debe ser firmada a mano antes de enviar para proceso.
Cambio en la asignación del PTAN. En el pasado al médico que era miembro de un grupo o tenía varias oficinas se le asignaba el número de proveedor con un sufijo distintos. Ejemplos incluyen 0012345 (número grupal), 0012345A (miembro del grupo) o el mismo número de proveedor de la oficina principal y el mismo número con el sufijo para la segunda oficina. Ahora se asignará un PTAN distinto a cada miembro del grupo y un número distinto a cada localidad.
Asignación de un número de control DCN (Document Control Number) de 9 dígitos a cada pieza de correspondencia recibida, en lugar de un CCN (Correspondence Control Number) de 11 dígitos y números de secuencia.
Cambios del formato y contenido de la carta de inscripción para que sea más fácil de entender. Estos cambios fueron basados en recomendaciones de nuestra comunidad de proveedores.
Notificó sobre los videos informativos de inscripción de proveedores que ya están disponibles en inglés sobre cómo completar el EFT, cómo informar acciones adversas que se deben reportar, periodos de inelegibilidad del proveedor, errores en el nombre reportado en la solicitud y diferencia entra dueño único y propietario único.

Informe de datos EAT (Education Action Team)

Maricelis indicó que el informe de EAT es una herramienta que utilizamos para establecer estrategias educativas. Este informe recopila los errores más frecuentes en el proceso de las reclamaciones, las preguntas recibidas en el centro de llamadas y cartas recibidas. Según este informe, el error más frecuente continúa siendo la elegibilidad del paciente. El proveedor tiene varias alternativas para verificar elegibilidad, entre ellos está el IVR, SPOT y para proveedores de Parte A, DDE. Se espera poder enfatizar durante el Medicare Te Informa de octubre estos métodos utilizando distintos métodos como posters.

Programa de un beneficiario cualificado de Medicare (QMB)

Maricelis informó que el programa QMB es para beneficiarios que tienen Medicare y Medicaid. Los proveedores no deben cobrarle al beneficiario QMB el deducible o coaseguro. Esto no aplica al beneficiario de Puerto Rico, ya que el beneficiario es responsable de los costos compartidos y se basa en la capacidad del beneficiario para pagarlos.
Sin embargo, el proveedor de Puerto Rico no debe cobrarle al beneficiario, que, a través de su búsqueda de elegibilidad, está identificado como beneficiario de QMB. Estos beneficiarios vienen de los Estados Unidos con esta clasificación y el proveedor no puede cobrarles, pero puede comunicarse con el Medicaid del estado que proviene el beneficiario, para posible pago.

Discusión abierta

Gloria compartió la información sobre el nuevo programa de revisión médica TPE, el mismo elimina cualquier programa de revisión existente menos las automáticas y cualquier revisión que es por mandato de CMS. Este consiste en los siguientes pasos:
El contratista identificará los proveedores que más facturen ciertos servicios.
Se les solicitará documentación con relación a un mínimo de 20 y un máximo de 40 reclamaciones por proveedor.
Se le enviará una carta con los resultados de la revisión y se le ofrecerá la oportunidad de recibir educación para corregir cualquier hallazgo identificado.
Habrá 3 rondas con un periodo de 45 a 56 días entre cada ronda. El proceso de rondas se descontinuará cuando el médico demuestre cumplimiento.
De no demostrar cumplimiento luego de la tercera intervención, el proveedor será referido a CMS para acciones correspondiente que pueden incluir una revisión prepago del 100% o referido al auditor de recuperación.
Para información adicional y temas que serán revisados, refiérase a https://medicareespanol.fcso.com/Revision_medica/0396463.asp y https://medicareespanol.fcso.com/Revision_medica/273196.asp respectivamente.
Se indico que hay un video sobre TPE en la sección de Revisión Médica
Otro tema compartido por Gloria fue la información más reciente sobre la nueva tarjeta de Medicare
Se comenzaron a enviar las tarjetas en abril 2018.
Las tarjetas se envían por región identificada por CMS como olas (waves). El envió para Puerto Rico y las Islas Vírgenes de EU es la ola 7 que se pautó para después de junio 2018.
Los beneficiarios se pueden inscribir a través de Medicare.gov/NewCard para recibir un correo electrónico que los alerte de que ya se le envió la tarjeta. Además, para proveerles información sobre los estados en donde ya se completó el envío, aquellos en que el envío está en progreso o aquellos en los que no se han comenzado a realizar.

Eventos futuros

Maricelis anunció que tenemos los siguientes webcasts en español pautados en los próximos meses:
8 de agosto – Servicios de ambulancia: nueva política y actualizaciones de Revisión Médica
13 de septiembre – Cambios de reglamentación de Medicare Parte A/B
El 15 de agosto – se llevará a cabo un webinar en que el contratista está colaborando con los contratistas HHH con el propósito de aclarar el rol del médico cuando ordena servicios de cuidado en el hogar y hospicio.

Próximas reuniones de POE AG

Fechas para las próximas reuniones del POE AG que serán por Webcast:
7 de noviembre de 2018

Plan de Acción

No quedó acción pendiente para la próxima reunión.

Clausura

Maricelis dio fin a la reunión a las 3:30pm.
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