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Last Modified: 1/9/2012
Location: PR
Business: Part A
MINUTAS
Grupo Asesor en asuntos de asistencia y educación al proveedor (POE AG) de Parte A de First Coast Service Options (FCSO)
6 de diciembre de 2011
9:00 – 10:27 AM
Asistencia externa (3)
Carmen Ana Literas, FPV & Galindez CPA, PSC
Eduardo Aponte, PR Medical Billing, Inc.
Ismael Ramirez, Basilio Lugo
Asistencia de CMS (1)
Ana Salerna, PRFO
Asistencia interna (6)
Kim Karnes, Project Consultant, FCSO
César Hernández, Project Consultant, FCSO
Elvyn Nieves, Website Specialist, FCSO
Damaris Gill, Manager Customer Service & Provider Outreach and Education, Triple-S
Awilda Bonilla, Educadora, Triple-S
María M. Meléndez, Educadora, Triple-S
Agenda
1. Bienvenida e introducción
2. Revisión del plan de acción de la reunión del 7 de septiembre de 2011
3. Dialogar sobre el esfuerzo de Medifestival Ponce 2011
4. Actualizaciones de medicareespanol.fcso.com
5. Actualizaciones de FCSO University
6. Esfuerzos nacionales de revalidación de Medicare
7. Transición de HIPAA 5010
8. Programa de auditoría de recuperación -- cambio en emisión de cartas de cobro
9. Eventos futuros y discusión abierta
10. Actualizaciones del Centro de Contacto de Proveedores
11. Selección de fechas para las próximas reuniones del POE AG
12. Despedida
1. Bienvenida e introducción
Damaris dio la bienvenida a la primera reunión de POE AG del CLIN 005.
2. Revisión de plan de acción de la reunión del 7 de septiembre de 2011.
No hubo comentarios ni acciones pendientes.
3. Dialogar sobre el esfuerzo de Medifestival Ponce 2011
Se informó que en el evento educativo ofrecido en el Ponce Hilton se impartieron 9 clases por día para un total de 18 sesiones. Durante el evento se contó con una participación total de 146 personas, los cuales 27 asistieron para la Parte A y 91 para la Parte B. En adición, 19 compañías de facturación participaron de las cuales dos son de equipo médico duradero (DME), dos consultores y cinco suplidores. Diversos temas fueron ofrecidos; no obstante, no ha sido posible lograr la participación de los proveedores de la Parte A en los eventos.
Damaris contestó que aunque nos place trabajar estos eventos es preocupante la falta de participación. Por ejemplo, en los webcast no hay mucha participación telefónica así como en estos eventos que se ofrecen en persona. Se cuestionó si ¿habría alguna manera de aumentar la participación? El señor Aponte mencionó que es la primera vez que trabaja la Parte A y no sabe si la información llega solamente a la administración y no a las personas adecuadas, es decir a los facturadores. La Sra. Carmen Literas concordó con este comentario. El señor Aponte mencionó que los hospitales no acostumbran a referir su personal a adiestramiento. César concordó con este comentario y añadió que ese ha sido siempre su mensaje a los hospitales.
El Sr. Eduardo Aponte preguntó el “status” de la charla solicitada sobre el tema de MSP. Damaris contestó sólo necesita que él le ofrezca una fecha y hora para llevar a cabo la charla por webcast.
4. Actualizaciones de medicareespanol.fcso.com
Elvyn informó que los cambios más recientes al sitio web fueron relacionados a cambios en la navegación. Se reorganizaron las secciones que se encuentran al margen izquierdo. Información sobre estos cambios se pueden obtener utilizando el enlace que se encuentra en el recuadro de Noticias y Alertas al margen derecho. Entre estas adiciones se encuentra la creación de los siguientes nuevos enlaces:
• Recursos Reclamaciones y Revisión de Reclamaciones bajo el enlace Facturación y Cobertura.
• Búsqueda de código de error de HIPAA 5010 bajo el enlace EDI.
• Búsqueda de status de inscripción aparece bajo el enlace Inscripción de Proveedores. En este enlace pueden verificar si ya se le envió la carta de recertificación.
Se espera para el próximo año tener el Portal de Internet donde se podrá obtener el estatus de una reclamación, elegibilidad del paciente y los últimos tres pagos en el sitio Web.
El Sr. Eduardo Aponte mencionó que a partir del 11 de diciembre de 2011 se recibirán las notificaciones de FCSO mediante “secure mail” en la que los mensajes se van a enviar encriptadas, por lo que hay que registrarse nuevamente.
