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Last Modified: 3/8/2010
Location: FL, PR, USVI
Business: Part A, Part B
Clarificación de los requisitos de firma
First Coast Service Options Inc. (FCSO) ha visto un incremento significativo en el número de errores CERT relacionados a la falta de una firma legible en la documentación del historial médico. El contratista CERT confirmó que los Centros de Servicio de Medicare & Medicaid (CMS) y la Oficina del Inspector General (OIG) han clarificado que los proveedores de servicios de Medicare deben cumplir con los requisitos de legibilidad de firma descritos en el manual electrónico de CMS (IOM), Publicación 100-08, Capítulo, Sección 3.4.1.1 B:
Medicare requiere un identificador legible para servicios provistos/ordenados. El método usado será escrito a mano o una firma electrónica (firmas estampadas no son aceptables) para firmar una orden u otra documentación médica para propósitos de revisión médica. (La única excepción para que los facsímiles de las firmas originales escritas o electrónicas sean aceptables para las certificaciones de enfermedad terminal de hospicio.)
El requisito de identificador legible (firma) aplica a la documentación de cualquier servicio realizado y facturado a Medicare. El propósito de la firma de un profesional de la salud que presta/trata/ordena en historiales médicos del paciente, reportes operativos, órdenes, hallazgos de pruebas, etc., es el de sustentar que los servicios hayan sido documentados, revisados y autenticados completamente.
El contratista CERT está reforzando rigurosamente el requisito de CMS de que todos los historiales médicos sujetos a revisión médica deben incluir un identificador legible (firma). La documentación que es enviada con una firma ilegible, iniciales, una firma electrónica no autenticada, ninguna firma, o una firma mecanografiada, serán denegadas y asignadas a un error CERT. Este error producirá un sobrepago y recuperación de fondos subsiguiente.
Los médicos, profesionales de la salud, y otros proveedores del cuidado de la salud que facturan a los contratistas de Medicare deben recordar:
• Una firma legible es requerida en todos los historiales médicos sujetos a revisión médica.
• Antes del envío para revisión médica, cada historial médico debe ser auditado para asegurar que el nombre del beneficiario, la fecha de servicio, y la firma del proveedor de servicios estén en los historiales.
• Si la firma del proveedor es ilegible, una leyenda/registro identificando el autor asociado con la firma ilegible o iniciales debe ser enviada con los historiales. Esto aplica a los historiales enviados a cualquier contratista de Medicare, incluyendo el contratista administrativo de Medicare (MAC) y el contratista CERT.
• Las firmas electrónicas deben estar aseguradas contra el abuso (tales como protegidas con contraseña) y deben ser fácilmente identificables como firmas electrónicas, en vez de mecanografiadas.
Los proveedores deben asegurarse que sus oficinas y/o departamentos de facturación están conscientes de estas guías.