Kim mencionó que en junio, FCSO University 
implementó una encuesta sobre el sitio y se crearon unas mejoras basadas en los comentarios de los proveedores. En específico, se crearon unas ayudas adicionales sobre cómo inscribirse en los cursos y cómo imprimir los certificados de participación. También, se actualizaron algunas animaciones y algunos de los adiestramientos en line o WBTs.
implementó una encuesta sobre el sitio y se crearon unas mejoras basadas en los comentarios de los proveedores. En específico, se crearon unas ayudas adicionales sobre cómo inscribirse en los cursos y cómo imprimir los certificados de participación. También, se actualizaron algunas animaciones y algunos de los adiestramientos en line o WBTs. 6. Esfuerzos nacionales de revalidación de Medicare
Magdy compartió en detalle el proceso de revalidación. Enfatizó que los 60 días del primero envío se cumplió el 30 de noviembre de 2011. Al día 70, FCSO aplicará el “penalty withholding”.
Carmen mencionó que de cinco proveedores dos no recibieron las cartas, por lo que le indicará que soliciten una extensión. César le informó que esto aplica solamente a instituciones si lo van a hacer por PECOS. Por razón de que los 70 días se cumplen el viernes, 9 de diciembre de 2011, y el “penalty witholding” se cumple el lunes, 7 de diciembre. Damaris solicitó que se comunique luego para verificar las direcciones que no recibieron la carta.
Ismael preguntó ¿cuándo comienza a contar los 70 días? Damaris respondió, que para el primer envío, los 70 días comenzaron a contar el 30 de septiembre de 2011 o la fecha en la carta.
7. Transición de HIPAA 5010
Awilda mencionó que ya FCSO está recibiendo transacciones 5010 en producción y está listo para el 1 de enero de 2012. Aún se está trabajando con algunos proveedores que están teniendo errores en sus transmisiones en el formato HIPAA 5010. Además, FCSO continua realizando pruebas con proveedores y se están publicando en la página de internet de proveedores los errores más frecuentes y como evitarlos. Además, en la sección de EDI pueden encontrar un listado con todos los vendedores aprobados para transmitir en el formato HIPAA 5010. Awilda anunció una herramienta nueva en el sitio web bajo el enlace EDI. Esta herramienta se llama Búsqueda de código de error (277CA). Awilda quiso recordar que FCSO no aceptará transacciones electrónicas en el formato 4010 después del 31 de diciembre de 2011.
8. Programa de auditoría de recuperación y el cambio en emisión de cartas de recobro
Kim informó que hay un cambio en la emisión de las cartas de recobro del Contratista de recobros por auditoria (RAC). Comenzando el 1 de enero de 2012, el RAC no va a enviar las cartas de recobro, sino que FCSO enviará las mismas a la dirección que el proveedor indicó en el formulario 855. Antes el RAC les permitía seleccionar otra dirección para el recibo de estas cartas, FCSO se tiene que limitar a la dirección disponible en nuestro archivo del proveedor.
9. Eventos futuros y discusión abierta
Damaris mencionó que los próximos eventos son dirigidos a proveedores de Atlantis para educarlos sobre MSP y ESRD, además de llamar a otros proveedores. En enero se estará trabajando con el tema de terapia física, ya que se encontró un uso incorrecto de los modificadores y una facturación muy por encima de lo que es la norma. También, se va a ofrecer un Webcast a fines de enero o principios de febrero y el 16 de diciembre de 2011, se ofrecerá un taller dirigido a los patólogos del habla.
Otro tema que en Puerto Rico presenta mucha inquietud es sobre lo que un paciente que está en observación y no admitido, por lo que se estarán preparando charlas al respecto. En cuanto a la revisión médica se estarán realizando esfuerzos para reducir la tasa de errores encontrados por el CERT.
Carmen sugirió que se ofreciera adiestramiento sobre la 855A, Sección 5 y 6 debido a que ahora se solicita más información. Damaris compartirá esta inquietud a Mark Willet del grupo de Inscripción.
Por otra parte, ya está disponible en la página un artículo relacionado con los pagos o coordinación de pago. Bajo MSP se actualizó un artículo relacionado a solicitudes de pagos condicionales de ESRD y MSP.
Ana Salerna mencionó su preocupación sobre la dirección a donde se dirigen las cartas de revalidación. La baja participación de los proveedores de Parte A demuestra la necesidad de tomar acción sobre llevar la información a las personas adecuadas.
10. Actualizaciones del Centro de Contacto de Proveedores
Se informó que siguiendo el horario de invierno, el centro de contacto cerrará los jueves de 3:00 a 4:00 pm por motivo de adiestramiento al personal. Además, el lunes, 26 de diciembre de 2011, estará cerrado debido a la celebración del día de Navidad.
11. Selección de fechas para las próximas reuniones del POE AG
La próxima reunión será en mayo 2012 en las oficinas de Triple-S. La tercera reunión será en agosto 2012 a través de teleconferencia.
12. Despedida
Damaris notificó que María M. Meléndez mejor conocida como Magdy disfrutará de vacaciones en diciembre y enero, para luego disfrutar de su retiro a partir de febrero 2012.
